あなたは守れていますか？クライアントの企業を訪問する際のマナー

　クライアント（取引先、お客様）を訪問する目的は様々です。営業職の方であれば商談が多いでしょうし、人事や総務などのバックオフィス職の方は研修会・情報交換会等の場合もあるでしょう。目的は何であれ、クライアントを訪問する時に注意すべきことは何でしょうか。それは、相手に不快感を与えない・迷惑をかけない言動を取ることです。それでは、クライアントを訪問する時のマナーを、時系列順に見ていきましょう。

　事前に、訪問先にアポイントを取りましょう。アポイント時に相手に伝える内容は、次の３点です。

1. 訪問の日時

2. 訪問の要件

3. 訪問する人数

　クライアントは、あなたの訪問に備えて、会議室予約などの準備をしなければなりません。そのために必要な情報を漏れなく伝えましょう。仮に、クライアントの近隣に行く用事が急にできて、そのついでにクライアントを訪問したいという場合でも、「今日お近くに寄りますので、１時間後にお伺いすることは可能でしょうか？」といったように、事前にアポイントを入れましょう。アポイントのない訪問は、相手にとって非常に迷惑です。絶対に避けましょう。

1. 少なくとも５分前には受付に到着します。遅刻するのは論外ですが、３０分前など早すぎる到着も相手にとって迷惑です。５～１０分前程度の到着を心掛けましょう。

2. コートは入口で事前に脱ぎ、片手で持って受付へ行きます。

3. 受付で取り次いでもらいます。受付が有人の場合は、相手に会社名・氏名・訪問先・アポイントの有無を伝えます。例えば、「ＡＢＣ株式会社の田中と申します。お世話になっております。本日１０時に、営業部の山田様にお約束をいただいております」といったような形です。受付で来客者名簿への記入を求められたり、訪問者であることを示すバッジをつけるよう指示されれば、それに従いましょう。

　受付が無人の場合、電話機が置いてあり、各部署の代表内線番号が掲示されています。訪問先の部署に電話をかけ、会社名・氏名・訪問先・アポイントの有無を伝えましょう。

4. 部屋（会議室・応接室等）に案内してもらう時は、相手の指示に従いましょう。受付が有人・無人であるかに関係なく、クライアントの誰かが会議室・応接室などに案内してくれることが多いです。相手が「会議室へご案内します」と言ったら、相手の３歩程度後ろを歩き、相手についていきましょう。

　会議室に到着したら、相手に「どうぞお入りください」と言われた後に、会議室へ入室し、相手に「こちらへお座りください」と言われた後に、着席しましょう。荷物やコートは、足元にコンパクトに置きましょう。

5. 訪問担当者が来たら、すぐに立ちあがり、挨拶しましょう。

　いかがでしょうか？クライアント企業を訪問する際のマナーのポイントは、クライアントの立場にたって、「こんなことをされると困るな」と思うことをしなければよいのです。クライアントは忙しい時間を割いて、あなたの訪問を待っています。訪問時のマナーはしっかり押さえておきましょう。