相手が不在で折り返し電話をすることになった際に気をつけておきたいマナー

　ビジネスシーンにおいて取引先への営業や出張（国内、海外）、関連会社へ出向くなど、会社を不在にすることはよくあることです。そして、不在にしている間に取引先や関連会社からの連絡があることもよくあることです。不在期間や連絡の相手にもよりますが、連絡があったことが分かった時点で、できる限り早い段階でその相手に折り返し連絡を取ることが望まれます。連絡手段はメールや電話と様々ですが、今回は電話で折り返し連絡をする際に心掛けるべきマナーについて考えていきます。

　まず、折り返し電話をする前に、不在中に連絡をもらった際の伝言内容、相手の名前、そして連絡先を再確認します。特に相手の名前や連絡先を間違えてしまうと、連絡を取ることが難しくなってしまって相手に失礼になり、同時に信用を失ってしまうことになりかねません。それがやがてはビジネスに悪い影響を及ぼす可能性も考えられますので注意をしなければならないマナーになります。

　そして、折り返し電話をした際には、まず不在中に連絡をもらったことに対してのお礼を伝え、その際に不在にしていたことに対するお詫びをします。相手の行為を無にしないためにも、お礼とお詫びをすることはとても大切なマナーです。取引に関する連絡であった可能性もありますし、そうでなかったとしても、ビジネスシーンにおいて最も重要な鍵を握るのがコミュニケーションですので、誠意を持って対応することが望まれます。相手にとっても、この「お礼」と「お詫び」のセットを出されては、喉まで出かかっていた不満も飲み込まざる負えません。

　ビジネスシーンにおいて、常に謙虚な気持ちで望む姿勢は、誰の目にも心地よく映りますし最上級のマナーに値するものです。ビジネス上での関係であっても、自分を信じて連絡をしてきてくれる相手の気持ちに感謝をし、その関係をより良いものにしていくように心掛けていくことが非常に大切です。

　折り返し電話をする際に、「お礼」と「お詫び」を伝えること以外に大切なのが、相手が伝えようとしていることを如何に上手く聞き出せるかということになります。自分の思いを伝えることに懸命になり過ぎてしまうと、相手が話すタイミングを逃してしまう場合もありますので、落ち着いて話をするようにしましょう。特に電話では相手の顔を伺うことはできませんから、言葉のキャッチボールを心掛けてコミュニケーションを図ります。相手が話しやすいように言葉を掛けていくようにしましょう。

　自分の方から「それで、用件はどのようなことだったのでしょうか？」のように唐突に伺うことはあまり好ましくありません。相手を急かしているように感じられますし、同時に少し威圧的にも感じられるからです。常に自分は「受け身」で「聞き手」であることを心に留めて、相手のペースで話を進めていきます。相手に「話しやすい人」であると思ってもらえれば、相手はどんどんコミュニケーションをとってくるようになるでしょうし、延いては会社にとっても良い結果をもたらすことになります。

　そして、もう一つ大切なことと言えば、連絡をもらったことが分かった時点で、たとえそれが出張先や外出先であったとしても、即時、折り返し連絡をすることです。この敏速な行動は、相手のことを大切に考えているという一生懸命な気持ちがストレートに伝わりますから、相手にとってはとても嬉しいことでしょう。ですから、是非とも心掛けていきたいマナーです。相手を思う気持ちがより良い人間関係を築いていくことを念頭に行動していきましょう。