相手にきちんと読んでもらえるビジネスメールの書き方マナー

　メールはビジネスにおいて最も利用されている連絡手段ですが、文字をおくるという性質上、書き方のマナーを知らないと誤解を招いたり、トラブルに発展してしまう可能性もあります。手軽に利用できるツールだからこそ、書き方のマナーを知りきちんと相手に伝わるようなメールを心がけましょう。

　ビジネスメールは1日に大量に受信する上、営業メールや社内の共有など、様々な重要度のメールが入り混じっています。メールの件名はそのメールがなんの内容を示すものなのかを判断するためのものですから、件名を見ただけでメールの内容が分かるようにすることが重要です。

　例えば、「先日の件」「お世話になっております」などという件名をつけてしまった場合、メールを受け取った相手は、瞬時に内容を予測することができません。「○月○日の△△△の件について」などという件名にすれば、メールを受け取った相手は、メールの内容を件名から予測することができ、頭を切り替えてあなたのメールを読むことができます。　

　基本的に相手は多くの案件を抱えていますから、「これで分かるだろう」という発送は厳禁です。必要であれば、タイトルに会社名や自分の名前を加えてしまうのも、相手にタイトルだけで内容をある程度想像してもらうためには良いでしょう。

　メールでの冒頭の挨拶は「お世話になっております。株式会社○○の△△△でございます。」と簡潔なものにしておきます。お世話になっておりますは、ビジネスの慣用語ですからはじめてメールする相手にも使って問題ありません。どうしても違和感がある場合は、「はじめまして」「お世話になります」等でも代用できます。

　本文についてもわかりやすく、簡潔に、具体的に書くのがマナーです。わかりづらい文章や、二通りの意味にとれるような文章になってしまっては、誤解やトラブルを招きます。伝えることが複数ある場合は、始めに箇条書きで全て記載した後、それぞれの詳細について伝えると、相手も内容を整理しやすくなります。

　内容がだらだらと長くなってしまう場合は、そもそもメールで伝えるような内容でないということですから、電話や打合せの時間をとって伝えるなどしたほうがスムーズで失礼もありません。

　メールの内容を補足するために、ワード、エクセル、PDF等のファイルを添付して送ることもあると思います。その際は、添付ファイルがある旨とその内容を本文に明記しましょう。

　添付ミスや、システムの何らかのエラーで表示できないなどのトラブルが起きやすい部分ですので、本文に記載をしておくことで、そういった状況になっても相手に「何かがおかしいのではないか？」と確認をとってもらうことができます。

　

　メールでの連絡は送る側が思っているよりも相手には伝わりにくいものです。なるべく齟齬や誤解を生じないように、丁寧かつ簡潔にするのが最も重要なテクニックといえます。