飲み会の出欠確認に役立つ「エクセル」の効果的な使い方

　飲み会などの機会には、誰が出席で誰が欠席しているのか、出欠を取る機会も珍しくないと思います。昔は名前を一人一人読み上げたりと大変だったかもしれませんが、今ではパソコンがあります。また、エクセルは大抵のパソコンに搭載されているため、エクセルを用いて出欠を取ることができ、非常に便利です。しかし、中にはエクセルは普段中々利用しないという方もいるものです。ここでは、飲み会の出欠に役立つ、エクセルの数式について説明していこうと思います。

　まず、数式の前に、エクセルで名簿を作成しておけば、他でも色々な場所で利用することができ、非常に便利なので紹介しておきます。名簿の作り方は、全員の名前、そしてその人に振り分ける番号を縦に順に打ち込んでいく事が良いでしょう。その場合、並び順は名前の順にすることが一般的です。エクセルでは、名前の順に並べ替える際には、『データ』タブから『並べ替え』をクリックすることで簡単に並べ替えができます。

　並べ替えは、名前の順意外にも性別、年齢、誕生日順なども可能なので非常に使い勝手がよいため覚えておきましょう。並べ替えが完了すれば、一番下には『参加者合計』という項目を作っておきましょう更に、名前を並べた右側には『出欠の覧』を作成しておきましょう。

　エクセルで出欠を取る方法はいくつかありますが、ここではその一つを紹介しておきます。それは、先述の項目で作成した『出欠の覧』で、飲み会の参加者の名前の隣に『○』を入力していく方法です。『○』を余す事なく入力できれば、最後の『参加者合計』の部分に注目します。参加者合計のセルの部分にはエクセル独特の関数である『COUNTA』を使用します。使い方は、合計表示したいセルをアクティブにし、『数式』タブの『関数の挿入』ボタンをクリックします。『関数名』から『COUNTA』を選択し、『OK』を押すと、『○』が入力されているセルだけがカウントされ、参加人数を簡単に調べ上げることができます。

　この時、全て出席であれば人数を数える必要がありませんが、欠席者が複数いる場合にはエクセルの関数を用いることは非常に便利な方法です。『関数名』のところには『COUNT』という文字もありますが、こちらの関数を使うことは間違いです。『COUNT』関数は、数値データだけを数えるため、『○』はカウントされません。必ず『COUNTA』という関数を使うことにしましょう。