打ち合わせや会議などの約束を取り付けるときのメールのマナー

　まず約束をする場合ですが、日時を決定するところから始めるべきです。「２月の○日から△日の間で開いている日程はあるでしょうか」というように、相手が選ぶような方式にしましょう。

　「〇〇を決定するための会議」というように、目的をはっきりさせるのも、ビジネスメールで約束を取り付けるときには必要なことです。目的がはっきりしていないと相手も困惑してしまうでしょう。

　場所ですが、相手の都合も考え、自分が行きやすい場所よりも、相手が行きやすい場所を設定する方がいいです。 オフィスでない場所で行う場合には、先にどのような場所かチェックしておくといいでしょう。

　約束を取り付けた後にマナーとして行いたいのは、日時が迫ったタイミングで、リマインドメールを送ることです。リマインドメールでは、もう一度日時と場所、そして目的を簡潔に伝える内容を書きましょう。これによって、相手が忘れてしまったということを防止することができます。

　ここでは、会議や打ち合わせの約束を取り付けるときのメールのマナーを紹介しました。約束の日程は相手本位で決めてもらい、リマインドのメールを送るようにしましょう。打ち合わせなどの約束でメールを送る際は、こちらを参考にしてみてください。