【例文】飲み会を欠席する場合は？ 欠席メールの書き方3つのポイント

社会人のコミュニケーションに付き物である「飲み会」。

時には、体調不良や他の予定、仕事の都合、気分の問題などで折り合いがつかずに、飲み会を欠席しなければいけないこともあるのではないでしょうか。

本記事では、角の立たない飲み会の欠席メールの書き方について例文を交えて紹介します。

飲み会欠席メールの書き方のポイント3つ

「次の飲み会には用事があって行けない」「飲み会行きたくない」という人もいるのではないでしょうか。

飲み会を欠席することは、悪いことではありません。しかし、ただ「飲み会行きません」とメールを送っては、相手に失礼な態度を取ることになってしまいます。

以下では、飲み会を欠席する旨を伝えるメールの書き方のポイントを3つご紹介します。飲み会欠席メールを送らなければいけない人はぜひ参考にしてください。

ポイント1．明確に断る意思表示をする

飲み会欠席メールの書き方の1つ目のポイントは、明確に断る意思表示をすることです。

飲み会を断ることが苦手な人もいるのではないでしょうか。断れないからといって毎回予定を合わせることは難しいでしょう。

断らなければいけないときは、勇気を持って断ることをおすすめします。相手が不快にならないためにも、飲み会を欠席する場合には、まずきちんと欠席する理由を書きましょう。

欠席する理由はさし障りのないもので構いません。しかし、断る意志表示は明確にすることが重要です。

もし断り方が遠まわしであったり、うやむやであったりすると、相手に欠席の意志が伝わらないこともあります。特に「行けないかもしれません」「行けたら行きます」のような飲み会に来れるか来れないのかわからないようなメールを送らないようにしてください。

飲み会の幹事が「来ると思っていたのに実際は来なかった」のような行き違いがあっては、後で面倒なことになりかねません。お金の問題や料理の問題もあるので、飲み会の幹事には出席するのか、欠席するのかを明確に示しましょう。

幹事の立場も考慮して、欠席メールの文面を作成することを心がけてみてはいかがでしょうか。

ポイント2．「誘ってくれたことへのお礼」を忘れずに

飲み会欠席メールの書き方の2つ目のポイントは、「誘ってくれたことへのお礼」を忘れないことです。

飲み会の幹事はこの日のために時間をかけて飲み会の準備をしてくれています。

それなのに、「飲み会の日は用事があるので、いけません」という意思表示のメールしか送らないと、幹事に失礼です。

誘ってくれた相手に対する礼儀として、感謝の気持ちを伝えることを忘れてはいけません。

こういった丁寧な言葉があるだけで、相手の心象を損ねることなく飲み会を欠席できます。

ポイント3．「次回は参加したい」のような前向きな気持ちを伝える

飲み会欠席メールの書き方の3つ目のポイントは、「次回は参加したい」のような前向きな気持ちを伝えることです。

メールの最後に「今度は飲み会に参加したい」ことや「今後の仕事に関する気持ち」などを述べると、まとまりのいい文面になります。

今後も相手と良いビジネス関係を維持するためにも、飲み会の欠席メールを送る際には、相手の気持に差し触りのないように断ることが大切です。

飲み会を欠席する理由は詳細に言わなくてもOK！例を確認しよう

飲み会を欠席する場合には、欠席する理由を聞かれることも多いでしょう。

理由を聞かれた際に「ええっと……」のように即答できないのは、相手に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。

飲み会を欠席する理由は、詳しく話す必要はありません。

例えば、家族との用事があることやどうしても外せない用事があることを伝えるとOK。

一方、気を使うあまり、嘘の理由をつくのはNG。ふとした拍子に嘘がバレたときに、信用をなくしてしまいます。

「ちょっと前々からの予定があって……」「その日は外せない用事があって……」のように、詳細を言わずに本当のことを伝えるようにすることがベストです。

飲み会幹事は出欠を管理していることを忘れない

「飲み会面倒くさいから、家に帰ろうかな」と思ったことがある人もいるのではないでしょうか。

飲み会は、幹事が出欠を管理しています。何も告げずに飲み会に行かないと、飲み物や食べ物、お金などが無駄になってしまいます。

社会人として、飲み会を欠席する場合は、誠実に伝えましょう。

欠席することがわかった時点で早めに連絡をする

飲み会を欠席するメールを送るのを後回しにしてたことがある人もいるのではないでしょうか。

確かに、断るメールは気まずくて送りにくく感じる人もいるでしょう。

しかし幹事は、人数によって選ぶ店を変えたり、料理や金額を考えたりする必要があります。場合によっては、人数が変わることでコースや部屋が変更になることも。

また、キャンセルする時期によってはキャンセル料の有無が変わることもあります。

欠席メールが遅くなると、幹事に迷惑がかかることになります。そのため、断りメールはなるべく早く送ることをおすすめします。

出席からキャンセルが必要になった場合はできるだけすぐに連絡する

「出席するつもりだったけど、いけなくなった」ということもあるのではないでしょうか。

一度行けると言った手前、撤回するのは気まずいと思う人もいるでしょう。しかし、出席からキャンセルが必要になった場合はできるだけすぐに連絡する必要があります。

幹事の迷惑にならないように、なるべく早くにメールを送りましょう。

直前でのキャンセルは、キャンセル料がかかる場合もあることを認識して、支払いを申し出ることも心得ておくとよいでしょう。

飲み会を断る場合の例文

飲み会の欠席メールの書き方について押さえたら、次は飲み会を欠席する際に送るメール例文をご紹介します。

上記のポイントを考慮に入れて、欠席メールを実際に書いてみましょう。欠席メールを送る必要がある人は、ぜひ参考にしてください。

飲み会欠席の連絡をする場合

以下の例文は、社内の飲み会における欠席メールの例文です。

メールを作成する場合は、件名に気を付けるようにしましょう。幹事は飲み会に関するメールをたくさん受けています。そのため、件名を見て欠席メールであることがひと目でわかるように工夫してください。

全体的にこのように丁寧な文書であると好ましく感じられるでしょう。また「～～のため」の部分には、飲み会を欠席する理由を付け加えてください。

「急な仕事が入ったこと」や「案件の期日が迫っている」などとどうしてもキャンセルせざるを得ない理由伝え、「仕事で疲れているから」「飲み会が嫌いだから」など、くれぐれも自分本位な理由を付けることがないように注意してください。

直前にキャンセルする場合

飲み会の直前に用事があることに気づいて、飲み会をキャンセルする必要がある場合もあるでしょう。

以下では、直前に飲み会をキャンセルする際に送るメールの例文をご紹介します。

関係性を保ったまま飲み会欠席を伝えよう

本記事では、飲み会に欠席することをメールで知らせる方法についてご紹介しました。

ネガティブなことを伝えるメールは、送りにくく感じる人も多いでしょう。しかし、社会人であれば急な予定が発生してしまうことも、しかたのないこと。

言いにくいからといって無断で欠席するほうがNGです。できるだけ早めに伝えるほうが、幹事に迷惑がかかりませんし、キャンセル料なしでキャンセルすることも可能です。

「参加できない」とわかった時点で、連絡することを心得ておきましょう。

メールで連絡する際には、誘ってくれて嬉しかった気持ちをこめると、関係性が悪くなることも避けられます。

本記事を参考に、幹事の立場に立った飲み会の欠席メールを作成してみてはいかがでしょうか。

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