上司に会議をメールで依頼する時のポイント

　仕事を円滑にこなす為には、上司に会議を依頼するシーンもあると思います。しかし目上の人である上司に会議を依頼するということは、中々言いだしづらいことですよね。ここでは、メールで会議の開催を依頼する場合、どのように上司にメールをすればいいのかを紹介していきます。

　メールで頼む場合での文面ですが、書き出しには『恐れ入りますが』や『申し訳ございませんが』、『恐縮ですが』などの言葉を使うのが良いとされます。これにより、自分が申し訳なく思っている気持ちを相手に伝えることができます。また、『～してください』という文末ではなく、相談するかのように『～お願いできませんでしょうか』や『～していただいてもよろしいでしょうか』という風な文末で終わらすことが良いでしょう。

　上司の性質によっては、少し強めに訴える事が必要な場合もあるかもしれません。そのような場合には『是非力を貸してください』や、『是非、お力を貸していただけないでしょうか？』などの言葉を使うことも有効になります。また、非常に多忙な上司である場合には、『お忙しいのは承知の上ですが…』や、『お忙しいのは重々承知の上でお願いに参りました』などの言葉を添えると、相手にも誠意を伝えることができます。上司にお願いのメールを送る場合には、一方的な内容ではなく、自分は一歩下って相手に『お願をさせていただく』態度を取る事が適切とされます。あくまで自分は謙虚に振舞うのが良いでしょう。

　次に本文に付いてですが、本文では会議を依頼する文面意外に、『どうして会議を開く必要があるのか』という理由を添えることが効果的です。理由を付け加えることで、論理的に相手を説得することができます。上司も会議を開く理由が分かると、喜んで協力してくれる場合もあります。場合によっては、積極的な部下だと感心されるかもしれません。そのためにも理由は会議の依頼以外の場合でも、頼みごとをする上では必須と言えるでしょう。また、ここではメールでの依頼の方法を紹介しましたが、実際に上司に直接相談することで、更に誠意が伝わる場合もあります。直接言うことが不安な場合や戸惑われる場合、急な場合はメールでお願いしてみるのも良い方法ですが、直接上司に会い言葉でお願いしてみるということも時には重要です。

　上司との関係を円滑にするためにはメールにもきちんと意識を配る必要があります。ぜひ試してみて下さい。