マナーの沿った電話対応をするための良い練習方法

　会社では、電話対応をする機会が非常に多いです。しかし現代では、メールやＳＮＳなど、電話以外でのやり取りの仕方が増え、電話は苦手だという人も多いのではないでしょうか。そのため、いざビジネスの場で電話を利用するといっても、電話対応のマナーが分からなかったりすることがあります。それらを防ぐために、電話対応ではマナーを見に付けることが必須ですが、そのためのオススメ練習方法について紹介していこうと思います。

　電話対応におけるビジネスマナーにはいくつかのルールがあるため、それをこの項目で説明します。

　まず、電話が来た際には、3コール以内に取るということがマナーとされます。３コールが難しい場合には、なるべく早めに取ることがいいでしょう。これは、相手の方に長時間待たせることを避けるための気配りです。

　次に、第一声は明るい声で対応するということです。明るい声を出すことで、第一印象は良いものになります。加えて、いつもより声をワントーン上げることで、相手に自分の声が届きやすくなります。

　更に、重要な情報はメモを取ったり、復唱することがマナーです。これは、情報を聞き逃したり、誤ったりしないためにも大切なことです。復唱し、読み上げるときはゆっくりめの声で相手に語りかけ、丁寧に確認を促すことが重要です。聞き取りにくい言葉はうやむやにせず、もう一度お話してもらえるように声をかけましょう。

　電話対応をするためにはいくつものトレーニング方法がありますが、人数が複数いるのであれば、複数人でロールプレイを行ってみることが練習方法の一つに挙げられます。「自分が取引先の方に電話をする」という設定で、実際に電話を利用して、取引先の方を演じてくれる方に対し、電話をかけます。ロールプレイで電話練習を行えば、間違えても安心ですし、悪い部分を相手に指摘してもらうことで、客観性も生まれてきます。

　その場合、言葉づかいなど、自分の見えない部分が相手に見える場合もあるため、相手のアドバイスは素直に耳を傾けるということが大切になります。また、言葉に詰まらないためにも、一人での練習も重要になります。

　

　練習での確認点としては、敬語の使い方は間違っていないか、言葉を間違わずにスムーズに話すことができているか、などが挙げられます。また、滑舌をよくするため、早口言葉を事前に練習すると言うことも大切です。相手に分かりやすいように、大きな声でゆっくりと話すこともポイントです。