【例文あり】イラッとさせないリマインド・催促の仕方とは？リマインドメール件名･本文の書き方・送り方

ビジネスシーンで多用される「リマインド」という言葉は、日本でいう「再確認」のことを指します。今回は、資料提出や回答期限、会食の日時といったスケジュール確認で用いられるリマンドメールの件名やメールの書き方マナーを紹介。本記事を参考にして、丁寧な言葉で催促し、相手をイラッとさせないリマインドメールを作成しましょう。

リマインドをする意味とは？

リマインドは仕事を決められた期日内に完了させるために欠かせない作業です。関係者が増えれば増えるほど、その重要性は高くなります。

まずは「リマインド」の言葉の意味から、ビジネスにおける「催促」との違いについて説明します。

そもそも「リマインド」の言葉の意味とは？

「リマインド」はビジネスシーンでよく使われる、重要な言葉です。

ビジネス用語としての「リマインド」は「思い出させる」「気づかせる」「再確認する」といった意味を持ちます。会議の打ち合わせ日時や、締め切りが近い案件などを確認する際に使うことが多い言葉です。

「リマインダー」と何が違うの？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

リマインドは動詞で、先に説明したように「再確認・気づかせる」という意味です。一方リマインダーは名詞で、「リマインドすること・機能」を指します。例えばカレンダーアプリで、決められた時間になったら次の予定についてスマホに通知が届く機能は「リマインダー」と呼ばれます。

ビジネスシーンでの「リマインド」は、こちら側が相手に何か催促をしたい場合に使用します。リマインダーと混合して使わないように気を付けましょう。

ビジネスにおける「リマインド」と「催促」の違い

「リマインドって要は、早くしてって催促することかな？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。

「催促」とは、相手に要件を早く実行するように促すことを意味します。

例えば、上司や先方から返信が来なかったり、依頼した案件が未提出の場合や期限が迫っていたりするときに状況の確認のため連絡を入れるときに「返事を催促する」といったように利用します。

「リマインド」も「催促」も、期日を守ってもらうために行うことですが、そのニュアンスは異なります。

催促したい気持ちはあっても、不躾な伝え方をすると、相手を容赦無く急かしているように捉えられてしまうので、表現の仕方には細心の注意を払わなければいけません。

相手をイラッとさせない！リマインドメールを書くポイント

先述の通り、リマインドは「催促」と紙一重。伝え方を間違ってしまうと、相手をイラッとさせてしまうリスクがあるので要注意です。極力、リマインドされた相手の気分を損ねないような伝え方でリマインドを行う必要があります。

リマインドメールでの書き方のマナーとして注意すべきなのは、「口調」と「構成」となることを覚えておくと良いでしょう。どのように伝えるかが重要なリマインドメール。書き方とポイントを具体的に解説します。

リマインドメールはビジネスマナーが重要

リマインドメールをするときには「遅れている方が悪いのに、なぜこちらが気を使わないといけないの？」と思ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。しかし、相手にも何かしら事情があるかもしれません。こちらの主張だけを押し付けるのではなく、ビジネスマナーとして伝え方には気を使う必要があります。

相手も悪気があってやっているわけではないため、誠意を持った対応が早いリマインドメールの提出のカギとなります。また、相手が資料のことをしっかりと覚えており、提出期限までに資料を送付する予定でいた場合のことも考え、「念の為確認です」「期日が近くなってまいりましたのでご確認です」などといった一言を添えるとなお良いでしょう。

リマインドメールは相手に失礼のないように、しっかりとした口調でかつ柔らかい文章のメールが好まれます。もちろん、リマインドメールを送る前には、誤字や脱字が無いかどうかをしっかり確認するのも大事なことなので、忘れないようにしましょう。

例えば、提出期限が近づいているのになかなか資料が送付されなくて心配な場合は、相手に失礼の無いよう「お忙しいところ申し訳ありません」という文章でメールを始め、「〇〇の資料の提出がまだのようですが、いかがでしょうか」というようにリマインドするようなメールが望ましいです。

こういったリマインドメールでの細かい配慮がビジネスマンとしての信頼を勝ち取っていくのです。

「催促」ではなく「早めのケア」という認識

リマインドメールは決して「催促」をするのではなく、「期日に遅れないように早めのケアを心がける行為」です。起こりえそうなことをしっかりと考えておき、早めに手を打っておく。乗り遅れてしまう人をさりげなくケアしリマインドしておく、そんな気遣い力がリマインドメールを送る際に必要とされます。

この心構えさえしていれば、失礼なリマインドメールを送ることはそうそうありません。

リマインドメールの構成

「ビジネスメールに型があるように、リマインドメールにもテンプレートになる構成はないのかな？」と気になる方もいらっしゃるでしょう。

リマインドメールを書く順番としては、まずメールの最初に冒頭の挨拶を述べる必要があります。

その後に約束に関しての詳細をリマインドするために、場所や時間や用件をメールに記載。さらに、もしかするとすでに先方に別の予定が入っているかもしれないので、その際に備えて調整可能な代替案もリマインドメールに書いておくのがベター。締めとして、「何卒よろしくお願い致します」といった挨拶の文章をメールに添えます。

【例文】リマインドメールの件名の書き方

リマインドメールの件名は「リマインド」という言葉を入れない様にしましょう。リマインドという言葉を使うと、催促されている様に感じられてしまいます。

できれば、「◯月◯日の◯◯の出欠のご確認」や「◯◯についてのご確認」などと書き、あくまでリマンイドメールであることを相手に気づかせないような件名にすることをおすすめします。

「確認」や「〇〇につきまして」などを使用するといいです。
 

やんわりとしたメール本文の書き方と例文

リマインドメールを送る際のシーンはさまざま。それぞれにあったリマインドメールの例文を紹介するのでぜひ参考にして、自分なりにアレンジしてください。

社外の方に送る場合のリマインドメール

社外の方に送る場合のリマインドメールをご紹介します。

飲み会の出欠確認など社内向けのリマインドメール

飲み会の出欠確認など社内向けのリマインドメールをご紹介します。

開催日間近に参加者宛に送るリマインドメール

開催日間近に参加者宛に送るリマインドメールをご紹介します。

飲み会前日または当日朝に送るリマインドメール

飲み会前日または当日朝に送るリマインドメールをご紹介します。

事前に会費を徴収する場合のリマインドメール

事前に会費を徴収する場合のリマインドメールをご紹介します。

会費を当日徴収する場合のリマインドメール文例

会費を当日徴収する場合のリマインドメール文例をご紹介します。

ビジネスシーンでのリマインドの仕方・方法

仕事の経験年数や役職に限らず、誰しもがリマインドをする場面に遭遇するでしょう。

「上司や先輩にリマインドするのは気が引ける……」という方も多いのではないでしょうか。

実は相手によってツールを使い分けることで、負担が少ない形でリマインドできます。では、具体的にビジネスシーンにおいてどのようなリマインドの仕方や方法があるのでしょうか確認してみましょう。

社内の場合はSlackをはじめ利用しているコミュニケーションツール

会社でSlackやチャットワークのようなコミュニケーションツールを使用している場合は、コミュニケーションツールを活用してリマインドしましょう。

例えばSlackの場合は、個別にダイレクトメールを送るか、関係者が集まるチャンネルにて、リマインドの対象の人にメンションをつけてリマインドを送りましょう。「確認された方はスタンプで反応してください」など一言添えると、そのリマインドが対象者に届いたかどうかが把握できます。

社外の場合はリマインドメール

一方、社外の人に対してリマインドをする場合は、メールを使用するのが一般的です。リマインドメールの書き方は後述のものを参考にしてください。

スタートアップやIT系の企業の場合、社外の方を自社のコミュニケーションツールに招待し、連絡が取れる状態になっていることもあるでしょう。相手との関係性にもよりますが、基本的には普段使っているコミュニケーションツールでリマインドするといいでしょう。

チームのためになるリマインドを送ろう

本記事では、リマインドの意味、社内外に対するリマインドの方法、メールの書き方についてのマナー・例文を紹介しました。

リマインドは仕事を円滑に期日内に完了させるため、関係者に納期についてお知らせしたり、進捗を伺ったりすることを目的としています。伝え方によっては「催促」と捉えられ、相手の心象を損ねる可能性も。だからこそ、どのようなツールを使用するか、どのような文章にするかが大切です。

また、リマインドに時間をかけすぎるのも非効率的なので、社内のメンバーなど比較的関係性が構築できている人々に対しては、メールではなくチャットツールやメッセンジャーなどを活用してもよいでしょう。

リマインドはビジネスシーンだけではなく、自分が飲み会の幹事などを担当した時など実施する機会は様々。誰かにリマインドをする機会が訪れたら、この記事を参考にリマインドされた側が気分を害さないようなコミュニケーションを心がけてくださいね。

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