深夜のメール送付はNG？ビジネスメールを送る時間帯に関するマナー

ビジネスパーソンが見落としがちなマナーのひとつである「メールを送る時間帯」。

ビジネスメールは電話と異なり、ネットさえ通じていれば時間帯に関係なく送信・受信できます。

しかし、いつでもどこでも送れるメールだからこそ、送る時間を考えなければいけません。

本記事では、ビジネスメールを送る時間についてご紹介します。

ビジネスメールは原則「就業時間中」に送る

ビジネスメールは、「送信する相手の就業時間内」に送ることが大原則です。

ビジネスメールは相手が都合のいい時に見られるものなので、いつでもビジネスメールを送っていいように感じる人もいるかも知れません。

まずは、相手の就業時間外にメールを送ると、引き起こされる問題についてご紹介します。

就業時間外のビジネスメールが引き起こす問題1．時間外の対応を要求される

就業時間外のビジネスメールが引き起こす問題の1つ目は、「時間外の対応を要求されるようになってしまうこと」です。

就業時間外にビジネスメールを送ると、相手に「就業時間外にも働いている人」という印象を与えてしまいます。

何度も就業時間外にビジネスメールを送っていると、「この人は遅くまで働いているから、時間外でも対応してくれそうだ」と相手が思ってしまうことに。

相手に「時間外でも対応してくれる人」と思われると、夜間に急な対応をお願いされる可能性が高くなってしまいます。

また、相手に「時間内に仕事を終わらせられない人」というイメージを抱かせてしまうかもしれません。

自分だけでなく会社全体のイメージを落とす結果になったり、マイナスの影響を及ぼしたりする可能性も考え、「就業時間中」に送るように心がけましょう。

就業時間外のビジネスメールが引き起こす問題2．相手の私用携帯にメール通知が飛ぶ

就業時間外のビジネスメールが引き起こす問題の2つ目は、「相手の私用携帯にメール通知が飛んでしまうこと」です。

また、相手がビジネスメールを私用携帯に転送している人の場合、営業時間外に通知が飛ぶことになり、相手の迷惑になってしまう可能性があります。

深夜にどうしてもビジネスメールを送らなければならないときは、時間指定機能を利用して深夜帯からずらしてビジネスメールを送ることをおすすめします。

ビジネスメールを送るのに適している時間帯

相手の就業時間外にビジネスメールを引き起こす問題について紹介しました。

次は、ビジネスメールを送るための適した時間を説明していきます。

相手の就業時間に合わせるのが正解

ビジネスメールは、相手の就業時間に合わせて送りましょう。

どんなに早くビジネスメールを送っていても、相手が見る時間までに送っていたら同じことです。

相手が確実にメールを見る時間帯、つまり就業時間に合わせましょう。

相手が自分とは違う業種の場合は、就業時間も違う場合があるので注意してください。

初めてビジネスメールを送る相手には、ビジネスメールを送る前に相手の就業時間を調べてみましょう。

早すぎ、遅すぎるよりも11時〜15時が無難

相手の就業時間を把握したうえで、おすすめの時間帯は「11時〜15時」です。

朝早すぎると、相手は朝の業務に気を取られて見過ごしてしまうかもしれません。

夜遅すぎると、メールを送った日のうちに対応してもらえず、返信が次の日に持ち越してしまう場合もあります。当日中に返信をもらいたいなら、お昼前には送っておくと安心です。

また、就業時間ギリギリに送ることは、やめましょう。相手が「もう少しで帰れる」と思っていたら、ビジネスメールを届いてしまって、残業させてしまうということが起こりかねません。

上記や、お昼からお昼過ぎの時間帯だと、相手は朝にやるべきことを済ませておいて、手が空いている可能性が高いことをふまえ、メールを送るベストなタイミングは「11〜15時」だと覚えておきましょう。

金曜日に送る場合は午前10時〜12時がおすすめ

金曜日に送る場合は、午前10時〜12時がおすすめです。

業界にもよりますが、週末の金曜は、次の日が休みの会社が多いでしょう。

金曜日の少し遅めの時間帯に送ったビジネスメールを相手が読んだり、内容を判断したりする時間がなければ、ビジネスメールの返信が月曜日に持ち越してしまいます。

なので、金曜日は「11時〜15時」よりも少し早めの「10時〜13時」に送信すると安心です。

遅い時間帯にビジネスメールを送る場合は一言添えて送ると好印象に繋がる

原則的には就業時間内にビジネスメールを送信することをおすすめしてきました。

しかし、仕事やプロジェクトの都合で営業時間外にメールを送らなければならない場合もあるでしょう。

そんなときは、以下のような一言を付け加えて、相手を気遣ったメール文面を作成しましょう。

【例文】深夜に送るビジネスメールの好印象な一言

早朝や深夜など就業時間外にメールを送信する際には、時間外にメールを受け取った相手を配慮した一言があるだけで、印象が大きく変わります。

特に遅い時間にビジネスメールを送る場合、「早く返信しないといけない……」といったプレッシャーを相手に感じさせないようにしましょう。

休日前の深夜にメールを送るならば「メールを送った理由」や「休日明けの返信依頼」などを記載すると、より丁寧な印象を与えてくれます。

以下では深夜に送るビジネスメールの例文をご紹介します。

ビジネスメールは時間帯にも気を配ろう

社会人が知っておきたいメールを送る時間帯について紹介しました。

「就業時間外に対応してくれる人」や「就業時間外にビジネスメールを送ってくる人」などの印象を与えないように、できるだけ就業時間内にメールを送るようにしましょう。

どうしても深夜に送るざるをえない場合は、相手に配慮した一言を添えたり、ビジネスメールを深夜に送る理由を添えることを忘れないようにしてください。

ビジネスメールは送信する時間帯にも配慮することで、より円滑に仕事を進められるでしょう。

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