ビジネスの電話で的確に用件を伝えるためのマナー

　

　ビジネス電話で用件を伝えるマナーについてですが、電話を受けている人に対する思いやりと簡潔に伝えることの２点が重要になってきます。電話を受けている人に対する思いやりというのは、相手の状況がわからないので、自分の用件だけを言い伝えると場合によっては、相手は十分に内容を理解できない場合もあります。もしかしたら別のお客さんを対応しているかもしれませんので、まずは相手に「今お時間よろしいでしょうか？」と都合を確認します。「大丈夫です」と返事がもらえてから本題に入るのがマナーです。

　そして、電話をした用件についてあなたが何の用について話したくて電話をしたのかの簡潔に伝えることが大切です。「○○の件でお電話いたしました」というような感じで結構です。そのまま相手に話してもいいのなら、まずは結論から話をするのがマナーです。そのあとに理由や具体的な根拠について話をするのが望ましい形です。簡潔に伝えるためには一から順番に話し始めるのが親切と考えがちですが、ビジネスの場面では不正解です。一から順に話をするとどうしても時間がかかります。あまり長くなると、忙しい人の場合には「何がいいたいのか」と聞く気を失います。ビジネスではスピードが要求されますので、裏目になるのです。ビジネスで電話をする時は、まずは結論、結果から伝えることを意識することが大切なのです。

　その後に、結論に至った理由などを話しますが、そのときに「数」を意識して話すようにすることで、相手には理解が深まります。理由が3つある場合には、「○○に至った理由は3つあります。ひとつ目は○。二つ目は×。そして、三つ目は△です。」というような説明の仕方です。はじめにいくつあるのかという数を相手に示すことによって、相手も聞く準備がしやすく、整理しながら聞くことができるのです。これは上司に報告するにも同じことが言えます。結論を先に述べてそれから詳細の話をします。その後に具体的に話をすることはビジネス社会では電話であれ、報告であれ考え方は同じになるでしょう。ビジネスを効率的に進めていくためにも是非身につけたい行動ではないでしょうか。そのためには常日頃から意識する必要があると思います。