営業の訪問で相手が不在だった場合のメッセージの残し方

　訪問営業といっても、訪問先が家庭の場合もあれば職場もあります。そして突然訪問の場合もあれば、アポをとっていたにもかかわらず不在なんてこともあります。いずれにしても会うことが出来なかったのはあきらめるしかありませんが、訪問したことは相手に伝える必要があります。これは営業の基本でもあります。アポしていたにもかかわらず不在となれば相手も悪かったと思い、多少は融通を利かして話を聞いてくれることもあるのです。

　ですので、不在だからとそのまま立ち去るのではなく、メッセージを残して立ち去る習慣をつける必要があります。人によっては文字を書くことを嫌います。字がきたないと思っているからですが、丁寧にかけば相手には伝わるものですので、不在時にはメッセージを残すことをお勧めします。

　ではどのようにメッセージを残すかということですが、会社名や名前を記した専用の「訪問のお知らせ」を携帯しておくと便利です。ここで準備しておくのはあくまでも雛形ですので、いくつか例文はありますが、その例文はそのまま使用しないことです。そして用件や敬意を示す文章は自分で記入することです。また、アポしていたにもかかわらず不在だった場合でも決して相手を責めるような文章は入れないことです。

　そして資料を置いておく場合は、相手のプライバシーもありますので、密封してから置いていくことです。訪問先が職場なら「××の件でお伺いいたしました。おでかけのようですので資料だけ置いていきます。またお伺いさせていただきます。」とこのようなメモを残すだけでも熱意の伝わり方も随分違うのです。

　訪問先が家庭の場合もありますが、お客さまによくあるのが時間を指定しておいて不在の場合がよくありますが、恩着せがましいことは書かないことが大切です。恩をきせようとすると、あなたに対する心象を悪くするだけです。そして予告なしでの訪問なら、「○○様にお見せしたい資料を持参いたしました。あいにくとお留守でお目にかかることができず残念です。あらためて○日○時頃お伺いさせていただきたく、その節はよろしくお願い申し上げます。」というようにお客様が感心をひくようなメモを残すのです。

　そしていずれも低姿勢で作成し、次回訪問を予告するようにするのが効果的です。このようなメッセージは受け取る側も喜ばれます。もちろん必ずしもそうでない場合もありますが、すくなくとも好感は持つはずです。それで営業ができなければお客様には必要のない商品だったということです。