目上の人へ電話をかける時のビジネスマナーは？上司に電話するときの7つのポイント

U-NOTE編集部

2018/08/29（最終更新日：2020/06/24）

目次: +上司に電話をするときの7つのポイント; +ビジネスシーンではマナーを守って電話することが重要

社会人になると、電話をかける機会が増えてきます。しかし、慣れない電話対応でマナーが心配な人が多いのではないでしょうか。

本記事では、目上の人へ電話をかける際に知っておきたい7つのマナーについてご紹介します。

電話対応の基礎をしっかりと身につけたい方は参考にしてください。

本記事の内容をざっくり説明

電話する前に要件を整理する
目上の人に向かってNGワードは使わないように気をつける
電話できる時間があるか確認する
電話の要件は簡潔に伝える
電話を切るタイミングは臨機応変にする

上司に電話をするときの7つのポイント

電話対応はメールと違って瞬時に答えないといけないので、難しく感じる人も多いのではないでしょうか。

焦った結果、さらに失敗してしまった人もいらっしゃるでしょう。

電話対応は7つのポイントを意識すると格段によくなります。落ち着いて電話対応をできるように、それぞれのポイントを詳しく確認しておきましょう。

1．電話する前に要件を整理し、簡潔に伝える

上司に電話をするときの1つ目のポイントは、電話をする前に、要件をまとめることです。

目上の人に電話をするときに、緊張してしまって相手に伝えるべきことをうっかり忘れてしまったり、支離滅裂になってしまったりしたことがある人もいるのではないでしょうか。

目上の人に電話をかける前には、まずどの要件を伝えるのか箇条書きにしてみましょう。

話し言葉でメモを書いてもいいですが、そのまま読むと会話が噛み合わなくなるかもしれません。そのため、伝えたいことを箇条書きでメモしておくことをおすすめします。

「敬語が心配」といった方は、メモを見ながら一度声に出して練習してみてはいかがでしょうか。

2．メモが取れるように筆記用具を準備しておく

上司に電話をするときの2つ目のポイントは、メモ用の筆記用具や紙を準備しておくことです。

電話をした際には、上司からの指示や伝言を受け、メモが必要になることも多いもの。急にメモが必要になり焦ってしまわないように、事前に用意しておきましょう。

タイピングが早ければ、パソコンにメモをとってもいいでしょう。

数字だけを雑にメモを取ってしまうと、電話を切った後に「何のことだったっけ……」と忘れてしまいがち。電話を切る前に重要なポイントは再度確認することでミスを減らせます。

3．社内に内線電話や社用の携帯がある場合は、プライベートな方にはかけない

上司に電話をするときの3つ目のポイントは、プライベートの携帯に電話をかけないことです。

プライベートの電話番号を知っていたとしても、社内に内線電話や社用の携帯がある場合は、そちらにかけることがマナーです。

よほどの緊急事態でない限り、プライベートな番号に仕事の連絡をすることは避けましょう。

4．電話できる時間があるか確認をしてからかける

上司に電話をするときの4つ目のポイントは、相手が電話できる状態かどうかを確かめることです。

時間に余裕がある際や、休日に連絡が必要になった場合などは、今電話をしても大丈夫かメールやメッセージにて確認しましょう。緊急事態の場合は、電話をかけた後に状況を説明するとOKです。

また、電話には出たものの、話を聞く時間がないケースもあります。

冒頭のあいさつの後、「△△の件でお電話いたしました。今お時間よろしいでしょうか？」と必ず確認しましょう。

目上の人から「今話せる」との返事があった場合は、続けて本題に入って問題ありません。

「今話せない」と目上の人から返事があれば、「後程あらためてご連絡します。本日ご都合のよい時間はありますか？」と相手の都合を確認しましょう。

なお、あらためて電話をかける場合、こちらから電話をかけることがマナーです。

もし、相手が不在の場合は、取次の人に相手が戻る時間を確認し、あらためてこちらから電話をかけ直しましょう。

5．使用NGのフレーズや敬語に気をつける

上司に電話をするときの5つ目のポイントは、言葉遣いに気をつけることです。

相手が電話を取った時の第一声は、「営業部の〇〇と申します。いつもお世話になっております」とまずは挨拶をしましょう。

「ご苦労さま」という言葉は、目上の人から目下の人に対して使う言葉であるため、「いつもお世話になっております」の部分を「ご苦労さまです」とするのはNGです。

なお「お疲れさまです」は、相手が業務上の付き合いがある社内の人であったり、社内ルールで問題ないと定められていれば、目上の人にも使っても大丈夫です。

相手が社外の目上の人の場合は、「お疲れ様です」を使っても問題はありませんが、「お世話になっております」のほうが丁寧です。

意外と知られていませんが、ビジネスで「もしもし」はあまりよくありません。前述の通り、「いつもお世話になっております」が一番無難な挨拶です。

また、相づちをうつときも注意してください。

「なるほど」は少し傲慢な印象を与えてしまいます。「なるほどです」はおかしな言葉なので、他の言葉で言い換えましょう。

例えば、「おっしゃるとおりです」や「まさしくそのとおりです」のような言葉を使いましょう。

6．聞き取りやすいようにはっきり話す＆静かなところで通話する

上司に電話をするときの6つ目のポイントは周りの環境に気を使い、相手に聞き取りやすく話すことです。

周りがうるさいところで電話をかけると、聞き取りづらいもの。電話をする際には、静かな場所からかけるようにしてください。

また、話し方も気を配りましょう。

敬語を使うことはもちろんですが、早口になりすぎないように、ゆっくり聞き取りやすく話しましょう。

7．電話を切るタイミングは臨機応変に

上司に電話をするときの7つ目のポイントは、電話を切るタイミングに気を配ることです。　

電話の最後には、「失礼いたします」と伝えてから電話を切ることがマナーです。

そして電話を切るタイミングは、対等な立場の場合には「電話をかけた側が先に電話を切る」とされています。

しかし、目上の人への電話の場合、相手が先に切るのを待つほうがよいでしょう。その場合は、相手が切るのを聞いてから電話を切りましょう。

もし、相手が電話を切るそぶりがなければ、自分から切っても問題ありません。

いずれにしても、通話を終わる際、音を立てないように気をつけましょう。ガチャンと切ると、印象が悪くなるため絶対にしないでください。