正確な訪問営業の報告書を作るために意識しておくべきこと

　上司に対して訪問営業の報告書を提出するのは苦手という人は多くいると思います。営業の世界ですから数字がものをいう世界です。数字が伸びているならそれほど上司も報告書に対して文句も言ってはこないはずですが、数字が伸びてなければ細かく報告を求めてきます。これは営業なら当たり前のことでしょう。しかし、数字が伸びているいないにかかわらず、上司に報告することも仕事です。仕事ですので、より分かりやすく報告することは、仕事の一環として当たり前のことですので、報告の仕方について考える必要があります。

　報告書にはいくつかポイントがあります。報告すべき内容が含まれているか、誤字脱字はないか、その報告書を誰が読むのかという点に気をつける必要があります。営業で求められる報告書は日報です。１日の売り上げです。迅速さと正確さが大切です。報告内容に対して雛形があるならそれをそのまま使用するのが一番でしょう。

　そして誤字脱字のない報告書を作成することです。自分の偏見を記入する必要はないのです。事実を正確に報告することが大切です。報告書を読む人が誰なのかということも大事なところです。直属の上司が取りまとめて報告するのか、それともそのまま社長に提出するのかというところでも大きく違います。そして報告書作成には計画、作成、点検という３つのステップがありますので、点検する時間も考慮する必要があります。記入してそのまま送信した後に金額に間違いがあると大変なことになるので注意しておきましょう。

　営業日報は簡潔にそして具体的に記入することが大切です。営業訪問先や、面談者、面談内容そして結果を記入するのです。ここで気をつけるべきなのが自分で拡大解釈をしないことです。「このまま交渉を続けることで１０万円の契約が取れる」なんてのはNGです。１０万円の契約を取るために、今日は商品内容を奥様に説明し、来週火曜日に再度訪問予定となっている(アポイントが取れている)と具体的に説明しましょう。

　そして先ほども説明しましたが、数字には特に注意する必要があります。１０万円と記入しているが、実は１万円の場合、話は断然変わってきます。最終的には結果を求めているのです。そのための報告書であることを理解し、必要以上の期待を持たせることなく、その目標を達成するためにどうすか考えることが大切なのです。