ビジネスシーンでの電話の話し方のマナー

　社会人になると電話のかけ方・話し方一つにもマナーが必要です。ここで正しい電話のマナー・話し方が身につけられていないと、取引先の人からの評価がさがってしまったり、ときには失礼な物言いになってしまうなどして相手の気分を害してしまい商談が不成立になるなんてことも起こってしまいます。しかし逆に、正しい電話での話し方・マナーを身につけていれば、お客様から常識のある人だという印象を持っていただくことができ、評価が上がったり、ときには信頼を得ることにつながることだってあります。それではこれからその電話におけるマナーについてご紹介していきます。

　まず、お客様が電話に出たら社名と自分の名前を名乗ってから挨拶をします。いきなり「○○です」と名前を言ってはいけません。お客様にビジネスで電話をするときには、まずは社名から名乗るのが基本です。「○○社の○○です。いつもお世話になっております。」と、きちんと挨拶をしましょう。そして、お客様の時間に配慮できるとなおいいです。要件に入る前に「お忙しいところ申し訳ありませんが、お時間を５分ほどよろしいでしょうか？」または「恐れ入りますが、お伝えしたいことが３点あるのですが」などといって、お客様に時間を割いてもらうことに承諾を得ることが大切です。いきなり要件に入ってしまうのは失礼であるためやめましょう。

　電話をかける前の段階で要件を書き出して、簡潔にまとめておいたり、必要な資料はあらかじめ手元に準備しておくことが大切です。電話をしている最中に資料を探したり、どんな要件なのか伝えられないようでは話になりません。電話をかける前に準備は終わらせておきます。そして、日時などの連絡で会ったときには、繰り返すことで確認をする必要があります。「念のためにもう一度申し上げますが、明後日２６日金曜の午前１０時から、○○センターの○○会議室です。よろしいでしょうか？」といった具合です。準備と確認を怠らないように注意しましょう。

　電話を切るときには必ず、「宜しくお願いいたします」や「失礼いたします」といった挨拶を述べるようにしましょう。電話を切る方はどちらかで迷う方も見えるとは思いますが、原則として電話をかけた人が切りますが、相手がお客様であったり、目上の人である場合には、相手が切ってから自分が切るようにしましょう。そして、当たり前のことですが、受話器は静かに置きます。フックを押してから電話を予め切っておいて、それから受話器に置くようにすると大変いいです。挨拶を述べた後には、確実に電話が切れていることを確認するようにしましょう。もしまだ切れていない状態で「長い電話だった。疲れた～。」なんていう会話がお客様の耳に入ったら大変です。気をつけましょう。