社会人なら身につけておきたいビジネスメールのマナーの基本

　ビジネスメールは、ビジネスパーソンにとって欠かせない連絡ツールです。 営業部門であれ、バックオフィスであれ、どんな部門に所属していても、ビジネスメールを使わない日はありません。 それほどビジネスメールが当たり前のように使われている現在では、 ビジネスメールのマナー違反は、社会人としてあってはならないものです。 ですが、よくよく考えてみると、気づかないうちに何らかのマナー違反を犯してしまっているかもしれません。 今一度、ビジネスメールのマナーを確認してみましょう。

　連絡する内容が、 今すぐ確認を取りたいときなど、緊急性を要する内容の場合や、 相手に対するお詫び の場合は、メールは適していませんので、電話を使いましょう。

　ビジネスパーソンは、日々大量のメールを受け取ります。 何の工夫もない件名がついたビジネスメールは、その他大勢のメールに埋もれてしまい、相手に読まれることなく終わってしまうかもしれません。 そこで、メールの重要性・緊急度を表す文言を、件名の冒頭につけます。「 【至急ご確認ください】」、「【ご確認依頼】」、「【ご返信ください】」といった文言をつけると、相手の目に留まりやすくなります。 そして、その文言の次には、メールの内容を簡潔に表しましょう。 例えば、4月15日の水曜日に行われるミーティングの出欠を取るためのビジネスメールの場合、 「【ご返信依頼】4/15（水）ミーティング出欠の件」といったように書きます。

　例えば、社外の方にメールを送る場合の本文例は、以下の通りです。 （下記の例では、理由・背景に該当する部分がないため、記載していません）

ＡＢＣ社　●●様 ＸＹＺ社営業部の田中です。 いつもお世話になっております。 標題の件、4月15日（水）のミーティングの出欠を確認させていただきたく、 当メールアドレス宛に、出欠のご連絡をお願いいたします。 なお勝手ながら、４月５日（月）17：00までにご返信をいただけますと幸いです。 ご不明な点がありましたら、田中宛ご連絡くださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。

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ＸＹＺ社営業部　田中太郎

〒123－4567　東京都千代田区●●1－2－3

電話123－4567

FAX：234－5678

Email：tanaka@xyz.com

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　まず最初に会社名・氏名を名乗り、「いつもお世話になっております」というあいさつ文を記入します。 その後、要件を簡潔に述べ、相手に起こしてもらいたいアクションを記入ます。 最後に、署名を記入します。

　本文では、一行の文が長すぎると、相手にとって読みづらいものとなります。 １行は３０～３５文字程度とし、それ以上文章が続く場合は改行しましょう。 また、相手が読みやすいよう、適度に行間を空けましょう。

　まず、宛先・ｃｃ・ｂｃｃの違いとは、

宛先：メールの内容について必ず知らせなければならないメンバーを入れる
ｃｃ：メールの内容を参考までに知らせたいメンバーを入れる
ｂｃｃ：宛先・ｃｃのメンバーに表示されないけれど、メール内容を知らせたいメンバーを入れる

　というものです。例えば上記のメール本文例の場合、宛先は、ミーティングに出席してほしい人、ｃｃは、自分の直属の上司、といったイメージです。よくありがちなケースとして、ｃｃに「この人にも知らせた方が安全だろうな」と思う人を入れてしまうことです。相手にとって迷惑になってしまうことがありますので、極力不必要な人はｃｃから削除しましょう。また、互いに面識のない複数の人にメールを送る場合は、宛先ではなく、ｂｃｃに入れましょう。