ビジネスで封書を送る場合のマナー

　ビジネスを行う上で、封書を送ることはよくあります。お礼状やお詫び状、招待状などです。これらは用件だけを伝えればいいというものではないのです。手紙の書き方や宛名の書き方などいくつかのマナーがありますので、きちんと確認した上で封書を送るよう心がける必要があります。内容によっては、個人の問題でなく、会社の問題を問われることもありますので、マナーを守る必要があるのです。

まずは心得です。ビジネスに使用する文章の基本は分かりやすく簡潔に書くことです。長い文章を書けば良いというわけでもないのです。お礼状なら感謝の気持ちを込めて書く必要がありますし、お詫び状も謝罪の気持ちが伝わらなければ意味はないのです。最近ではほとんどの会社でフォーマットが用意されています。これをそのまま利用すると楽ですが、そこに自分なりの感謝やお詫びの気持ちを添えることがとても重要です。それがなければただの通知文です。受け取る側には活字と感じるはずです。また、頭語や結語にも注意しなければならないのです。例えば「拝啓」で始まるなら「敬白」で終わるのです。

文章以外にも注意が必要です。社内向けなのか、社外向けなのかによっても書き方は異なります。社内向けならほとんど書き方は同じです。上司に書く場合は役職名と氏名に「様」をつけて書き始めます。例えば「○○株式会社社長　○○様」と書きます。会社名が長いとつい略して「(株)」と書くとマナー違反となります。社外向けには宛名書きまでは社内向けと同じでが、封書に宛名書きをする場合、通常は縦書きで、郵便番号、住所は２行が基本です。１丁目などの数字も漢数字で書き、社名と名前は少し大きめに書くのがマナーです。そして裏側の左下に郵便番号、住所、会社名、氏名を書きます。そして封をしますが、「封」と書きます。「〆」は使用しないようにする必要があります。これは相手に失礼になります。　特に難しいのは頭語と結語です。慣れるまでは結構大変だと思いますが、日常生活にも役立つことなので、是非覚えることをお勧めします。