【社会人の基本】ビジネスメールにおける署名のマナー

　ビジネスメールは、ビジネスにおけるコミュニケーション手段の一つとして今や欠かせない存在となっています。ビジネスメールを送る相手は、上司・同僚・社内の人に加え、取引先・お客様まで多岐に渡ります。特に、取引先等の社外の方やお客様にメールを送る際に、ビジネスメールの署名を必ず入れなければなりません。社内であれば、あなたの連絡先を調べることは容易ですが、社外の方はあなたの連絡先を知りません。このため、あなたの連絡先を知らせる署名を、メールの最後に加える必要があります。

　それでは、ビジネスメールの署名マナーとは、どういうものなのでしょうか。ポイントとなる次の２点を見ていきましょう。

　署名は、あなたの名刺代わりとなるものです。署名に書く内容の必須項目は、あなたの氏名（日本語表記のみでなく、英語表記を加える場合もあり）、会社名、会社の住所、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスです。さらに、会社のＵＲＬを付け加えてもよいでしょう。例えば次のようなものです（下記の署名例は架空のものです）。

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田中一郎

ＡＢＣ株式会社　営業部

〒123-4567　東京都千代田区●●１－２－３

ＴＥＬ：１２３－４５６－７８９（直通）

ＦＡＸ：３２１－６５４－９８７

Ｅmail：tanakaichiro@abc.co.jp

会社ＵＲＬ：www.abc.co.jp

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　この例では、必須項目の上下に、点線の枠組みをつけました。このようにすると、署名部分を強調することができます。なお、署名の枠組みや内容の部分で、派手な記号（♪や☆）・顔文字・絵文字を使うことは避けましょう。ビジネスメールを送る相手は、あなたの友人ではなく、ビジネス上お付き合いのある社外の方なのです。

　署名の最後に、あなたの会社や商品の宣伝のため、ＵＲＬをつけることがあります。例えば会社が製造している車の宣伝であれば、以下のようなものです。

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田中一郎

ＡＢＣ株式会社　営業部

〒123-4567　東京都千代田区●●１－２－３

ＴＥＬ：１２３－４５６－７８９（直通）

ＦＡＸ：３２１－６５４－９８７

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　このように、お客様へ宣伝したい商品のＵＲＬを、署名の下部に追記し、お客様にＵＲＬへのアクセスを誘導します。営業部門に所属する方は、こういった案内を署名の最下部に足してもよいでしょう。

　最後に、ビジネスメールにおける署名の記載に、誤りがあっては絶対にいけません。記載ミス・記載漏れがないかどうか、入念にチェックしましょう。