上司に対してメールで失礼なく質問をするために意識しておくべきこと

　 皆様の多くは上司に対して何かしら質問をしたり、ある商談の際には戦略を立てる為に相談をされているかと思います。そんな上司も例えば会議や本部に招集されて重要な説明会に参加する等して直接質問や相談をできないと言った状況になる時があります。その時にはメールを活用して質問されていますが、後からこんな時にメールをするなと、失礼なメールを送ってしまう事も多々あると思いますので、今回上司に失礼の無いようなメールの書き方をご紹介致します。

　先にも述べましたが上司が外出している理由として会議や本部への招集等用件は様々です。そんな時に電話なんてしたらこんな時に電話をして来てなんだあいつはと上司に不快な思いをさせてしまいます。そこで、まずは最初に送信するメールにはメールが可能かどうかの有無を取りましょう。ただし、件名には何の相談のためにメールをするのかを必ず記述しましょう。

　例えば件名にA商事との商談についてでしたり、B会社との見積もりについてなどを記述し、私はこのような用件で相談したいのですがと言う事がすぐ分かるようにしておきましょう。そうすると上司もその件名を見て、緊急度が高い案件に対しては早急に対応しなければならないと思いすぐに相談にのっていただけます。

　そのため、もし上司がいない時には必ず電話でなくまずはメールで上司に対して可能かどうかの確認を取るようにしましょう。そうすると相手にも失礼でないですし、緊急性が高ければあちら側からすぐに電話がかかってきます。

　これは新入社員や入社して間もない方々に良く見かけられるのが、メールの文章を無駄に長く記述することです。上司も長い文章なんて読んでいる暇等ございません。そのためこれは重要性が無いと判断されて返信も来ない可能性が高いです。それで案件が潰れてしまったと嘆き、上司があそこで相談や質問にのってくれなかったからだと責任転嫁を始めます。少々厳しいことを言いますが、それは上司に対して分かりやすい文章を書かなかった貴方の責任です。上司も貴方方の見えない所で大変な思いで仕事をされています。そのため1分1秒を惜しんで仕事をされていますので長ったらしい文章では読んでもらえなくて当然です。

　そのような事にならないように、例えば何についての相談かを1行でまとめ、次に相談内容を2行長くて4行にまとめ上げるようにしましょう。できれば現在このような商談状態ですと言う事も書ければなお良いでしょう。すると上司も5秒以内には文章の確認ができますので仕事の邪魔になりませんし、上司によっては1分以内にこうしろと言ったような指示が飛んできます。

　そのため皆様の中で文章が無駄に長い、そして何をこいつは言っているんだと不快に思わせてしまう文章を書いている方がいらっしゃいましたらすぐに改善、もしくは先輩社員の文章を参考にしてみましょう。