【新入社員必見！】電話の取り次ぎをする際のマナー

　 会社に入ると、電話の取り次ぎを任されるという機会もあると思います。しかし、新入社員で初めての方には、慣れない電話対応に少々困ってしまう場合もあるかもしれません。ここでは、電話の取り次ぎをする場面に出くわした時のマナーを紹介します。

　取り次ぎを依頼された場合、まずは社内の誰に取り次げばよいのかを確認します。『○○でございますね。』と言う風に、名前を復唱することで、確認の意味になります。更に、その後には『只今代わりますので、少々お待ちいただけますでしょうか。』と、取り次ぎの言葉を繋げます。

　また、取り次ぎの際には電話は必ず保留にします。例え目の前にその社員がいるとしても、保留をせずに、受話器を手で押さえて取り次ぐのは失礼にあたります。加えて、保留をする際には長くても１分程度の保留で済ませることを目安としましょう。もし、それ以上長くなってしまう場合は、『申し訳ございません。まだ時間がかかりそうですので、折り返しこちらから電話をさせていただきます。』と言い、相手の電話番号と名前をメモに取った上で電話を一旦切る事になります。

　もし担当者が電話中である場合には、保留にしたまま待たせず、『生憎他の電話に出ております。いかがいたしましょうか。』と相手の考えを聞きます。そのまま待つと言われた時には『それでは少々お待ち下さい』、かけ直す場合には『かしこまりました。それではお電話があったことを伝えておきます』と言葉をかけます。折り返し電話が欲しい場合には、『かしこまりました。念のためご連絡先をお願いします。』といい、相手の連絡先を訪ねておきます。

　担当者が不在である場合には、『申し訳ございません。生憎○○は外出しております。』と伝え、どれくらいで戻るのか目安を伝えます。その上で『お急ぎでしょうか』の言葉をかけたり、『こちらからお電話いたしましょうか』『ご用件を伺っておきましょうか』などの言葉を加え、相手の話しを聞くことがよいとされます。出張中である場合には、『○月○日まで出張しております』と伝え、休暇中である場合には『本日は休みを頂いております。○日には出社いたします。』とこちらの都合を伝えます。

　それにより、相手に『次にいつ電話をかければいいのか』を伝えることが可能となります。本人がもし戻ったら、相手から電話があったことを伝えておくことが必要です。