パワーポイントを利用したプレゼンにおける資料作成の注意点

　 営業先での提案や会議の場でパワーポイントを使ったプレゼンを行うというケースは非常に多くなってきています。そのようなケースでは、パワーポイントの資料の内容でプレゼンの出来が左右されるといっても過言ではありません。もちろん、話し方などのテクニックも重要なものですが、資料がうまく作られていなければ、分かりづらいプレゼンになったりスムーズに進行できなかったり、ということはよくあることです。今回は、パワーポイントを利用したプレゼンでの資料作成の注意点をご紹介します。

　パワーポイントで資料を作成するときの注意点として、1枚のスライドに文字による情報を詰め込みすぎないという点があります。丁寧に説明したいという気持ちは大切なものですが、かといってスライドが文字で埋め尽くされていると読み手にはなかなか伝わりません。スライドの内容を読むことに集中してしまうので、プレゼンをしている人の話を聞いてもらえなくなってしまいます。

　また、そのようなスライドは文字が小さくなる傾向がありますので、スクリーンから離れている人はスライドの内容が見えにくくなってしまうという問題も出てきます。ある程度資料を作成したことがある人であれば、極端に文字が多いスライドにはならないかもしれませんが、特に初心者の人は陥りやすい注意点です。プレゼンの場に参加したり、自分で何度か資料を作成していたりすれば、文字が多くなり過ぎないようにするということはある程度理解できても、実践するのは難しいという人もいるでしょう。

　資料を作成するときには文字だけに頼るのではなく、図や表など視覚的効果があるものを配置するということは有効な方法です。分かりやすいパワーポイントの資料は、多くのスライドで図や表が効果的に利用されています。一目で内容が伝わりやすいので、図や表にできる内容は必ず図や表にするべきでしょう。

　言うまでもありませんが、図や表の中身に対しても文字が多くなり過ぎないようにするということには気を付けたいところです。図や表が細かい文字で構成されていると、やはり見えにくかったり伝わりにくかったりします。単に図や表の形式にするだけではなく、見やすい図や表を作成するということを心がけましょう。

　文字が多くなる原因の一つは、1枚のスライドで伝えたいことが多すぎるということが考えられます。1枚のスライドで伝える情報を絞っていくことで文字の量は少なくなり、読み手に伝わりやすくなるでしょう。1枚のスライドに対して1つのタイトルがすっきり決まるような内容であれば問題ありません。逆にタイトルがすっきり決まらないようなスライドは、そもそも情報が多くなり過ぎている可能性が高いので、文字の量が増えていきます。

　そのような場合は伝えたいことを整理して情報を絞るか、スライドをもう1枚追加して情報を分散させるなどしましょう。もちろん、資料を作成するときには全体構成をまず考えて、各スライドのタイトル部分から決めていくという人も多いかもしれません。そのような場合には、タイトルと作成したスライドの内容がピッタリ合うかどうかを見ていくと判断しやすいはずです。これらのポイントに気を付けて分かりやすいスライドを作成して下さい。