名刺交換の場で、名刺を忘れてしまい慌ててしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。
名刺を切らす、忘れることはビジネスパーソンとしてNGな行為だとわかっていても、さまざまな事情で名刺が手元にないときもあります。
本記事では、名刺交換の場に名刺を忘れてしまったときの対処法をご紹介します。
- 名刺を忘れた、切らした際の対処法
- 名刺がまだ支給されていない際の対処法
- 名刺を忘れないようにするための予防策
【パターン別】名刺を持っていないときの対処法
名刺を持っていないことに気づくと焦ってしまいますよね。
本記事では、名刺を持ってないときの対処法を「名刺を忘れてしまったとき／切らしてしまったとき」と「名刺が支給されていないとき」の2パターンに分けてご紹介します。
名刺を持ってないことに気づいた際は、落ち着いて以下の対処法を試してください。
名刺を忘れてしまった／切らしてしまった場合の対処法
名刺を忘れた、もしくは名刺を切らしたまま名刺交換をしなければならない場合は、「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしておりまして……」と、名刺交換の冒頭で謝罪をしましょう。
相手の名刺を受け取った後は、商談に支障が出ないよう「自身の社名」「部署名」「氏名」を口頭で告げることが重要です。
電話番号やメールアドレスのように聞き取りにくい情報をどうしても相手に伝えなければならない場合は、紙に書いて渡しましょう。
紙を渡す際は、「正式な名刺は後日渡させていただきます」と言い、渡した紙があくまでも代理であることを伝えます。
帰社後に名刺を郵送したり、名刺アプリを活用したりと、あらゆる手段を使って自分の情報を相手に伝えましょう。後日に、名刺を郵送する場合は、相手に事前に「名刺を送付してもよろしいでしょうか」のように伺いを立てると、丁寧な印象を与えれます。
名刺を支給されていない場合の対処法
対外的な仕事をする従業員に対しては、名刺を支給する会社がほとんどです。しかし、新入社員や派遣社員などといった雇用形態によっては、会社から名刺を支給されないまま、社外の人と接触することもあります。
その場合は、上記の場合と同様に、名刺を持っていないことを相手に伝えて謝罪し、自己紹介へと移りましょう。
名刺が支給されていない場合、名刺交換の際に「後日、改めましてお持ちいたします」と告げるのが無難な対応です。
次回のアポイントの際に「先日は大変失礼いたしました」と名刺を渡して、前回の悪い印象を払拭しましょう。
しかし、名刺を持たずに対外的な仕事をすることは、相手にとって迷惑になったり、常識がないと思われたりします。
対外的な仕事を与えられたら、その段階で会社に名刺の支給を求めましょう。
名刺を忘れないようにするための予防策
普段は絶対に忘れ物をしないビジネスパーソンでも、たまには、名刺を忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。
次は名刺を忘れるという、うっかりミスをなるべく防ぐための予防策をご紹介します。
基本的には10〜20枚ほど名刺入れに入れておく
名刺入れに名刺が入ってなかったということが起こらないようにするためには、「10〜20枚ほど名刺入れに入れておくこと」をおすすめします。
人に合うことが多い営業職の場合は「50枚」ほど入れていても問題はありません。
多めに入れておくことで、名刺交換をする機会が続いてしまっても、名刺がなくなることを防げます。
「名刺入れの厚みが減ってきたな」と思ったときに、名刺を追加で入れましょう。
もしものために手帳や財布、ビジネスバッグに名刺を3〜4枚ほど入れて持ち歩く
出典：amzn.to
うっかり名刺を忘れてしまわないための予防策として、「普段持ち歩くものに名刺を入れておくこと」もおすすめします。
手帳や財布、ビジネスバッグは仕事に欠かせないものなので、常に持ち歩いている人も多いのではないでしょうか。ポケットに数枚の名刺を入れておけば、名刺入れの中に名刺がなかった際に役に立ちます。
複数名と名刺交換するケースを予測して、念のため3〜4枚ほど入れておきましょう。
名刺は折れたり汚れたりしないようにケースに入れて持ち運ぶ
出典：amzn.to
手帳や財布、ビジネスバッグに名刺を入れる場合は、「名刺を裸の状態」で持ち歩くことはしないようにしましょう。
手帳や財布、ビジネスバッグに名刺を裸の状態でしまうと「汚れ」「折り曲がり」が付きやすくなります。
汚れや折れ曲がりのある名刺を相手に渡すことは、大変失礼な行為です。また、自分の顔を汚すことにも繋がります。
汚れや折れ曲がりを名刺に付けないためにも、名刺は必ず名刺入れに入れましょう。
数枚だけ名刺を入れられるような薄い名刺ケースから、数十枚収納できるものまで様々です。必要に応じて複数の名刺ケースを用意することもおすすめですよ。
名刺は忘れずに持ち運ぶことがマナー
- 名刺を持っていない場合は、まずはお詫びの言葉を伝える
- 名刺を受け取ったら、必ず「自身の社名」「部署名」「氏名」を口頭で告げる
- 忘れた時のために、手帳や財布、ビジネスバッグに名刺を3〜4枚ほど入れて持ち歩く
ビジネスパーソンの顔といっても過言ではない名刺を忘れた際のマナーをご紹介しました。
ビジネスシーンでは欠かさずに名刺を持ち歩くことがマナーなので、とくに営業のような対外的な業務を行う人は、名刺を切らす・忘れるといった行為はなるべく避けましょう。
名刺を忘れないようにするためにも、本記事の最後に紹介した予防策を実行して対策をしておきましょう。
もしも名刺交換の場で、名刺を忘れたり切らしてしまったりしたときは、本記事で紹介した対処を使って臨機応変に対応してください。
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