【ビジネスマナーの基本！】電話のかけ方として押さえておきたい3つのフレーズ

　電話はメールとは異なりダイレクトに相手とコミュニケーションがとれる便利なツールですが、逆に言えば相手の時間を拘束することにもなります。また、顔の見えない状態で話をするという点からも、電話のかけ方には失礼のないようなビジネスマナーをしっかりと身につけておくことが大切です。

1．自分の名前を名乗る(会社名、部署名、氏名)

「○×物産営業部の××と申します」

2．御礼の気持ちを示す挨拶の常套句

「いつもお世話になっております」

3．取り次いで欲しい相手の名前を言う(部署名、役職、氏名)

「営業部の○○部長はいらっしゃいますでしょうか」

　電話のかけ方の基本的なマナーは、この3つのフレーズです。自分が名乗る際ももちろんですが、相手の名前についてもゆっくりハッキリと言うようにしましょう。尚、電話をかける前には相手の連絡先電話番号が間違っていないかを確認し、用件を伝えるために必要な資料などは手元に準備しておくことが大切です。

　本人が不在で「ご伝言承ります」と言われた場合はどのように対応すればよいでしょうか。まずは戻りの時間やスケジュールを伺います。「恐れ入りますが、○○様はいつ頃お戻りでしょうか」

ケース1：先方より電話を受けていた場合はその旨を伝えます。

「○○様よりお電話いただいておりご連絡しました」

・お戻りの時間を見計らってこちらからまたご連絡させて頂きます。

・お手数をお掛けしますが、折り返しご連絡いただけるようお伝え頂けますでしょうか。(会社名、部署名、氏名、電話番号を伝える)

ケース2：こちらの用件で電話をかけた場合はその旨を伝えましょう。

・「またこちらからご連絡いたしますとお伝えください」

・「○○の件でご連絡いたしましたとお伝えください」

　伝言を取り次いでくれた相手の名前を聞く際には、「失礼ですが」「念のため」という言葉をつけると自然に名前を聞き出すことができます。「(私○○と申します)失礼ですが念のためお名前をお伺いしても宜しいでしょうか」最後にお礼の挨拶をし、電話は優しく切りましょう。ビジネスにおいて本人が電話に出なかった場合も基本的なマナーは大切です。電話の基本マナーができる人は、声の第一印象も良く伝わるものです。

1．相手の名前を確認する(部署名、役職、氏名)

「営業部○○部長でいらっしゃいますか」

2．挨拶の常套句

「いつもお世話になっております」

　そして本題に入り、用件を簡潔に伝え時間をとらせないようにしましょう。電話の最後には必ず「お時間頂きありがとうございました」「今後ともよろしくお願いいたします」など感謝の言葉で締めくくりましょう。

　電話のかけ方一つで相手に与える印象も変わることがあります。今後その相手とビジネスを円滑に進めていく上でも、基本のマナーを知っている、失礼のない電話のかけ方を実践することが非常に大切になるのです。