上手いプレゼン資料の作り方とその活用法

　仕事をすると、お客さんに向かって、あるいは社内の会議などでプレゼンテーションをする機会というのが出てきます。プレゼンテーションが得意という人もいればすごく苦手、という人もいます。その差はどこから出てくるのでしょうか。また、上手な人というのはどこがポイントで上手にプレゼンテーションをこなしていくのでしょうか。ここで大事になっていく点はふたつ、情報を必要最低限にしぼることとメリハリをつけることです。

プレゼンテーションをするとき、多くの場合はお手元用の資料を作ると思います。場合に寄ってはプレゼンテーションの際、その資料をプロジェクターで投影しながら説明をしていきます。このとき、資料には要点だけを簡単にまとめ、詳細などについてはなるべく記載しないことがポイントです。詳細までしっかりとした資料は、それはそれで悪くはありません。でも、それはプレゼンテーション以外の場での話。

　プレゼンテーションでは、資料をもとに話をしながら内容を説明していきます。このとき、手元の資料に細かい話を記載してしまうと、資料を読みふけってプレゼンテーションを聞いてくれていない人がいる、という事態を往々にして招いてしまいます。

　資料を読むよりもしっかりと話を聞いてもらうことが大切です。そのためには、資料はポイントとなるキーワードと少しの補足に情報をとどめておきます。資料を少し舌っ足らずにすることで、自分の話をしっかりと聞いてもらえる上に、大事なポイントだけを相手の印象に強く残していく、ということができていくようになります。

　ひとつの話の中で本当に大切なポイントというのはしぼった方がいいでしょう。取捨選択はビジネスの上で当たり前の話です。プレゼンテーションでもそれは同じです。細かいところで足を取られるよりも大きなポイントをしっかりと伝えることが大切です。細部はその後つめていけばいいのです。

説明を求められるとき、人は全てをきちんと説明したがるものです。しかし、全てを細かく説明すると全体のボリュームが均一的になってしまい、重要な部分が相手に強く伝わらない可能性が出てきてしまいます。それを防ぐためには、重要なポイントではしっかりと話を盛り上げ、そうでないところはトーンを落とす、ということが大切です。

　そこで重要になるのが、プレゼンの構成です。起承転結を意識して、しっかりと盛り上がるところに標準を合わせ、相手の印象をコントロールすることがポイントです。このとき、やりがちなミスとしては、結論をもったいぶって一番最後に持ってきてしまうことです。結論を一番最後に持ってきてしまうと、プレゼンを聞いている相手は途中でじれったくなり、最後まで集中力が続きません。それよりも、結論を最初に持ってきて相手にゴールがどこにあるかをしっかりと分からせ、その上でそれを納得させていくための材料として起承転結を意識したプレゼンを行うことが肝心です。

　メリハリを効かせた構成は相手を最後まで飽きさせず、しっかりと興味を持ってもらうためには欠かせません。プレゼンテーションの際は、説明する声も大きさとテンポにメリハリと抑揚を付け、聞いている人にある種の緊張を与えることも大事です。

プレゼンは、話すだけでなく見せることも非常に重要なので以上の点に気をつけ、資料作りが苦手な人はもちろん、得意な人でも覚えておくべきことだと言えるでしょう。