ビジネスメールで長文はどれくらい？長文を送るときのマナーと3つの工夫

ビジネスメールを送る際、長文になってしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。

「伝えたいことがたくさんあって、長文になってしまった……」という人のために、長文のビジネスメールを送る際のビジネスマナーを紹介します。

メールが長文になっても、相手に失礼のない長文メールを作成できるようになりましょう。

ビジネスメールに長文はNG？適切な長さはどれくらい？　

相手に伝えたいことがたくさんあって気づいたら長文になっていた経験はありませんか？

ビジネスメールの適切な長さは「スクロール無しで読める程度」です。

何度もスクロールをしないといけないほど長文になってしまった場合は、これから紹介する長文メールを送信する際のマナーや、工夫を活用してください。

しかし、長文を送ることを決める前に、すべての文章が必要なのか確認することもポイントです。

理由をダラダラと書いたり、言い訳をしていたりするところなどのいらないところを消してみることも一つの方法です。

長文メールを送るときの基本マナーは「件名や冒頭に断りを入れる」

長文メールを送るときの基本のマナーは「件名や冒頭に断りを入れる」ことです。

どうしても削れない内容ばかりで長文になってしまった場合は、冒頭に長文であることの断りを入れると、相手にとって親切です。

1．長文メールの件名は「一工夫」入れる

長文メールを送る際は、件名に一工夫してみましょう。

例えば件名を「〇〇の件（長文で失礼します）」というようにすると、件名を見ただけで相手に長文であるということを伝えられます。

件名に長文であることを記載すると、相手は時間を取ってあなたの送ったビジネスメールを見る準備ができるでしょう。

2．長文メールの冒頭でお詫びの一文を入れる

件名に長文であることを明記することに加えて、メールの冒頭でお詫びの一文を入れるとより丁寧です。

メール本文の冒頭に、「長文ですので、時間があるときにお読み下さい」という一文があると、相手への配慮が伝わる丁寧なビジネスメールになります。

普段から丁寧な仕事を心がけているビジネスパーソンは、こういったビジネスメールのマナーも覚えておくといいでしょう。

長文メールを読んでもらうための3つの工夫

長文メールを送る際の基本マナーを紹介してきました。

どんなに重要な内容でも、長文の場合読み飛ばされてしまうことも。相手に内容を読み取ってもらえなければ、メールをした意味がありませんよね。

次は、長文でも相手が読みやすいような工夫を3つ紹介します。

1．文字ばかりにならないように改行や、記号を活用する

相手にメールを読んでもらうための1つ目の工夫は、文字ばかりにならないように改行や、記号を活用することです。

長文メールを少しでも短く見えるようにするために、改行をなくすことは絶対にNG。長文メールを送ると決めたら、読みやすいように工夫しましょう。

とはいっても、とりあえず改行するのはNG。意味のかたまりごとに改行をしましょう。

また、記号を活用することもおすすめです。

利点や欠点を書くときは、「◯：（利点）」「×：（欠点）」のように視覚的にわかりやすくすることをおすすめします。

また「・」を使って箇条書きにすることもおすすめです。

注意しておきたいことは、改行も記号も使いすぎないことです。多すぎるとせっかくの読みやすくする工夫が逆効果になってしまいます。

自分で読み返しても、読みやすいと思う程度に改行や記号を入れて工夫するようにしてください。

2．要件が複数ある場合は、番号を振り分ける

相手にメールを読んでもらうための2つ目の工夫は、要件が複数ある場合は、番号を振り分けることです。

メールの冒頭に、「本メールで伝えたいことは、3つあります。1つ目は、〜です。2つ目は〜です。3つ目は〜です」というように、番号を振り分けましょう。

番号を振り分けることで、意味のかたまりができ、相手に読みやすい文章になるでしょう。

また、相手が返信をする際にも「1について〜。2について〜」など、簡単に要件を伝えられます。

3．メールの最後or冒頭に重要な項目を箇条書きでまとめる

相手にメールを読んでもらうための3つ目の工夫は、メールの最後または冒頭に重要な項目を箇条書きでまとめることです。

長文のメールでは、相手の集中力が続かないため、重要な部分を相手が読み飛ばしてしまう可能性があります。

必ず読んでもらわないと困る内容は、メールの最後の部分、もしくは冒頭部分に「このメールでは〇〇の件について触れています」という形で抜き出して、箇条書きでまとめましょう。

ビジネスメールで長文を送るときには、マナーを守ろう

どうしても長文のビジネスメールを送らなければいけない場合は、相手が読みやすいようにメールを整理しましょう。

見やすくするために改行をしたり、記号を使ってまとまりをわかりやすくしたり、数字を使って全体の概要をつかみやすくしたりする工夫をすることで格段に読みやすくなります。

内容だけではなく、相手が読みやすくする工夫もしてみてください。

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