部署宛、複数の上司にビジネスメールを送るときの宛名の書き方は？

2018/08/22（最終更新日：2020/06/24）

目次: +部署宛にメールを送るときの基本的な敬称は「御中」; +部署宛のビジネスメールで「御中」以外の宛名を使う場合とは？; +複数の上司にメールを送るときの宛名の書き方は？; +部署宛・複数人の上司にメールを送るときには宛名に気をつけよう

部署宛にメールをしたり、複数の上司に一括でメールを送ったりする際には、宛名をどうするのか悩む方も多いでしょう。

複数人が見るであろうメールでマナー違反はしたくないですよね。

本記事では、複数の上司や部署に一括送信する場合を想定したメールの書き方を紹介していきます。

メールの書き方に不安を抱えている方は参考にしてくださいね。

本記事の内容をざっくり説明

部署へのメールは「御中」、上司へのメールは「〇〇さん」とする
部署全員にメールを読んでほしい場合は「各位」

部署宛にメールを送るときの基本的な敬称は「御中」

部署宛にメールを送る際、基本的に敬称は「御中」を使いましょう。

御中は、企業や組織に送る際に使われる敬称です。

企業や組織に送る際に、「様」を使うのは間違いなので気を付けましょう。

敬称の使い方

「御中」は会社や組織に使う
「様」は個人に対して使う

部署宛のビジネスメールで「御中」以外の宛名を使う場合とは？

部署宛のビジネスメールでとくに事情がないときは、「部署名＋御中」をつけて部署宛にメールを送信するようにしましょう。

【例文】部署にメールを送る際の「御中」の使い方

会社名＋〇〇部御中
会社名＋〇〇部　〇〇チーム御中

先ほども解説したように、部署内の人を特定しないメールの宛名は「御中」を使うことが正しいです。ビジネスメールで「御中」を使う場合、基本的にメールを読む人は部署内の誰か一人のみであることが多いもの。

しかし、「会社名＋〇〇部御中　〇〇様」というように「御中」と「様」を同時に使うことは間違いです。

特定の人にメールをする場合には、「会社名＋〇〇部　〇〇様」というように、前の会社名が個人を修飾すると考え、「様」だけをつけましょう。

一方、部署全員にメールを読んでほしい場合は「各位」という宛名を使いましょう。

複数の上司にメールを送るときの宛名の書き方は？

前述の通り、「御中」は、企業や組織にのみ使う言葉なので、上司宛のメールには使えません。

では、複数の上司にメールを送る時の宛名は何が適当でしょうか。

以下で詳しく説明します。

複数の上司に送信するメールの宛名は連名表示か「各位」を使用

宛名には「〇〇部　〇〇さん、〇〇さん、〇〇部　〇〇さん、〇〇さん」と連名で表示するのがいいとされています。

また、部署やチームメンバーに送る場合には「〇〇部各位」や「〇〇の皆様」「関係者各位」などを利用しましょう。

複数人へメールを送る際は、役職と「様」といった敬称を続けて使わないことに注意してください。

例えば、「〇〇部　〇〇（名前）営業部長様」は役職と「様」を続けて使っているので間違いです。

正しくは「〇〇部　営業部長　〇〇様」です。

宛先が複数人のメールについてのまとめ

連名にするやり方：「〇〇部　〇〇さん、〇〇さん、〇〇部　〇〇さん、〇〇さん」
まとめるやり方：「〇〇部各位」「〇〇の皆様」「関係者各位」
役職と「様」を続けて使わない：「〇〇部　営業部長　〇〇様」

複数の上司に送信するメールの冒頭は挨拶と自分の名前を述べる

宛名の次に書くべきものは挨拶です。

挨拶は、「お世話になっております」や「先日はありがとうございました」など、まず日頃の感謝の気持ちを述べましょう。

時間が就業時間を過ぎており、夜遅くなどの場合は「夜分遅くに申し訳ございません」と添えると、心配りできた印象をつけられます。

挨拶の前、または後に自分の名前を名乗ることも忘れないでください。

複数の上司に送信するメールの概要と本文は読みやすさを意識

冒頭の次にくる概要部分には、本文の内容・結論を簡潔に説明しましょう。概要の長さは本文の長さに合わせて調整してください。

本文は、伝達事項を過不足ないように記載し、相手が読みやすいよう、文の長さも意識しましょう。

そして、返事が欲しい場合にはその旨を確実に記載してください。日にちを指定しておくと、返信が返ってこなかった場合にリマインドしやすくなります。「◯日までにご返信をお願いします」と期限を切っておくことがおすすめです。

また、伝達事項と返事してほしい内容は、項目別に書くとわかりやすいメールになります。

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＜部署宛メールの例文＞
件名：【出席確認依頼】3月25日の送別会について

〇〇部各位

お疲れ様です。〇〇です。

お忙しいところ失礼します。今月末の送別会の出席確認のため、連絡いたしました。

【飲み会の詳細】
日時：3月25日（金）一次会 18:00〜21:00、二次会 21:15〜23:00
場所：一次会　居酒屋〇〇（最寄り駅：渋谷）
　　　二次会　居酒屋〇〇（最寄り駅：渋谷）

【ご返信いただきたいこと】
一次会、および二次会の出席について

お忙しいところ恐縮ですが、
場所、時間を確認のうえ、◯日までに必ずご返信をお願いいたします。

なお、送別会に関して、質問がある場合には、幹事◯◯までお問い合わせくださいませ。

幹事　　◯◯◯
連絡先　000-000-0000
メール　aaa@u-note.me

以上、ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

◯◯◯

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上記の例のように項目別に書くと、相手が返信する際、何について返信すればいいのか、一目瞭然です。

また、ある程度仲のよい上司だとしても、仕事上で顔文字や絵文字を利用したメールは送らないようにしましょう。

複数の上司に送信するメールの結びには、締めの一文と署名を忘れずに記載

ビジネスメールは伝えたいことを言い切って終わるのではなく、締めの一文と署名が必要です。

「どうぞよろしくお願いします」や「ご検討のほどよろしくお願いします」「お手数をお掛けいたしますが、よろしくお願いいたします」など、締めの内容を本文に合わせて書きましょう。

結びを表記することで、文章全体が引き締まります。一言なにか書くことを忘れないようにしましょう。

また、最後には、社内であっても署名を書きましょう。署名には会社名や部署名・役職・名前・電話番号などを必ず含めます。

メールを送信する前には、「件名→宛名→冒頭部分→（概要）→本文→結び→署名」の流れができているか確認しましょう。

部署宛・複数人の上司にメールを送るときには宛名に気をつけよう

本記事のまとめ

会社や組織宛にメールを送る際の宛名は「御中」「各位」
複数人に送る場合は「連名」

本記事では部署宛、複数の上司にビジネスメールを送る際におさえておきたい宛名の書き方をご紹介しました。

部署宛メールの宛名は「部署名＋御中」をつけること。全員に読んでもらいたい場合には「各位」とすること。また、複数人にメールを送る際には連名で送ることがポイントです。

部署宛や複数人の上司に送っても恥ずかしくないよう、宛名の書き方をマスターしておきましょう。

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