【留守電の入れ方】仕事の留守電対応のポイント3つ│ビジネスマナー

　ビジネスシーンでは、今なお電話をかける機会が多々ある。

　しかし、手軽なチャットツールに広く普及した現代では、日常生活において電話─しかも留守電機能がある電話機にかける機会はめっぽう減ってしまった。

　実は、仕事相手の留守番電話（留守電）につながったときの対応に自信がない……というビジネスパーソンもいるだろう。　

　社会人として、電話特有のマナーをきっちり押さえて先方に好印象を与えたいところ。今回はビジネスシーンで電話をかけた際に、留守電だった場合のマナーを紹介したい。

ビジネスシーンでは留守電を必ず入れる

　はじめに、留守電を入れずに切ってしまうのは、原則“マナー違反”であると覚えておこう。

ビジネスで使える簡素な留守電フレーズ

　急を要する用件や重要な用件でない場合は、「株式会社〇〇の△△です。またお電話いたします」というシンプルな留守電で必要十分だ。

　しっかりと留守電を入れて、相手に連絡をした旨を伝えよう。

ビジネスマナーに沿った留守電の入れ方

留守電ビジネスマナー①：まず会社名と名前を名乗り、相手の電話か確認

　まず、会社名と名前をはっきり伝えなければ、さほど取引を重ねていない相手にとってはどこの誰からの電話なのかわからない。

　LINEみたく、電話したら自動的に自分の名前が表示されるだろうなんて甘えた期待は、速やかに捨て去ってほしい。

　携帯・固定を問わず、相手は業務用の電話機を使っている。留守電では、必ず最初に会社名と名前を明かすのが鉄則だ。

　また、自分がかけた電話番号が取引相手のものであっているかどうかも必ず確認しよう。

　ビジネスシーンの「間違い電話」は情報漏洩につながりかねず、取引先まで巻き込むかもしれないセキュリティ上の重大リスクであると認識しよう。

留守電ビジネスマナー②：用件を伝える

　ビジネスシーンでの留守電では、用件は手短に伝えよう。

　留守電では時間に制限がある一方で、ゆっくりしたスピードで話さないと聞き取れない。

　必要な用件の概要が留守電で伝わるように、電話口では焦らずゆっくり話すことを心がけたいところだ。

留守電ビジネスマナー③：折り返してもらうor折り返しの電話をするのかを伝える

　留守電の最後には、相手にどんな対応をしてほしいのかを明確に伝えよう。

　留守電に対するアクションを示すことで、どう対応すればいいのかが具体的になり、留守電のやりとりがスムーズになる。

　ビジネスシーンの電話で、留守電になったときの対処法について紹介してきた。ビジネスシーンにおける正しい留守電マナーについて理解できただろうか。

　留守電をマナーに沿って使うことで、相手とのコミュニケーションも円滑に進むはずだ。

　本記事の内容を活かして、よりよい電話コミュニケーションを目指してほしい。