【例文】営業必見！アポイントを取るメールの7つのポイントと基本構成

営業職のビジネスパーソンは、クライアントや顧客に会いに行く際に必ず「アポ取り」のメールを送らなければなりません。アポメールなしで伺ってしまうと、礼儀のなっていない失礼な相手だと思われる可能性もあるので注意しましょう。

本記事では、アポ取りメールを送る際に注意すべきポイントやアポイントメールの基本構成をご紹介します。

アポ取りメールとは

アポ取りメールの「アポ」とは、アポイントメントを省略した言葉で、顧客との約束や商談などのことをいいます。アポ取りメールは、商談や約束を取り付けるためのメールです。

電話でアポを取る「テレアポ」よりも、メールでのアポ取りは簡単にたくさんの人にアプローチできる点がポイントです。一度に多くの人にアプローチしたい際に使用されます。

アポ取りメールの必要性

MAツールやCRMツールを活用することで、対象の相手に一度にメールでアプローチできます。

テレアポの場合、一件ずつ電話をかける必要があり時間がかかってしまいます。また、担当者が不在の場合は対応してもらえないことも。

一方で、メールはメールアドレスさえあれば、アポを取りたい旨のメールをすぐに送ることが可能です。相手のタイミングでメールを見てもらえるため、忙しいときにメールを送っても相手に迷惑をかける心配がありません。

このような理由から、多くの企業がアポ取りにメールを活用しています。
 

アポ取りメールの基本構成

これまでご紹介したように、アポイントメールを送信するときには「メールを送った経緯」や「アポイント候補日」など、記載すべき事項がいくつかあります。基本構成や記載事項を知っておくと、アポイントメールの作成も非常にスムーズです。

下記のアポイントメールの基本構成をマスターして、書き方の決まりを身に付けましょう。

アポ取りメールの例文を紹介

アポイントメールを送る場合、日程調整や詳細の共有などでどうしても送受信のやりとりが増えてしまいがち……。何度もレスを繰り返してしまうと、相手の貴重な時間を奪うことにもなるので注意しましょう。お互いの仕事を円滑に進めるためにも、メールやりとりの回数が多くならないように意識してくださいね。

次は、アポイントメールのテンプレートを3例ご紹介します。先述した注意ポイントや例文を参考に、ムダのない丁寧でわかりやすいアポイントメールを作成していきましょう。

【例文】新規顧客へのアポ取りメール

新規顧客へのアポ取りメールの例文をご紹介します。

【例文】既存顧客へのアポ取りメール

既存顧客へのアポ取りメールの例文をご紹介します。

【例文】紹介してもらった顧客へのアポ取りメール

紹介してもらった顧客へのアポ取りメールの例文をご紹介します。

アポ取りメールを送る際の7つの注意点・ポイント

アポイントメールを送る際には、受け取った相手に「一度会って話を聞いてみようかな」と思ってもらう必要があります。簡潔かつメリットが明瞭なメールを送って、アポイントをとりつけましょう。

まずは、アポ取りメールを送る際に知っておくべき7つのポイント＆注意点をご紹介します。

営業職はもちろん、幅広い業種で必要になるアポイントメール作成のための知識やスキル。ビジネスパーソンとして成長するためにも、しっかりチェックしてくださいね。

1．件名は分かりやすく短文で書く

アポイントメールを送るときに注意したい1つ目のポイントは、「件名はわかりやすく短文で書くこと」です。メールの件名は、本文の内容を一文でわかりやすく記載するように心がけましょう。

アポイントメールを受け取る相手の職種やタイミングによっては、1日に数十通のメールを受け取っている可能性もあります。大量の受信メールの中から、相手はメールの件名を見て優先順位をつけながらメールを開封していきます。件名が適切でない場合は開封してみないとメール内容が推察できず、相手にとって非常に不親切になってしまうだけでなく、場合によっては見られず削除されてしまうことも。

件名には伝えたい要件を明記して、受信相手がメールボックスを見ただけで内容が伝わるような工夫を施しましょう。

2．本文は要点→詳細の順に書いていく

アポイントメールを送るときに注意したい2つ目のポイントは、「本文の書き方」です。相手がパッと見ただけでメールの概要を掴めるように、先に要点をまとめたあとで詳細を書いていきましょう。

＜要点→詳細の書き方＞
要点：ご挨拶に伺いたいので、ご都合の良い日程を教えていただきたく～～
詳細：つきましては〇月〇日までに返信いただけますと幸いです。
　　　△△プロジェクトについて、お話したく～～

アポイントメールの本文があいまいな場合、先方は返信するのを躊躇してしまう可能性があります。「〇日までに△△について返信してほしい」「〇月中に挨拶に伺いたい。時間は1時間程度を見込んでいます」など、できるだけ具体的に記載して、相手が感じる不明点をなくしていきましょう。

3．会社名・個人名を入れる

アポイントメールに限ったことではありませんが、ビジネスメールを送る場合には必ず「会社名」と「個人名」を明記しましょう。日程調整時や詳細の確認など、先方から問い合わせが来ることも予想されるので、会社名と氏名に加えて連絡先も記載しておくとよいでしょう。

4．メールを送った経緯を書く

アポイントメールを送るときに注意したい4つ目のポイントは、「メールを送った経緯を書くこと」です。

アポイントメールを送って約束をとりつける場合、相手とあまり親しくない場合が多いはず。「なぜメールを送ったのか」「誰からの紹介で送ったのか」などの経緯を書かないと、不躾なイメージを抱かれてしまう可能性もあるので注意しましょう。

＜メールを送った経緯の書き方＞

• 前担当者の〇〇の紹介があり、ご連絡をした次第です
• △△プロジェクトの件で、関連事業を手掛けている〇〇さまにご連絡しました
• 先日の中小企業懇親会でご挨拶した〇〇です。懇親会でお話した△△についてお伺いしたく～～
   

5．相手が話しを聞くメリットを提示する

注意したい5つ目のポイントは、「相手が話を聞くメリットを掲示すること」です。アポイントメールを送る場合、自分本位の一方的な内容になっていないかを確認しましょう。

アポイントやミーティングは、相手の貴重な時間をいただくことになります。時間をいただくかわりに、提供できるメリットを相手に伝えましょう。

6．日時をこちらから3つ以上提示する

アポイントメールを送る場合に注意したい6つ目のポイントは、「日程を3つ以上提示すること」です。選択肢を複数用意しておくことで、相手からの返答率やアポイントをとりつけられる可能性が上がります。また、複数日程を提示したあとに、都合がつかない場合の対応も記載しておくとより親切です。

なお、上記日程が難しい場合は〇日以降でご都合よろしい日程を教えていただければ幸いです。

7．返信をしてもらう期限を設定する

アポイントメールを送る場合に注意したい7つ目のポイントは、「返信の期限を決めること」です。

相手からの返信率をアップさせるためには、返答の締め切りを決めることも重要です。期限を決めないと相手も返信を後回しにしてしまい、結果的に返信をもらえない可能性があります。

＜返信期限の書き方＞

• 〇日までにご返信いただけますと幸いです
• お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご連絡いただけますでしょうか

アポ取りメールへの返信方法

アポイントメールは、ただ相手にメールを送ることがゴールではありません。先方から返信が来た場合には丁寧なやり取りを行って、アポイント当日まで備えましょう。

次は、アポイントメールへの返信方法をご紹介します。

返信は「Re:」をつけたままにする

相手とメールのやり取りが続いた場合、「Re:」に注意しましょう。「Re:」はメール返信時に自動的に件名に付けられる文字で、返信されたことの証拠にもなるものです。

「そのまま返信すると失礼にあたるのでは？」と不安になるビジネスパーソンもいますが、「Re」を消してしまうと受信相手が新規メールだと勘違いしてしまう可能性もあるので要注意。返信したことを明確にするためにも、件名の「Re:」はそのままにしておきましょう。

ただし、複数回のやり取りによって「Re:Re:Re:」と続いてしまうのはNG。見栄えも悪く、件名も読みづらくなってしまうので整理するようにしましょう。

アポイントの日時・場所を繰り返し確認する

先方が希望日程やアポイント日程を提示してくれた場合、念のためアポイント日時と場所を繰り返し記載しましょう。アポイント日時や場所を確認しておかないと、お互いに認識違いによってアポイントが流れてしまう可能性もあります。「〇日に△△に伺います」と再度記載することで、お互いにアポイント日時について再確認できるのです。

また、下記の例文のよう返信と会ってくれることへのお礼も伝えるとスマートです。

＜アポイント日時の再確認＞
この度は、ご返信いただき誠にありがとうございました。
では、〇月〇日（〇曜日）の10時に貴社にお伺いします。
ご不明な点がありましたら、下記の電話番号にご連絡ください。

返信の返信をするのかは関係性による

前述したように、返信をもらった場合には「日程の再確認」や「返信のお礼」を伝えるために再度返信する必要があります。

しかし、相手との関係性やメールの内容によっては返信の返信を送らない場合もあります。返信の返信をするか否かは、相手との関係性やメール文面を見極めて判断しましょう。

アポイントを取った後にしておきたい3つのこと

無事にアポイントを取ったあとは、当日までに送るリマインドメールとアポイント後のお礼メールを忘れないようにしましょう。

最後に、アポイントを取ったあとに確認すべき3つのポイントをご紹介します。ビジネスマナーをきちんと身に付けるためにも、アポイント当日から終了後までの流れもしっかりチェックしておきましょう。

1．アポイントの前日・当日の朝にリマインドをする

アポイント前には必ずリマインドメールを送るのがマナー。前日の夕方～当日朝に、再度アポイントについてメールを送っておきましょう。

＜リマインドメールの書き方＞
△△さま
お世話になっております。◎◎会社の□□です。
お約束のとおり、本日15時に貴社にお伺いいたします。
—————————–
・日時：本日15時
・場所：貴社オフィスBタワー
・訪問者：□□、□□、□□の計3名
—————————–
何卒よろしくお願いいたします。

2．スケジュール変更が必要になった場合はできるだけすぐに連絡する

せっかくアポイントを取ったにもかかわらず、急用によって日程変更が必要なケースもあるはず。もちろん、本来は先方が提示してくれた日程は変更しないことが前提です。しかし、どうしても予定がつかない場合には、謝罪したうえで再度複数の候補日を提示しましょう。

また、メールを送る前に電話での謝罪を行う方が望ましいです。相手に失礼な印象を与えないよう、真摯な対応を心がけてくださいね。

＜アポイントを変更する場合のメール＞
△△さま
お世話になっております。先日ご連絡した、◎◎株式会社の□□です。
明後日のご訪問予定につきまして、日程変更のご相談をしたくご連絡差し上げました。
緊急の出張が決まってしまい、予定日程に貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
わたくしの方からアポイントを打診したにもかかわらず、大変申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、下記いずれかの日程で改めてお伺いできればと考えております。

=====================
＜候補日程＞
○月○日（月）　○:○○～
○月○日（火）　○:○○～○:○○
○月○日（水）　終日
=====================

ご多忙のところ、ご無理を申し上げますこと心よりお詫び申し上げます。
何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。

3．アポイント後にもお礼メールを送る

アポイントが終了したあとは、できる限り当日中にお礼メールを送ります。内容を再確認してもらうためにも、話題に上がった内容をまとめた議事録を添付して、今後の流れも提案するとよいでしょう。

第一印象はメールから！失礼のないアポ取りメールを送ろう

1通のアポイントメールがきっかけで、会社全体を大きく発展させる「なにか」が生まれる可能性もあります。営業職として成長するためにも、失礼のないアポイントメールを送って新しいアポイントをどんどん取りつけましょう。

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