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「職務経歴書」の書き方を完全マスター! 0から教える職務経歴書マニュアル

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 転職活動をする際に必ず必要になる「職務経歴書」。企業側に今までの業務などを伝える重要な書類だ。

  今回は、職務経歴書の役割から種類、作成の仕方まで紹介する。

 採用の合否にも関わる書類である「職務経歴書」の作成方法に悩んでいる人は、ぜひ本記事を隈なくチェックしてほしい。

目次
+ + 職務経歴書の役割とは
+ + 職務経歴書作成の際に意識するべきポイント
+ + 職務経歴書の体裁
+ + 職務経歴書の書き方【2種】
+ + 職務経歴書の書き方で押さえるべきポイント【項目別】

職務経歴書の役割とは

職務経歴書とは、仕事の実行能力をアピールするプレゼン資料

  職務経歴書は、今までに所属した企業や、担当した業務内容を記載する書類である。

 業務の中で達成した成果、貢献したポイント、得たスキルなど、どのような企業でどのような活躍をしたかを応募先企業に伝え、転職先でも貢献する能力があることをアピールすることが重要だ。

 これまでに優れた成果を挙げていたとしても、読み手に魅力が伝わらなければ書類選考は突破できない。

 採用担当者に「面接してみたい」と思わせるためには、文章の中で転職に対する思いや自身のスキルをしっかりと伝える必要がある。

 読み手に魅力をしっかりと伝えるためにも、まずは以下のポイントを頭に入れておこう。

職務経歴書と履歴書の違い

 履歴書は、学歴や職歴などの基本的情報を伝えるための書類であり、企業側が人事情報として保管するために使用されることが多い。

 また、履歴書は志望動機を測る資料でもあるため、基本情報のほか自己PRも端的に行うことが好まれる。

 一方、先述したように職務経歴書は今までの業務や達成した成果など、企業に貢献できる能力を示す書類だ。

 職務経歴書は履歴書のように基本的情報を書くのではなく、企業に「採用したい」を思わせる書類にする必要がある。

職務経歴書と履歴書の違い

  • 職務経歴書:企業に貢献できる能力やスキルを示す書類
  • 履歴書:学歴や職歴などの基本的情報を伝えるための書類

職務経歴書作成の際に意識するべきポイント

【職務経歴書作成のポイント①】企業が求める人物像に合わせた書き方をすること

 企業によって採用に求める人物像が異なるため、職務経歴書の書き方や文章の内容は志望企業に合わせて変えていく必要がなる。

 これまでの経歴や培ってきたスキルをただなんとなく羅列するのではなく、志望企業が求めているスキルを理解し、その点について重点的にアピールしていくことを心がけよう。

【職務経歴書作成のポイント②】読みやすい見た目や書き方を心がけること

 人に見られるということを意識して、見やすい職務経歴書を作成することを意識したい。

 誤字や脱字は当然NGだが、改行や必要に応じて箇条書きにするなどの工夫をして、読んでいて違和感のない書き方を心がけよう。

 職務経歴書は情報量が多すぎると焦点が定まらなくなってしまうため、A4用紙2〜3枚にまとめるのが基本である。

 以下で職務経歴書の具体的な体裁と書き方について解説していく。

職務経歴書の体裁

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職務経歴書はPCで書くことが好ましい

 職務経歴書は履歴書と違い、決まったフォーマットがない。

 職務経歴書は詳しく数ページに及ぶ資料となるため、罫線やグラフなどを適宜入れて整理する必要がある。

 また、書き損じもすぐに修正できることや、職務経歴書作成を通してPCスキルのアピールにもなるので手書きよりPCでの作成をおすすめする。

職務経歴書の用紙はA4サイズで白無地

 企業で使用される資料のサイズはほとんどがA4であるため、特に規定がない場合はA4サイズで作成しよう。

 カラーのついた用紙やや風変わりな素材のものはあまり良い印象を与えないので、無難な白無地を使用し、相手にわかりやすい職務経歴書の作成を心がける必要がある。

職務経歴書の枚数は2〜3枚におさめる

 ついつい職務経歴を細かく記述しまいがちで膨大な情報量になってしまう。

 しかし、読み手のことを考え端的にわかりやすくまとめることが重要だ。

 目安は、A4用紙2〜3枚である程度量を確保した上でクリアにまとめることである。

職務経歴書のフォントは明朝体

 書類作成に多く使用される明朝体が好ましい。装飾文字などは避け、あくまでビジネス文書にも対応した無難な文字を使用しよう。

職務経歴書の体裁

  • 職務経歴書はPCで書くことが好ましい
  • 用紙はA4サイズで白無地
  • 職務経歴書の枚数は2〜3枚におさめる
  • 職務経歴書のフォントは明朝体




職務経歴書の書き方【2種】

【職務経歴書の書き方①】編年体形式

特徴:時系列に沿って業務内容を書く

 編年体形式は、時系列に沿って経験した業務内容を記していく書式である。

 新卒入社から現在に至るまでの過程を順に追っていく「編年代式」と、直近の経歴を冒頭に書き、そこから過去に遡っていく「逆年代式」がある。

 通常は年代式で記載することが多いが、職歴が長い場合や、最近のキャリアが応募先企業と合致する場合は、逆年代式で記載するとよりアピールしやすい。

 編年体形式で書くことのメリットとして、経歴が一目で分かる点があげられる。

 一方で、職歴が長い場合にはどこが強みなのかが読み取りにくくなるというデメリットもある。

 キャリアが長い人は自己PRや業務経歴の要約などを別枠に用意することで補填するといいだろう。

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【職務経歴書の書き方②】キャリア形式

特徴:関連業務やプロジェクト単位で経験をまとめる
   転職回数が多い人や専門性の高い業種に就いていた人向け

 キャリア形式は、これまでに経験した業務をプロジェクト単位で記載していく書式である。

 職歴が複雑な場合や専門性の高い業種に就いていた人は、こちらの形式で書くことをおすすめしたい。

 応募先企業との関連性が高い経験を優先して書くことができるため、転職後の活躍をアピールしやすいというメリットがある。

 一方で、時系列順の記載ではないため履歴書と照らし合わせるのに手間がかかるというデメリットもある。

 また、情報を過不足なく盛り込むことも難しいため、面接官によってはマイナスに捉えられてしまうことも考えられる。

 そういったリスクを踏まえた上で、読みやすい構成で記載することを心がけるといいだろう。

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 以下では職務経歴書の項目ごとに書き方のステップや押さえるべきポイントを解説していく。

職務経歴書の書き方で押さえるべきポイント【項目別】

職務経歴書の書き方:①職務要約

 職務要約は、職務経歴書の中で一番最初に人事担当者の目に留まる項目である。

 ここで採用担当者の興味を引くことができなければ、その他の項目に目を通さずに書類選考で落とされてしまうかもしれない。

 書類選考の通過度を高めるには、端的かつ採用担当者にとって魅力的な文章を作り上げる必要がある。

【職務経歴書作成編】魅力的な職務要約を作るための文章構成

  • ステップ1:経歴と経験業務の要約

    「経理部門にて○○年から現在まで、月次・年次・連結財務諸表作成、決算短信、有価証券報告書作成などの業務に携わってまいりました。」
  • ステップ2:自己PRや特筆すべきこと

    「経理システム再構築による業務効率改善の際には、経理チームのリーダーを経験しております。現在はマネージャーとして、指導・管理面に力を注いでいます。」
  • ステップ3:志望先での意欲アピール

    「今後は、これまでの経験を活かして、より専門性を高めた経理業務で貴社に貢献致します。」
■ステップ1: 経歴と経験業務の要約
 
 入社後からのこれまでの経歴を簡単に伝える。職務経歴の項目で具体化するので、期間や経験業務を簡潔にまとめる程度でよい。

ステップ2: 自己PRや特筆すべきこと

 自己PRや特筆すべき点を伝えよう。具体的な数値で成果を表せるとなおよいが、事務や経理部門などの場合には業務の正確さやマネジメントなどをアピールするのも効果的だ。

ステップ3: 志望先での意欲アピール

 採用担当者に対してやる気と熱意が伝わるよう、今後の意気込みを述べる。「会ってみたい」と思ってもらうために、貢献していきたいという気持ちをアピールしよう。

 上記の3つの構成で文章を整えた上で、最後に気をつけるべきポイントを紹介する。伝わりやすい職務要約を作るためにぜひ意識してほしい。

【職務経歴書作成編】ここに気をつけよう!より魅力的な職務要約を作るための2ポイント

  • ポイント1:具体的な数値を用いる

    「○○年間」「○人のマネジメント」「○○円の売り上げ達成」
    など具体的な年数や人数を記載すること。読み手がイメージしやすい。
  • ポイント2:4〜6行程度にまとめる

    文章が長すぎても、人事担当者に悪印象を与えてしまう。
    端的かつ分かりやすい文章にするためにも4~6行程度にまとめよう。

職務経歴書の書き方:②職務経歴、③配属先・役職、④業務内容

 前項の職務要約でまとめた経歴をより具体化していく。

 編年体形式では、まず在籍期間や務めた勤務先や部署、そこでの役職について時系列順に詳しく記載する。キャリア形式の場合には職種やプロジェクトごとで区切り、勤めた会社と在籍期間をまとめよう。

 続いて具体的な業務内容を記載する。改行や鍵カッコ・箇条書きなどを用いて、採用担当者が見て分かりやすい見た目に整えよう。

【職務経歴書作成編】ここが大切!見やすい職務経歴を作るための3ポイント

  • ポイント1:在籍期間と勤務先名を最初に記載する

    在籍期間は一般的に年月まで。日付は書かない
    勤務先の名称は省略しないこと。「○○株式会社」など正式名称で!
  • ポイント2:役職名の記載を工夫しよう

    管理職の場合には「○○部 部長(部長以下○○名)」などと構成まで書く
  • ポイント3:改行や鍵カッコ・箇条書きを用いて業務内容を分かりやすく伝える

    【経理業務】
    ・仕訳、伝票処理(売掛金、買掛金、未払金、前払い金)
    ・年末調整、償却資産
    ・現金出納管理、預金口座管理

職務経歴書の書き方:⑤自身のポジション

 その他プロジェクトなどに携わっていた場合にも、自分の役職名と構成人数を書くとよい。プロジェクトにおける担当業務も忘れずに記載しよう。

職務経歴書の書き方:⑥活かせるスキル・経験

 転職先企業で活かすことのできるスキルについて具体的に説明する。具体的な資格が無くとも、これまで携わってきた業務から転職先で活かせる経験について端的にまとめよう。

 その他必要であれば、Word、Excel、PowerPointなどのPCスキルや語学テストのスコアも忘れずに記入したい。

 とくに語学などのスキルは(TOEIC850:英語を用いての商談経験あり)などと具体化することによって、どの程度のレベルなのかが採用担当者にしっかり伝わるよにしたい。

職務経歴書の書き方:⑦自己PR

 自分のこれまでの職務経歴の中から、とくに採用担当者に着目してほしいポイントをまとめよう。

 「○○する能力」「○○の知識と経験」など最初に結論となるアピールポイントを書き、その根拠となるこれまでの業務経験を付け加えよう。

 自己PRの作成に関しては以下で詳しく解説してあるので、参考にしてほしい。

職務経歴書の書き方:⑧今後のキャリアプラン

 これまでの総括となる項目だ。

 培ってきた能力を活かして転職先にどのように貢献していけるかを熱意が伝わるようにまとめよう。

 3~4行程度の長さが望ましく、余裕があれば採用担当者に対する面接への意気込みを伝えよう。

【職務経歴書作成編】明確なキャリアプランを作るための2ポイント

  • 前職での経験を踏まえること

    これまでの経歴と今後のキャリアプランには一貫性がなければならない。前職での経験を踏まえた上で書いていこう
  • 中長期的なキャリアプランを書くのも効果的

    5年後、10年後と中長期的なキャリアプランを書くことで、より明確なビジョンがあることを人事担当者にアピールできる
 最後に職務経歴書における各項目についてのまとめを載せておく。抜け漏れがないように必ずチェックしておこう。

職務経歴書に記載する項目・内容のまとめ

  • ①職務要約
     職務経歴の概要をまとめて冒頭に記載。転職においてPRしたい点を強調する
  • ②職務経歴
     事業内容、資本金、従業員数など、会社の情報を記載する
  • ③配属先
     配属先の部署名を記載する。部署名から業務内容がわかりにくい場合は補足を加える
  • ④業務内容
     担当業務の内容、取り扱っているサービス、商品について記載する
  • ⑤自身のポジション
     配属先・チームの構成、自身のポジションについて記載する
  • ⑥活かせるスキル・経験
     転職先企業で活かすことができるスキル・経験を具体的に説明する
  • ⑦自己PR
     業務で身につけた知識、転職先企業での業務姿勢についてアピールする
  • ⑧今後のキャリアプラン
     転職によってどのようなキャリアプランを実現したいか、またどのように企業貢献していくかを記載する

 職務経歴書は自由書式であるため、読み手に魅力が伝わるよう工夫することが求められる。

 単なる経歴の羅列ではなく、その経歴の中でどのような経験をし、それが転職先企業でどう活きるかを伝えなければならない。

 採用担当者や配属先担当者など、読み手が知りたい情報を想像した上で記載することが書類選考を突破するコツだと言えるだろう。当記事を適切な職務経歴書の作成に役立ててほしい。

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