1. 【今さら聞けないExcel活用術】プレゼンの8割は資料で決まる!基本のグラフの作り方

【今さら聞けないExcel活用術】プレゼンの8割は資料で決まる!基本のグラフの作り方

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 「会議で使う資料を準備する」「取引先へのプレゼン資料を作成する」

 そんなとき、たかが資料だと軽く見てはいないだろうか? 資料は要点や重要な数字が伝わらなければ意味がない。

 そこで活用したいのがExcelの「グラフ」だ。ひと目で数値の変化や差異が理解できるExcelグラフは、プレゼンや会議資料に最適だ。また、市場の動向や需要などのデータ分析にも役立つ。

 今回は、Excelの基本のグラフから複数グラフの作成・編集方法など最適なExcelの作り方を紹介していこう。

①棒グラフの作り方:項目を比較するのに最適

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 Excelのグラフは、並べられた数字だけでは理解しにくいデータの変化や比較などを、見やすくするために使われる。

 まずは、基本の「棒グラフ」の作り方を説明する。

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 グラフを作るときは、以下2つの手順を踏めばいい。2つ目の手順で選択するグラフを変えれば、「横棒グラフ」「折れ線グラフ」「円グラフ」も同様に作成できる。

【手順】

  • グラフにしたい対象データの範囲を選択
  • 範囲を選択後、「挿入」タブの「グラフ」→「縦棒」からデータにあった形のグラフを選択。ここでは「2-D」のシンプルな棒グラフを選択する
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 Excel上で棒グラフが完成した。ひと目見て、商品Bがトップの売上だと分かる。棒グラフは、項目を比較するのに向いている。

 また、グラフを横に並べて商品ごとの集計値を比較したり、縦につみ上げて全体の構成比率を表したりすることもできる。

②折れ線グラフの作り方:データの変化を表しやすい

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 Excelの折れ線グラフは、一定期間のデータの変化や増減を表すのに適している。

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  Excelの折れ線グラフを作成するには、「挿入」タブの「折れ線」からグラフのスタイルを選択する。グラフ上に数字の表示や、線の太さの変更もできるので、見栄えがいいように工夫してみよう。

 また、Excel上でデータを比較するために、複数の折れ線グラフを重ねたり、棒グラフと組み合わせたりできる「混合グラフ」を作ることもできる。Excelの混合グラフについては、④で詳しい作り方を解説しよう。

③円グラフの作り方:項目ごとの割合をひと目で表す

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 Excelの円グラフは、項目ごとの割合を表すのに役立つ。「3-D」形式で段差をつけて表現するとグラフを強調できる。

 まずはExcelで基本の円グラフの作り方を紹介しよう。

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【手順】

  • グラフにしたい対象データの範囲を選択
  • 範囲を選択後、「挿入」タブの「グラフ」→「円」からデータにあった形のグラフを選択。

  Excelの表にデータを入れるときに、数値が大きいものから順に入れると円グラフにしたときにきれいに作成できる。


応用:円グラフの質を上げる

 さらに、Excelでより見やすい円グラフを作るために、ちょっとした工夫をしてみよう。

配置を整える

  Excelのグラフの中に、商品名とその割合を表示してみよう。そうすることで、より全体を把握しやすいグラフになる。

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 まずは配置を整える。商品名は円グラフ上に表示したいので、グラフ右側にある凡例は削除。

 タイトルは、円グラフの空間を広くとるために左に寄せた。

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 次にExcelの「グラフツール」内のタブ「レイアウト」を選択。

 「データラベル」の「その他のデータラベルオプション」を開くと、Excelでグラフに表示する内容や位置を設定できる画面になる。

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 グラフ上には、商品名(分類名)とその割合(パーセンテージ)を表示したいので、2項目にチェック。

 完成したのが以下のグラフだ。

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 最初の円グラフと比べると、パッと見て各商品が占める割合を数値でも理解できる円グラフになった。

色を工夫する

 次に色を変えてみよう。配色を変えるだけで、円グラフの見栄えが一層よくなる。

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 円グラフをクリックして、「グラフツール」の「書式」タブを選択。

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 次に「図形の塗りつぶし」を開いて、色を選ぶパレットから好きな色を選んでアレンジする。今回は明るめの配色にした。

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 最後は「図形の枠線」で白を選択し、「太さ」を「1pt」に設定。

 目立たせたい項目の色を濃くするとほかの項目と差別化しやすい。また、項目間を少し開けると見栄えが良くなるので自分の作り方を試してみるとよいだろう。

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 最初に作ったグラフと比べると印象がまったく違うのがわかる。

 円グラフだけでなく、棒グラフや折れ線グラフも色や太さ、内容の表示の仕方によって工夫できるので、いろいろな作り方を試してみるとよいだろう。

④複合グラフの作り方:相対比較する

 複合グラフとは、「棒グラフと線グラフ」など2つのグラフを重ねて表示するグラフのこと。2つのデータを重ねることで、データの傾向を相対的に比較できる。さらにデータ同士の関係性も理解できる。

 ここでは、商品A・商品B・商品Cの売上の棒グラフに、東京支店・大阪支店・名古屋支店の売上平均の折れ線グラフを重ねる作り方を紹介していく。

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このままだと、「平均値」のグラフが分かりづらい

 まずは商品ABCの縦棒グラフを作成する。

 青色が「東京の売上」、赤色が「大阪の売上」、緑色が「名古屋の売上」だ。

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商品が軸だったのを、東京・大阪・名古屋を軸に変更し、支店ごとの売上を見やすくした。

 グラフ全体を選択して、「グラフツール」タブの「デザイン」にある「行/列の切り替え」を選択して行列の内容を切り替える。

 次に平均値の棒グラフをクリック。

 「グラフツール」タブの「デザイン」から「グラフの種類の変更」を選択。

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 「グラフの種類の変更」画面が表示されるので、変更したいグラフの種類を選択する。

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 東京・大阪・名古屋の棒グラフの上に、平均値の折れ線グラフが表示されて、複合グラフが完成した。

 グラフを修正するときは、修正したい箇所を選択して「グラフツール」内のタブから変更できる。変更したい箇所をダブルクリックすると「書式設定」が開けるショートカットもおすすめだ。

 ほかにも、Excel上でフォントの種類を変えたり、文字の配置を揃えたり、文字の書式を統一したり作り方を覚えたり、ちょっとした気遣いで見違えるほど見やすい資料に生まれ変わる。

 たかが資料、されど資料。Excleを駆使して効率よく、見やすい資料の作り方を知ってる人間は重宝されること間違いなしだ。

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