1. 【今さら聞けないExcel活用術】圧倒的に作業効率が上がる!実は簡単だった基本のエクセル関数5選

【今さら聞けないExcel活用術】圧倒的に作業効率が上がる!実は簡単だった基本のエクセル関数5選

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 「エクセルの関数って、なんだか難しそう」、「関数なんて使わなくても作業はできるよ」なんて会話をよく耳にするが……それは大間違い!

 エクセルの関数は難しくない。そして、使えばいままでの作業が半分の時間で済む、時短の強い味方なのだ。

 今回は、関数のなかでもより使用頻度の高い5つを厳選して紹介する。いままでの関数への苦手意識を払拭し、関数マスターになって効率良く仕事をしよう。

数値の合計を出したい〈SUM関数〉

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 SUM(サム)関数は、指定した数値を合計する関数だ。

 各商品の売り上げのまとめを頼まれた! そんなときは、SUM関数を使って各商品の売り上げの合計を出そう。〇には、「(A2:A5)」など指定するセル範囲を入力する。
≪使用例≫
「商品AからFの月ごとの売上合計を出したい」
→SUM関数で商品Aから商品Fの合計の数値を出す。
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 赤く囲んだ数式「=SUM(D3:D8)」は、D3のセル(商品A)からD8のセル(商品F)までの合計を表示する、という指示になっている。

 セルを指定するときは、D3のセルをクリックしたまま、D8までドラッグすれば簡単に選択できる。 

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 なお、SUM関数や、次に紹介するAVERAGE関数など簡単なものは、自分で数式を挿入しなくても、右上にあるオートサムボタン「Σ」をクリックすれば自動で関数が入力されるのでおすすめだ。

平均値を出したい〈AVERAGE関数〉

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 AVERAGE(アベレージ)関数は、指定した数値の平均値を表示する関数だ。

 〇には、SUM関数と同様に、「(A2:A5)」など指定するセル範囲を入力する。

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 赤く囲んだ数式「=AVERAGE(C15:C20)」は、C15(=商品Aの数量)からC20(=商品Fの数量)までの平均値を表示する、という指示になっている。

 各営業部課の売上平均を出したり、各部署の経費の平均を算出したりするときも使えるので、事務や営業、それぞれの業種で使用頻度の高い関数だろう。

ある条件によって表示する内容を変えたい〈IF関数〉

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 IF(イフ)関数は、「もしこの条件を満たせば〇〇する。

 そうでなければ、△△する」などのように、指定した条件を満たしているかどうかによって、セルに表示する内容を変える関数だ。

≪使用例≫
「商品の在庫を、100個は持つ必要がある。在庫数をもとに、発注の有無を確かめたい」
→商品AからFの在庫数が100個以上ある場合は、「在庫あり」、100個未満の場合は「要発注」と表示する処理を行う。
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 赤く囲んだ数式「=IF(B3<100, "要発注", "在庫あり")」は、B3(=商品Aの在庫数)が、100未満だったらという条件に対して、真の場合(=100未満である)は「要発注」と示し、偽の場合(=100以上である)は「在庫あり」と表示する、という指示になっている。

 商品BからFに関しては、C3のセルをコピペすれば同じように表示される。なお、真の場合と偽の場合を入力する際は、「""」で囲む必要があるので気を付けよう。

 ひとつひとつ自分で確認して手入力する手間が省けるうえに、在庫数を変更した場合も、自動的に発注の有無も変更されるのでとても役に立つ。




条件に当てはまるセルを表示したい〈VLOOKUP関数〉

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 VLOOKUP(ブイルックアップ)関数は、指定した範囲のなかから、特定のデータに対応する値を抽出できる関数だ。

 名前はよく聞くが使い方が分からない、という人が多い関数なので、ぜひマスターして仕事に役立ててほしい。

≪使用例≫
「 商品コードのなかから、ひとつの商品データを抽出したい」
→VLOOKUP関数を使って、検索範囲と、抽出したい情報がある列を指定し、抽出したい情報はなにかを入力して表示する。
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 赤く囲んだ数式「=VLOOKUP(B2, A10:E17, 5, FALSE)」は、検索する値のB2(=商品コード003)のA10からE17の範囲内で、列番号5(=在庫場所)を抽出するという指示になっている。

 商品名・価格・在庫数を表示するのも、列番号をそれぞれのある列に変えただけで同様の手順だ。一番最後に入力した「FALSE」は検索する条件に完全一致のものだけを抽出する場合に入れる。

 これは、検索した条件に当てはまるものがなかった場合のためだ。FALSEでは、エラーと表示され、「TRUE」や省略した場合は、条件に近いものを表示する。基本はFALSEを入れておけば良いだろう。

 なお、列は左から数えて何列目かの数字を入れる。2列目なら「2」を、5列目なら「5」を入力する。

 膨大なデータのなかから条件に合ったものを抽出するのに役立つ関数だ。

 ただし、VLOOKUP関数は、表の縦方向(列)のみに対応しているので、横方向(行)で情報を抽出したい場合は使えないので注意しよう。

条件に当てはまる数値の合計を出したい〈SUMIF関数〉

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 SUMIF(サムイフ)関数は、指定した「範囲」のなかから、「検索条件」に一致するセルを検索して、見つかったセルと同じ行や列内の「合計範囲」のなかのセルの数値の合計を求める関数だ。
≪使用例≫
「商品A・B・Cの中から、商品Aの売り上げ合計のみを抽出したい」
→SUMIF関数を使って、商品A・B・Cの検索範囲とその合計範囲を指定し、商品Aのみという検索条件で合計を算出する。
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 赤く囲んだ数式「=SUMIF(B3:B11, "商品A", C3:C11)」は、B3からB11(=商品ABC)の範囲の合計範囲(=売上)C3からC11のなかから、検索条件(=商品A)の売上合計の結果を出すという指示になっている。

 経理であれば、会社全体の数字を管理するときに、営業なら自分が担当する商品や取引先の数字を管理するときに使えるのでぜひ活用してほしい。

 今回、確実に押さえておきたい関数5つを紹介したが、まずは使用頻度がとくに高いSUMやAVERAGEから使い始めるのもいいだろう。使える機会があれば他の関数もどんどん使って、周りも驚く関数マスターになろう。

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