1. ビジネスパーソンが身に付けたい「PREP法」: 上司・部下に信頼される“論理的な話し方”

ビジネスパーソンが身に付けたい「PREP法」: 上司・部下に信頼される“論理的な話し方”

 ビジネスの基本ともいえる「報・連・相」。3原則を守ることは重要だが、上司に「結局何が言いたいの?」なんて顔をされてしまっては元も子もない。

 ビジネスシーンでは「論理的な話し方」が、求められる。論理的に相手に伝えられるようになるために、「PREP法」を身につけよう。

「PREP法(プレップ法)」のキホン

 PREP法は、話す順序のこと。上司への報・連・相のシーンだけでなく、部下への指示やプレゼン、営業シーンでも使える。

論理的に話すための順序

  • P(point:結論)伝えることの要点
  • R(reason:理由)何故その結論なのか
  • E(example:根拠)その結論に至った根拠となる事例
  • P(point:まとめ)最初の結論を再度確認
 この順序で話すと、「何を言いたいのか途中でわからなくなった」「まごついた話し方をしてしまい、上司と上手くコミュニケーションが取れない」といった悩みから解放される。

 「論理的に話す」という目標を達成するために、意識的に「結論から」言うようにクセづけることから始めよう。

PREP法の具体例! 明日から使える話し方フレーズ

 PREP法を明日からでも実践するために、具体的なフレーズを紹介していこう。PREP法を身につけると、話し方だけでなく「論理的に思考する」能力も身につく。

P:結論のフレーズ例

  • 私は、〜〜だと思います
  • 結論から申しますと
  • 一番大事なことは
  • 私がここで言いたいのは
 これらのフレーズを最初に言うためには、相手に話す前に内容をまとめて“結論”を出しておく必要がある。話す内容の全体像が掴めていると、グダグダと話さなくなり、相手の時間を取らなくなる。

R:理由のフレーズ例

  • なぜなら
  • どうしてかと言うと
  • と言うのも
  • その理由は
 理由は一言で、シンプルに伝えると良い。頭の中では、次に続く「E:根拠」との関連性を明確にしておこう。根拠のない理由に、上司や部下、営業先も頷かない。

E:根拠のフレーズ例

  • 例えば
  • 例を挙げると
  • データを見てみると
  • 具体的に申しますと
 根拠は、数字を用いるなどして「説得力」を高めることが重要。官公庁がリリースしているような信頼度の高いデータは、具体的でいて客観的でもある。 

 プレゼン時にはデータを揃えるのはもちろんだが、「事実」を活用すると聞き手の共感を得やすくなる。

P:まとめのフレーズ例

  • 以上のようなことから
  • ですから
  • 繰り返しになりますが
  • 色々話しましたが
 最後のまとめは、最初に言った結論の「念押し」。改めて言うことで、自分が最終的に何を伝えたいかを明確にする。

トラブルなどの“報告しにくいこと”は「ERP」で!

 トラブルが発生したとき、PREP法を使って上司に報告すると「問題が起きました」と言う報告から自分が何をするのかを明確にできない。

 そんな時は「ERP」の順序で話すとスムーズになる。「問題が起きました」→「E:今、〜〜という状況です」→「R:〜〜になる可能性があります」→「P:以上のことから、〜〜する対応が必要です」。

 トラブルが起きた時には、状況を伝えること・解決法を提示するように心がけよう。

 
 「PREP法」という言葉は聞いたことあるけど、実践はしていないビジネスパーソンもいるかもしれない。PREPを意識して話すだけで、論理的な話し方・思考が培われる。

 筋の通った話し方をすると、「話がシンプルでわかりやすい」という印象を相手に与えられる。できるビジネスパーソンへの第一歩として、ぜひ明日から実践してみてほしい。

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