1. 【花見幹事の役立ちマニュアル】これさえ押さえればカンペキ:花見当日までの段取り6ステップ!

【花見幹事の役立ちマニュアル】これさえ押さえればカンペキ:花見当日までの段取り6ステップ!

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 春一番が観測され、そろそろ桜の開花が待ち遠しい季節に。会社で「花見」の幹事を任されるという読者もいるのではないだろうか。

 初めて花見の幹事を任される読者も「段取り」さえわかれば、あとは花見当日を待つのみ。今回は、花見当日までの段取りを6ステップに分けて紹介したい。

段取りの極意! 花見当日までの6ステップ

 会社で行う花見もあれば、グループ内で行う花見もあるだろう。本記事では花見に参加する人数の多寡も考慮して、重要な段取りについて紹介していきたい。

①花見の日程決め

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by yto
 花見の幹事を任されたらすぐに取り掛かりたいのが「日程決め」。早めに日程を決めなければ、他の予定が入りやすいのが花見シーズンだ。

 2月下旬にもなると、桜の開花予想が発表される。予想情報を参考にしながら、1週間〜2週間程度の花見の候補日を挙げよう。

 日程調整の際には、「調整さん」などの出欠管理ツールを活用するのがオススメ。会社の連絡手段に合わせた調整ツールを活用してほしい。

 2017年の東京の開花予想(3月1日現在)は、「開花:3月23日(木)ごろ」「満開:3月31日(金)ごろ」とのこと。開花予想通りであれば、花見のベスト日程は「3月31日(金)〜4月2日(日)」。混雑する日を避けるのであれば、花見に最適な日程から3日前後余裕を持たせるといいだろう。

 花見の日程決めの際には「予備日」をつくることを忘れてはいけない。春は天気が不安定なので、急に雨が降ることもある。雨天時にも焦らないように、予備日を設けておこう。

②花見をする場所選び

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 最初の日程決めミッションを終えたら、次にやっておきたいのが花見をする場所選び。都内では上野恩賜公園や新宿御苑、代々木公園といった有名どころは相当な混雑が予想される。花見の目的・人数に適した場所選びをするのが重要だ。

 花見をする場所選びの際に確認しておきたいのがこちら。

花見の場所を選ぶときには、ここをチェック!

  • 混雑度
  • 地形(平坦、山なりなど)、地面(アスファルト、土、芝生など)
  • トイレの数や場所
  • コンビニなどの買い出しスポット
 混雑度は「桜の名所」とされる場所ほど高くなる。社員同士のコミュニケーションを図る場合などであれば、周りがガヤガヤしていない穴場の公園などを探してみよう。

 しかし、人気スポットでは屋台などが出ていて「お祭り感」を楽しむことができる。雰囲気で酔えるので、花見を新入社員とのアイスブレイクの場としてはオススメだ。

 地形、地面については大人数であれば、平坦な場所の方がやりやすい。大量のおつまみやお酒をシートの上に広げやすく、1枚のシート上に人もたくさん座れる。また、花見シーズンに「強風」「雨」などの日が多ければ、地面はアスファルトのほうがオススメ。土も飛ばず、地面が乾きやすく、シートがぐちゃぐちゃにならない。

 また、花見の際にお酒を飲む場合にトイレは要チェック。桜の名所の女子トイレに長蛇の列ができるのは、春の風物詩といっても過言ではない。どれくらいトイレがあって、どこにあるのか、事前に確認しておこう。

 お酒やおつまみを買い足す事態になっても大丈夫なように、コンビニやスーパーが花見スポットの近くにあるかということも要チェックだ。

③花見開催の日程の連絡

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 花見の日程と場所を決定したら、すぐにメールなどで参加者に連絡をしよう。連絡の際には以下のことを記載しておこう。

花見の日程連絡

  • 日時
  • 場所:地図や具体的な集合場所を記載する
  • アクセス:○線○駅の何口から徒歩何分で来れるのか記載する
  • 会費:会費の有無、当日徴収・前日徴収なのか記載する
  • 幹事の連絡先:携帯の電話番号
  • 雨天時の対応:予備日での開催なのか、当日に会社の会議室や別会場で行うのか
 花見当日の1週間前、3日前には天候についての連絡を入れておくのがオススメ。気温が低ければ、羽織ものの用意を促すなどの気遣いを見せよう。

 また、花見ではレジャーシートの上に溢れたお酒を踏んでしまって、靴下が濡れてしまうことが多々ある。替えの靴下の準備なども、事前に伝えておくことをオススメしたい。

④参加者リスト作り

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 参加者の多い飲み会の場合は、参加者リストを事前に作成しておくと良いだろう。リストを作っておくことで、花見参加者の支払いをチェックすることができる。

 リストを作りながら花見に参加する人の名前も覚えることができる。幹事としては、どの部署のどんな役職の人なのかをしっかり把握した上で、花見参加者の案内をしたい。

⑤場所取り

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 花見当日で、最も重要なミッションが「場所取り」だ。桜の名所で金土日に花見をする場合は、前日に場所取りする人が多い。場所取りを「仕事」として任されている場合は、公園の規則などに則って前日から場所を確保しておこう。

 どこに花見スペースを確保するかは下見をして事前に決めておきたい。桜の見え方、人数分の花見スペースの有無、地面の様子、トイレ・ゴミ捨て場からの距離などがチェックポイントだ。

 前日に花見の場所取りをするときは、20時ごろにベストポジションで楽しそうに花見をしているグループの幹事に「突然すみません。幹事様いらっしゃいますか?」と声をかけよう。幹事の方に、片付けをやるので終わったら譲ってほしい……とお願いすると、快く場所を譲ってくれる人が多く、確実に場所を押さえることができる。

 花見の場所取りの際には、以下のアイテムを忘れないでほしい。

花見の場所取りに欠かせないアイテム

  • ブルーシート:人数分に合わせたサイズ・枚数を揃えておく
  • 画用紙とマジックペン:名前、人数、使用時間を書いてシートに貼っておく
  • ガムテープ:シートが飛ばないようにしたり、画用紙をシートに貼ったり様々なシーンで活用する
  • ダウンなどの防寒グッズ:長時間場所取りをする場合は、ダウンやストールなどが必要不可欠
  • スマホや雑誌などの暇つぶし:時間を潰すためのアイテムも重要
  • 食料:空腹時に自分が食べるものを用意しておく

⑥花見当日の流れ

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by Dick Thomas Johnson
 気の知れた同期や友人たちとの花見では必要ないが、会社の行事ともなれば開会の挨拶などをする必要がある。

花見当日の流れの一例

  • 9割程度の参加者が揃ったら、開会の挨拶・乾杯の挨拶
  • 新入社員が参加している場合は、新入社員の紹介
  • 余興などを行う会社であれば、宴会の雰囲気などを見ながらゲームなどを行う
  • 2、3時間経過したところで閉会の挨拶
 当日の流れについては、ほんの一例だ。花見の幹事を務めた経験のある先輩社員に、どんな流れでやったのかを確認するのが確実だ。


 以上、花見の幹事のための段取りについて紹介した。私も花見の幹事をした経験があるが、天候には何度も悩まされた。雨が降らなくても、春とは思えない冷え込みであったり、おつまみが吹っ飛んでしまうほどの強風であったりと様々だ。片付けの際には、溢れたお酒で足がびしょ濡れになったこともある。

 「花見の予備日(もしくは別会場を押さえる)」「靴下」「ブランケット」の3つは、幹事には忘れないでもらいたい。花見の際にスカートを履いた女性がいたら、ブランケットやストールをそっと差し出すとスマートだろう。

 花見を段取りよくこなして、「デキる幹事」の称号をゲットしよう。

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