1. 【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 1番目の画像
 春一番が観測され、そろそろ桜の開花が待ち遠しい季節に。会社で「花見」の幹事を任されるという読者もいるのではないだろうか。

 初めて花見の幹事を任される読者も「段取り」さえわかれば、あとは花見当日を待つのみ。今回は、花見当日までの段取りを7ステップに分けて紹介したい。
目次
+ + 幹事の段取り極意! 花見当日までの7ステップ
+ + 花見幹事が注意喚起すべき「花見の対外的なマナー」
+ + 会社のお花見で役立つアイテム7選

幹事の段取り極意! 花見当日までの7ステップ

 会社で行う花見もあれば、部署やチーム単位で行う花見もあるだろう。

 本記事では花見に参加する人数の多寡も考慮して、重要な段取りについて紹介していきたい。

花見幹事の段取りステップ①:花見の日程決め

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 2番目の画像
by yto

 花見の幹事を任されたらすぐに取り掛かりたいのが「日程決め」。早めに日程を決めなければ、他の予定が入りやすいのが花見シーズンだ。

 2月下旬にもなると、桜の開花予想が発表される。予想情報を参考にしながら、1週間〜2週間程度の花見の候補日を挙げよう。

 日程調整の際には、「調整さん」などの出欠管理ツールを活用するのがオススメ。会社の連絡手段に合わせた調整ツールを活用してほしい。

 2018年の東京の開花予想(2月28日現在)、「開花:3月19日(月)ごろ」「満開:3月26日(月)ごろ」とのこと。

 開花予想通りであれば、花見のベスト日程は「3月25日(日)〜4月1日(日)」。混雑する日を避けるのであれば、花見に最適な日程から3日前後余裕を持たせるといいだろう。

 花見の日程決めの際には「予備日」をつくることを忘れてはいけない

 春は天気が不安定なので、急に雨が降ることもある。雨天時にも焦らないように、予備日を設けておこう。

花見幹事の「日程調整」6つのコツ

  • 飲み会の主役や管理職の日程を押さえることが最優先
  • 候補日は3〜4日に絞る
  • 日程調整メールには必ず回答締め切り日を設ける
  • 参加人数の多い花見を行う場合、1ヶ月前に日程調整する
  • 便利な予定調整ツールを使う
  • 候補日の中から花見の予備日を決めておく

花見幹事の段取りステップ②:下見して花見会場を決定する

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 3番目の画像

 最初の日程決めミッションを終えたら、次にやっておきたいのが花見をする場所選び。

 都内では上野恩賜公園や新宿御苑、代々木公園といった有名どころは相当な混雑が予想される。花見の目的・人数に適した場所選びをするのが重要だ。

 花見をする場所選びの際に確認しておきたいのがこちら。

花見の場所を下見するときには、これをチェック!

  • 混雑度
  • 地形(平坦、山なりなど)、地面(アスファルト、土、芝生など)
  • トイレの数や場所
  • コンビニなどの買い出しスポットの数や場所

 混雑度は「桜の名所」とされる場所ほど高くなる。

 社員同士のコミュニケーションを図る場合などであれば、周りがガヤガヤしていない穴場の公園などを探してみよう。

 一方、定番の人気スポットでは屋台などが出ていて「お祭り感」を楽しめる

 雰囲気で酔えるので、新入社員とのアイスブレイクの場として花見を活用するのであればオススメだ。

 地形、地面については、大人数での花見であれば「平坦な場所」の方がやりやすい。

 平坦な場所であれば大量のおつまみやお酒をシートの上に広げやすく、1枚のシート上に座れる人の数も増える。

 また、花見シーズンに「強風」「雨」などの日が多ければ、地面はアスファルトのほうがオススメ。砂塵も舞わず、地面が乾きやすく、シートや靴がぐちゃぐちゃにならない。

 また、花見の場所を下見する際にはトイレの位置を要チェックしてもらいたい。

 桜の名所の女子トイレに長蛇の列ができるのは、春の風物詩といっても過言ではないくらいだ。どれくらいトイレの個室があって、トイレはどこにあるのか、事前に確認しておこう。

 お酒やおつまみを買い足す事態になっても大丈夫なように、コンビニやスーパーが花見スポットの近くにあるかという点も要チェックだ。

花見幹事の段取りステップ③:花見開催の日程の連絡、出欠確認

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 4番目の画像

 花見の日程と場所を決定したら、すぐにメールなどで参加者に連絡をしよう

 連絡する際には以下のことを記載すると抜け漏れないはずだ。

【花見幹事の段取り】花見の日程連絡

  • 日時
  • 場所:地図や具体的な集合場所を記載する
  • アクセス:○線○駅の何口から徒歩何分で来れるのか記載する
  • 会費:会費の有無、当日徴収・前日徴収なのか記載する
  • 幹事の連絡先:携帯の電話番号
  • 雨天時の対応:予備日での開催なのか、当日に会社の会議室や別会場で行うのか

 花見当日の1週間前、3日前には天候に関する連絡を入れておくのがオススメ。気温が低ければ、羽織ものの用意を促すなどの気遣いを見せよう。

 また、花見ではレジャーシートの上に溢れたお酒を踏んでしまって、靴下が濡れてしまうことが多々ある。

 替えの靴下の準備なども、事前に伝えておくことをオススメしたい。

【幹事の常識】bcc欄を使った花見の案内状マナー

  • 宛先(To)に自分のアドレスを入力する
  • bcc欄に参加候補者のメールアドレスを入力する
  • メール本文に「このメールは、対象者の方にbccでお送りしています」という一文を追加する

【例文】日程調整後に送る花見の出欠確認メール

  • 宛先(To):山田太郎(abc@u-note.xxx)
    bcc:部署全員のメールアドレス
    件名:【ご返信ください】営業部お花見(4/3開催)出欠連絡のお願い

    営業部メンバー各位(※このメールは、対象者の方にbccでお送りしています)

    お疲れさまです。営業部の山田です。

    この度、毎年恒例の営業部お花見を、下記の通り開催いたします。お忙しいところお手数ですが、出欠の連絡を当メールに返信する形でお願いします。

    出欠連絡〆切:3/9(金)17:00

    <営業部お花見 概要>
    日時:4/3(火) 18:30~
    場所:上野恩賜公園(JR上野駅 出口:公園改札口すぐ)
    ※18:00までに東京文化会館の入り口あたりに集合
    幹事の連絡先:090−☓☓☓☓−☓☓☓☓
    雨天時:4/6(金)に延期

    それでは上記よろしくお願いいたします。

    お花見幹事 山田
    (内線:×××-×××)
    ----------------------------------------------------------
    株式会社U-NOTE 総務部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx

花見幹事の段取りステップ④:参加者リスト作り

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 5番目の画像

 参加者の多い飲み会の場合は、参加者リストを事前に作成しておくと良いだろう。

 リストがあることで、花見参加者の支払いの有無をチェックできるだけでなく、リストを作りながら花見に参加する人の名前も覚えることができる。

 幹事としては、どの部署のどんな役職の人なのかをしっかり把握した上で、花見参加者の案内をしたい。

花見幹事の段取りステップ⑤:場所取り

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 6番目の画像

 花見当日の最も重要なミッション「場所取り」。桜の名所で金土日に花見をする場合は、前日に場所取りする人が多い。

 場所取りを「仕事」として任されている場合は、公園の規則などに則って前日から場所を確保しておこう。

 どこに花見スペースを確保するかは下見をして事前に決めておくとよい。

花見幹事が場所取りをするときにチェックするポイント

  • 桜の見え方
  • 人数分の花見スペースの有無
  • 地面の様子
  • トイレ・ゴミ捨て場からの距離

 前日に花見の場所取りをするときは、20時ごろにベストポジションで楽しそうに花見をしているグループの幹事に「突然すみません。幹事様いらっしゃいますか?」と声をかけよう。

 幹事の方に、片付けをやるので終わったら譲ってほしい……とお願いすると、快く場所を譲ってくれる人が多く、確実に場所を押さえることができる。

 花見の場所取りの際には、以下のアイテムを忘れないでほしい。

花見の場所取りに欠かせないアイテム

  • ブルーシート:人数分に合わせたサイズ・枚数を揃えておく
  • 画用紙とマジックペン:名前、人数、使用時間を書いてシートに貼っておく
  • ガムテープ:シートが飛ばないようにしたり、画用紙をシートに貼ったり様々なシーンで活用する
  • ダウンなどの防寒グッズ:長時間場所取りをする場合は、ダウンやストールなどが必要不可欠
  • スマホや雑誌などの暇つぶし:時間を潰すためのアイテムも重要
  • 食料:空腹時に自分が食べるものを用意しておく
  • 充電バッテリー:スマホの充電ができない屋外では必須

花見幹事の段取りステップ⑥:会費を集める

 花見当日、スムーズに幹事の仕事をこなすためにも会費は前日までに集めておくのが望ましい。

 大人数の飲み会では気づかぬうちに中座する人がいるため、飲み会の場で幹事が集金・確認を行なうのが難しいケースも出てくる。

 飲み会が始まる前、できれば前日までに集めて、お金のトラブルを避けよう。

花見幹事の段取りステップ⑦:花見当日の流れ

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 7番目の画像
by Dick Thomas Johnson
 気の知れた同期や友人たちとの花見では必要ないが、会社の行事ともなれば開会の挨拶などをする必要がある。

花見当日の流れの一例

  • 9割程度の参加者が揃ったら、開会の挨拶・乾杯の挨拶
  • 新入社員が参加している場合は、新入社員の紹介
  • 余興などを行う会社であれば、宴会の雰囲気などを見ながらゲームなどを行う
  • 2、3時間経過したところで閉会の挨拶

 当日の流れについては、ほんの一例だ。

 花見の幹事を務めた経験のある先輩社員に、どんな流れでやったのかを確認するのが確実だ。

 乾杯の音頭や花見スタートの挨拶を上司にお願いする場合は、あらかじめ上司に挨拶をお願いしておこう。

 締めの挨拶では、タイミングを見計らって自分から「お開きの時間です」と伝えるのもいいが、短い話で締めてくれる人にお願いしてみるとスムーズに場を締めることができるはずだ。

【例文】花見幹事の始まり・乾杯の挨拶

  • これより、営業部お花見を行います!本日、進行を仰せつかりました山田と申します。よろしくお願いいたします。

    なお、今回のお花見では、◯◯部長よりお志をいただいております。ありがとうございました!(拍手)

    それでは初めに、◯◯部長よりご挨拶をいただきたいと思います。◯◯部長、よろしくお願いいたします。
  • それでは、乾杯にうつりたいと思いますので、みなさん飲み物をお持ちください!乾杯のご発声は、◯◯課長にお願いいたします!

【例文】お花見終わりに幹事が担当する「締めの挨拶」

  • 宴もたけなわですが、お開きの時間が迫ってまいりましたので以上でお開きとさせて頂きます。

    本日は部署恒例のお花見にご参加いただき、ありがとうございました。また、二次会は◯◯酒場で予定しておりますので、奮ってご参加ください!

花見幹事が注意喚起すべき「花見の対外的なマナー」

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 8番目の画像

 会社でのお花見となると、社内的なマナーに目がいきがちかもしれない。

 しかし、野外で飲んだり食べたりするお花見では、近くで花見を楽しんでいるグループや観光客の目があるため、対外的なマナーにも気を遣う必要がある。

 社名に泥を塗らないためにも、以下の基本的なマナーだけは絶対に守ってもらいたい。花見開始時の挨拶できちんと注意喚起しよう。

花見幹事が注意喚起すべきマナー①:桜の木を傷つけない

 花見幹事が注意喚起すべきマナーの1つ目が「桜の木を傷つけない」ということ。

 桜の木は花見会場の私有物であることが多いため、写真を撮る際に桜の枝を引っ張ったり、折ったりといった桜の木を傷つける行為はNG。

 酔ってうっかり桜の木を傷つけてしまった……なんてことにならないように、事前に注意を呼びかけてほしい。

花見幹事が注意喚起すべきマナー②:近所の人に迷惑をかけない

【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ&知っておきたい基本マナー 9番目の画像

 花見幹事が注意喚起すべきマナーの2つ目が「近所の人に迷惑をかけない」ということ。

 花見でよくあるトラブルが「近所トラブル」。花見における“近所”には、2通りの意味がある。

 1つ目の“近所”の意味は「近くの宴席の人」。屋外で行われる花見では、すぐ隣では別グループが飲み会をしていることがほとんど。

 そのため、隣の飲み会に割り込んだり、些細なことから喧嘩を起こしたりする可能性が高くなってしまうのだ。

 2つ目の“近所”の意味は「近隣住民」。住宅地付近にある公園で花見を行う場合、大声で騒いだり、歌ったりすると近隣住民が騒音で迷惑するのは当然のこと。

 会社付近で行うことの多い花見では、近隣住民から「あの会社はマナーがなってない」など悪評がたってしまう可能性もあるのだ。

 近所トラブルの原因となりえそうな参加者がいないかどうか、きちんと幹事として目を光らせておこう。

花見幹事が注意喚起すべきマナー③:ゴミを持ち帰る

 花見幹事が注意喚起すべきマナーの3つ目が「ゴミを持ち帰る」ということ。

 花見シーズンになるたびに社会問題となっている「公園内のゴミ」。大きなゴミ箱からゴミが溢れかえってる光景に見覚えがあるという人も多いのではないだろうか。

 立派な大人として、ゴミを持ち帰るのが基本マナーだ。

 各自が自宅へゴミを持ち帰るか、花見会場が会社の近くの場合は会社に持ち帰るなどの対処をしよう。

 参加者にはゴミ捨てマナーを守るように、幹事としてしっかり注意してもらいたい。

会社のお花見で役立つアイテム7選

 最後になるが、幹事・参加者共通してお花見で役立つアイテムを紹介したい。

 花見の幹事は花見のリマインドメールを送る際に、以下のようなアイテムを持ってくるように呼びかけるといいだろう。

幹事・参加者共通! 花見で役立つアイテム7選

  • ひざ掛けやストールなどの防寒具
  • 魔法瓶に入ったお湯とティーパック
  • ウェットティッシュ
  • 靴下
  • ホッカイロ
  • トランプやUNOなどの簡単なゲームセット
  • 折りたたみ傘

 以上、花見の幹事のための段取りについて紹介した。筆者も花見の幹事をした経験があるが、天候には何度も悩まされた。

 雨が降らなくても、春とは思えない冷え込みであったり、おつまみが吹っ飛んでしまうほどの強風であったりとさまざまだ。片付けの際には、溢れたお酒で足がびしょ濡れになったこともある。

 「花見の予備日(もしくは別会場を押さえる)」「靴下」「ブランケット」の3つは、幹事には忘れないでもらいたい。花見の際にスカートを履いた女性がいたら、ブランケットやストールをそっと差し出すとスマートだろう。

 花見を段取りよくこなして、「デキる幹事」の称号をゲットしよう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する