1. 【若手ビジネスマン必見】上司と来客、どちらを優先する? 入社前に知っておきたいシーン別対応術

【若手ビジネスマン必見】上司と来客、どちらを優先する? 入社前に知っておきたいシーン別対応術

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 若手ビジネスマンは、会社内外でのやり取りで種々のビジネスマナーに気を揉むことも多いだろう。ただでさえ覚えた知識を実践するのは緊張モノなのに、来客と上司に同時に対応を迫られるような状況下では、どちらを優先すべきかと思わず混乱してしまう人も多いのでは。

 今回はシチュエーション別に、来客と上司への応対の仕方を紹介する。

基本は来客優先

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 この「来客・上司問題」とでも呼ぶべき状況においては、基本的に通例とされているものの多くは、来客優先という原則で成り立っている。

 ただし、例えばタクシーに乗る場合、席次上の上座は運転席の後ろの席となるが、これは人によっては乗り降りしにくいと感じる座席でもある。このようなケースでは本人の意思を事前に確認しておくことも肝要だ。

 来客が上座にあたる席を勧めてきた場合も、「いえいえ、お客様が」などと執拗に譲り合いをするのはタブーである。そういった場合は、感謝の意を示しつつ素直に従うという臨機応変さも求められる。

 来客時の席次についてはこちらの記事を参照してほしい。続いてケース別の具体的な対応例を紹介しよう。

紹介編:来客と上司、それぞれ紹介する順番は?

 部下である自分が仲介役となり、来客と上司に互いを紹介しなければならないケースだ。ここで気を付けるべきは、来客に優先的に上司の情報を知ってもらう、という順序になっていること。つまり①来客に上司紹介、②上司に来客紹介という順序となる。

 ①では自社の社員である以上、上司であっても敬称は省いて紹介するという点も抑えておきたい。

①上司を来客に紹介する場合

  • 上司の敬称は省く
  • 例:「ご紹介いたします。こちらが私どもの部長の○○でございます。」など
 ②では敬称や役職を名前の後ろに添え、尊敬語を用いて紹介するのが好ましい。

②上司に来客を紹介する場合

  • 名前の後ろに敬称や役職名を添える
  • 相手を立てる尊敬語を用いる
  • 例:「こちらが、(相手方企業名)の○○部長でいらっしゃいます。」など

入退室編:扉をくぐる順番は?

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 退室前の段階で、来客・取引先を交えての商談や会議の後、来客より先に席を立たないというマナーも覚えておきたい。これは相手より先に席を立つことが、「早く帰ってほしい」という意思を含意し、失礼にあたるからだという。 
 
 入退室の場合、まず扉を自分が開け、来客→上司の順で案内する。注意するポイントとしては、扉の種類によって自分の立ち位置が微妙に変わる、という点である。

 引き戸や内開きの開き戸の場合、自分が扉を開けた状態で全員が扉をくぐるのを待ち、自分は最後に入退室することになる。外開きの開き戸の場合は、自分が最初に外に出て扉を開いて待てばOKだ。

電話応対編:顧客への電話応対中に上司から呼び出し。どうする?

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 顧客との電話中にオフィスで上司から呼び出しがかかった。こんな時はどうすればいいのか?

 ここでも優先すべきは顧客との通話である。通話を中断してまで上司のもとへ向かう必要はないが、かといって上司を無視するわけにもいかないというのが実情だろう。

 この場合、受話器を持ったまま立ち上がったり、ジェスチャーを使ったりして何とか上司に電話応対中であることを伝えるのが最善だ。

 いずれにせよ、通話終了後はすぐに上司のもとに駆けつけ、電話応対中だったという断り・詫びを一言入れることも忘れてはならない。

案内編:来客案内中、廊下での振る舞いは?

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 自社の廊下を通って来客を会議室などの目的地まで案内するのも、若手社員がしばしば任される仕事の一つだろう。

 このとき、視界を遮るのを防ぐなどの配慮から、来客の斜め前を歩くというポイントは基本として抑えておきたいところだが、尚問題が浮上する。上司とすれ違うときの振る舞いだ。

 通常、上司とすれ違う際、部下は道を空けるのがマナーである。しかし、来客にも道を譲らせるわけにはいかないため、来客案内時は上司に道を譲ってはならない。

 
 冒頭で述べたように、基本的には上司よりも来客優先ということを肝に銘じておく必要がある。ただ、こういったビジネスマナーは、型としての基本事項を抑えつつ、来客や上司が気持ちよく過ごせるかどうかという観点から臨機応変に判断することが理想といえる。

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