1. 電話をとったら“Hello,”の一言:絶対使える「電話用英語」の虎の巻!

電話をとったら“Hello,”の一言:絶対使える「電話用英語」の虎の巻!

出典:pro.foto.ne.jp
 オフィスに鳴り響く電話を取ると、聞こえてきたのは「Hello,」の一言――日頃から英語を使わない人であれば、思わず凍り付いてしまうことだろう。

 しかし、英語の電話対応はそんなに難しいことは必要ない。今回は、突然の英語の電話にもとっさに使える便利なフレーズを、電話対応の一連の流れにそって紹介したい。

電話を受ける

会社と自分の名前を名乗る

  • Hello, U-NOTE Inc. This is ○○.
    (こんにちは、株式会社U-NOTEです。○○が話しています。)
 「英語が苦手……」「勉強中で自信がない……」そんな人でも、まずは落ち着いてこのフレーズを言おう。お客様からの電話に沈黙してはいけない。

 そうすれば、相手は「 I'm ○○. I'd like to talk your boss.」といった、自分の名前と取り次いでほしい社員の名前を言ってくるはずだ。それでは、次のステップに移ろう。

電話を取り次ぐ

取り次ぐ社員がいる時

  • OK. Wait a minute, please.
    (かしこまりました。少々お待ちください。)
 取り次ぐ社員がいればこのフレーズ。電話を受け渡してホッとひと安心だ。しかし、その場に取り次ぐ社員がいない時もある。そんな時は、以下のフレーズで対応しよう。

取り次ぐ社員がいない時

  • Sorry, ○○ is out now.
    (申し訳ありません。○○は外出中でございます。)
  • Should I have him/her call you back?
    (折り返しお電話させましょうか?)
  • Would you like to leave a message?
    (伝言をお預かり致しましょうか?)
 まず社員の不在を詫び、折り返しの必要の有無の確認と、伝言を申し出る。基本的な流れは日本の電話対応と同じだ。

 とはいえ、相手がスピーディな英語で伝言をしてきた場合、聞き取れないこともあるだろう。そこで慌ててはいけない! 落ち着いて、次のフレーズで乗り切ろう。

うまく聞き取れない時は…

正確に聞き取るために

  • Could you say that again, please?
    (もう一度おっしゃって下さいますか?)
  • Could you speak more slowly?
    (もう少しゆっくりとお話し頂けますか?)
 何よりも重要なのは、正確に伝言をメモすること。お客様からの言葉を「何となく」で把握して間違った伝言をしてしまうと、大問題に発展しかねない。リスニングに不慣れであれば、内容を聞き返したりゆっくりと話してもらうことを丁寧な表現でお願いしよう。

電話を終える

締めの一言

  • I’ll make sure he/she gets the message.
    Thank you for calling. Good bye.
    (必ず伝言をお伝えします。お電話ありがとうございました。失礼します。)
 これで電話を締めくくれれば完璧だ。目的の社員が戻ってきたら、どの会社の誰からどんな伝言があったのかを伝えよう。


 今回はできるだけシンプルな表現で、かつお客様にも失礼なく対応できる英語フレーズを紹介した。これらのフレーズさえ押さえておけば、きれいな「一連の流れ」で対応できる。突然の英語の電話にも動揺せず、さらっと対応してみせるあなたの姿に、周囲は一目置くことだろう。ぜひそんな“smart”なビジネスマンを目指そう。

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