上司への報告や相談において、「お前の思考整理はされてない！」と言われたことはないだろうか。思考整理をするためのアドバイスとしてありがちなのが、「まずはすべてノートに書き出せ！」というもの。しかし、実際にノートに情報を書き出してみても、その後どうすれば整理できるのかはわからない。
そのような場面での思考整理法をカンタンに教えてくれるのが、本書『トヨタで学んだ「紙1枚！」にまとめる技術』だ。これは、トヨタを世界企業に躍進させた思考整理術であり、必ずやあなたのビジネス展開を助ける思考整理法となろう。
トヨタ式の思考整理法
「紙1枚でまとめる」トヨタ式思考整理法
出典： トヨタでは、思考を「紙1枚」でまとめていく整理法を奨励している。「紙1枚」でまとめていることで一目で思考の全体像がわかり、情報共有もしやすいのだ。聞くところによれば、トヨタの社長は「3秒以内」の意思決定を心掛けているという。それを支えているのは、「紙1枚にまとめられた思考整理」だ。トヨタが他社に比して、世界展開を迅速に行えたのも、「紙1枚」でまとめられた思考整理によるものであろう。
また余談であるが、トヨタ式思考整理法の理想は「紙ゼロ枚」で思考整理ができることだ。というのも、思考整理ができる人は重要ポイントをおさえているため、用件を端的に述べることができるからである。上司から案件の進行について質問されても、思考整理ができているので1分以内に終わる。そのため「あうん」の呼吸で通じ、コミュニケーション・コストがかからない。まさに、迅速な世界展開を果たしたトヨタらしい理想の思考整理法である。
また余談であるが、トヨタ式思考整理法の理想は「紙ゼロ枚」で思考整理ができることだ。というのも、思考整理ができる人は重要ポイントをおさえているため、用件を端的に述べることができるからである。上司から案件の進行について質問されても、思考整理ができているので1分以内に終わる。そのため「あうん」の呼吸で通じ、コミュニケーション・コストがかからない。まさに、迅速な世界展開を果たしたトヨタらしい理想の思考整理法である。
「何を」「なぜ」「どのように」を認識する
一般的に業務では、「何を」「なぜ」「どのように」「いつ」行うのかを決めることが多い。となると、業務上での思考整理は、上記の4つが要点となる。ただしトヨタの思考整理では、「いつ」は「どのように」に含め、実際には「何を」「なぜ」「どのように」の3つに絞って思考整理する（これを「ロジック3」という）。以下に、その具体例をまとめておいた。
「書類を提出する」場合のロジック3
-
「何を」→「プレゼン書類」
- 「なぜ」→「週末のプレゼンで使うから」
- 「どのように」→「～さんに明日までに提出」
「なぜ」よりも「どのように」を重視
トヨタ式の思考整理法は、「なぜ」よりも「どのように」を重視する。というのは、実際の業務では「なぜ」よりも、「どのように」行うのかをまとめた方が生産性が高いからだ。例えば、先述した「書類提出の事例」であれば、「なぜ」を考えているよりも「どのように」提出するかを考えた方がその後の業務に移りやすい。このように、「なぜ」よりも「どのように」を優先して思考整理した方が業務を迅速に行える。
「動詞」よりも「動作名詞」を使う
優先事項である「どのように」を具体的にするために、動詞形で思考整理するよりも動作名詞で思考整理することをトヨタは奨励している。例えば、「思考を整理する」と動詞で済ませるよりも、「思考を整理することを繰り返す」のように動詞を動作に置き換えた方が、具体性のある「どのような」を後に接続できる。
パソコンよりも手で書く
「思考整理された紙1枚」は、規定のフォーマットが仕上がっている紙に、手で「書き込む」ことで作られる。というのは、諸機関の研究により「手」で書いた事項は、脳の前頭前皮質が強く刺激し、情報量の把握がパソコンの字体より手書きの方が上であることが判明したからだ。このように、トヨタの「思考整理された紙1枚」の効率は、科学的に立証されているのだ。
フォーマットで効率を上げる
例えば、下のシートを見てほしい。
思考整理シート
- なぜ？→
- 何を？→
- どのように？→
- 補足→
上記のようにフォーマットが設けられていると、書きやすく思考整理しやすい。また過去の諸機関の研究では、余白や矢印の誘導がある場所は「書きたくなる」ように誘導させられるようだ。
「紙1枚」の思考整理を伝える3ステップ
せっかく思考整理しても、それを伝えるようにならなければ業務は成立しない。また、人にしっかりと伝えることで、思考整理ができていることをアピールすることにも繋がる。
伝える前段階
思考整理したことの中から、特に重要なモノに絞る。思考整理する狙いは、自分の状況や意図をコンパクトに伝えることなので、ここでの「思考整理結果の絞り込み」は肝になってくる。また、人は一度に多くのことを言われてもすぐには入ってこないので、ここで「思考整理の結果を絞り込む」ことはわかりやすい伝え方の要になる。
伝える段階
思考整理から算出された結論を先に言う。業務では、結果が重視されるので、過程よりも結論を優先して述べることで、相手も対応がとりやすくなる。
説明していく段階
結論だけでは状況が伝わらないので、思考整理して過程を述べる。この際も結論と関係があり、優先事項の高いことから先に述べると状況を把握しやすい。しっかりと思考整理ができていれば、結論事項と伝える情報との関連度はあなたの方でも抑えているはずだ。
以上、トヨタ式の思考整理法とその伝え方まで紹介してきた。それは「1枚の紙に収める」コンパクトさを常に貫いているので、トヨタの急速なビジネス展開の原動力になっている。現代のビジネスシーンでは、思考整理を素早くし、迅速に決断しなければならないことが多いため、ビジネスマンなら誰でも役立つ思考整理法でもあるだろう。是非とも、本書を手に取っていただき、日々の業務に活かして欲しい。
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