1. 書き出しや返信の仕方のコツは?失敗しない英語メールの書き方!

書き出しや返信の仕方のコツは?失敗しない英語メールの書き方!

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出典:www.nemvip.com
 英語でのメールは、どうしても英会話とは違って、独特なルールや形式があったり、親しい間柄のやり取りとなると略語やスラングも使われていたりと、なかなか慣れていないと難しいというイメージを持つ人は多いかと思う。また何通もメールをやりとりしていくうちに、自分の文章がマンネリ化していくことには気付いても、どうしたら良いかわからないという人も多いはず。そこで今回は、書き出しや返信の仕方のコツ、すぐに役立つ失敗しない英語メールの書き方といったあたりを詳しくみていこうと思う。

英文メールを送る時の件名の工夫の仕方

 英文メールの「件名」、いわゆる「Subject Line」といわれるものは、ビジネスを効率的に進めるためには重要な要素である。上司や取引先へメールを送ったものの、なかなか返事が返ってこない……というようなことを避けるためにも、相手に優先的に早く読んでもらうための工夫は必要となってくる。そうした時の「件名」の役割は大きく、たくさんあるメールの中から優先して読んでもらい、レスポンスを高めるような書き方を心がけたいもの。もちろん英語でメールを書く場合でも、それは同じなので、そんな「件名」の工夫の仕方を紹介しよう。

 まず「件名」は、用件が具体的に分かるような内容を簡潔に書くこと。しかし、いくら簡潔とはいえ「Meeting」のみや、「About Meeting」というような抽象的な表現は避けること。次に、スパムメールによく見られる表現の「Hello!」「Your Document」などは避けた方が良い。特に短過ぎる、「Thank you(御礼)」「Payment(支払い)」「Estimate(見積り)」「Order(注文)」「Shipment(発送)」「Inquiry(問い合わせ)」「Question(質問)」「Request(依頼)」「Urgent(緊急)」「Important(重要)」「Meeting(会議)」……といったものは、以前は、これのみで良しとされていたものの、近年は紛らわしい表現のスパムメールが増えたため、好ましくない。

 さらに、具体的に何の御礼なのか、支払なのかといった内容が即座に判断できないので、優先順位が付けにくいため、相手に不親切なメールとなってしまうのである。ちなみに、件名に「Urgent!」「Important!」というように、こちら側の都合が優先となっている表現であったり、「!」をむやみに使ったりするのもスパムのような印象を与えがちで、良い印象には繋がらないので、ビジネスメールでは避けた方が良い。

英文メールを返信する際の基本とは?

 英文メールを返信する際の基本的なルールとしては、名前の後は必ずコンマ「,」を入れる・女性の相手には「Mrs.」ではなく「Ms.」を使う・「Mr.」「Ms.」の後は必ず「名字」を入れる……といったところだろうか。

 特に我々多くの日本人は、「Mr. Joe」や「Ms. Nancy」の様に「Mr./Ms.」の後に「ファーストネーム」を入れてしまいがちだが、これは間違っていることなので、気を付けたい点である。もちろん例外はあり、相手が「Mrs.」の方が良いと初めから知っている場合には当然「Mrs.」でも良い。 

英文メールの書き出しの技術!覚えておくべきおすすめフレーズ

 日本語の場合でも季節に合わせた挨拶があったりするが、英文メールでも本文に入る前に、ひとこと挨拶や書き出しがあると良い。そんな時使えるフレーズをいくつか紹介しよう。

 まず親しい関係なら省略しても良いが、「How are you doing? (元気ですか?)」と入れるだけでもかなり印象が良くなる。次にビジネスメールの場合は、「My name is ~ and we met at meeting last week.(先週会議でお会いした~です。)」というように、シチュエーションに合った挨拶や書き出しを入れると好印象である。また、久しぶりに連絡する相手には「I haven’t seen you for a long time.(お久しぶりです。)」と一言入れると会話のスタートがスムーズになるだろう。


 英文メールのルールは、日本語の手紙に比べると実際はかなりシンプルなものになっている。それは言語的な特徴から来ていると考えられるのだが、そのおかげで基本的な書き方の手順さえ覚えてしまえば、後は意外とつまずくことなく書いていく事ができるだろう。まずは上記を参考にしつつ、メールのやり取りをしてみるところから始めよう。すると、きっと返ってくるメールの中にも上達のヒントは隠れているはずである。

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