1. 英語のビジネスメールで失敗しないための基本知識を紹介!

英語のビジネスメールで失敗しないための基本知識を紹介!

英語のビジネスメールで失敗しないための基本知識を紹介! 1番目の画像
出典:buzzwebmedia.com.au
 どうしても海外とのやり取りが必要となり、英語でのビジネスメールを書かないといけないとなった時、そもそも英会話も難しいのに、果たしてそんな自分に英語でのビジネスメールなんて書けるのだろうかと不安になる人も多いのではないだろうか。

 だいたい日本語でのビジネスメールであっても、相手の顔が見えずニュアンスもわからないとなれば、気を配らなければならない。今回はそんな悩みの多い英語でのビジネスメールの書き方を詳しくみていこうと思う。

英語のビジネスメールの件名や書き出しについて

 人間性と同じようにメールも第一印象も大事……と考えると、件名は大事にしたくなるもの。 日本語の場合は「○○の件について」というようベタな定型パターンがあるものの、英語の場合まず気を付けなければいけないのは、スパムメールと間違われないよう短く端的に件名を書くことだ。

 例えば、第2回のミーティングの予定確認としたい場合は「Schedule confirmation for the second meeting」、ランチミーティングの招待の内容であれば「Invitation for the lunch meeting」といった具合である。基本的には「~for ~」 といった文章パターンはシンプルなため、初心者の方には使いやすいかと思われる。ポイントとしては、日付などを入れておくと内容がより分かりやすいため好ましい。

 また、緊急性のあるものや、重要な内容のため相手に特にしっかりと伝えたい場合は、例えば重要:面接の部屋変更……といったものならば、「Important: room change for the interview」のような形に、緊急:カスタマーサービス研修の申し込み期限といったものならば、「Urgent: application deadline for customer service training」のような形にすると良いだろう。

英語のビジネスメールでかっこ良く締めるためのおすすめフレーズは?

 件名はしっかりと書けたとしても、竜頭蛇尾になってしまってはもったいないもの。今度は英語メールの最後の結び部分を、どう締めるかについて今度は紹介したい。特にビジネスメールでは、一定のフォーマットがあるため、しっかりおさえておきたいところである。それでは、ビジネス上の関係にある相手に初めて送るメールにも使えるような、最もフォーマルなフレーズからみていこう。

 メール本文で相手に何か依頼をした時や、単純に返信が欲しいという意思表示をしたいシーンは多いはず。そんな返信が必要な場合は、お返事お待ちしておりますという意味の「I am looking forward to hearing from you.」が使える。

 次に、実際に近々会う予定がある場合は、お会いできるのを楽しみにしておりますという意味で「I am looking forward to seeing you soon.」というこのフレーズがおすすめである。またこれは、予定は無いけれども是非会いたい、という意思表示の表現としても使えるため便利である。

 また、共通の知人や友人がいる場合に使えるのは、~さんによろしくお伝えくださいという意味の「Please give my best regards to ~」というフレーズがある。ビジネスシーンでは人脈も大事なため、よく使われる表現である。

 最後に、ご自愛くださいという意味で「Please take care of yourself.」というフレーズがある。これは最後に相手を気遣う表現として使え、目上の人に対しても、そして特に健康上問題なくとも使える万能フレーズである。

それは失礼な表現?注意しておきたい英語のビジネスメールの落とし穴!

 ネイティブではないからこそ、うっかりとやってしまいがちなミスを最後にいくつかチェックしておこう。一つ目は、「please」を使ってお願いをするというミス。初めて英語を学んだ中学校の英語の授業を思い出すと、お願い事をする時には命令形の前に「Please」 を付ければいいと習った人は多いはずである。

 しかし、例えば職場の上司へ、メールの転送をお願いする際には、「 Please forward the email to me.」という言い回しは良いのだろうか。確かに、メールを転送してくださいという意味にはなるものの、一般的には失礼となってしまう。本来「Pleas+命令形」は丁寧な言い回しではあるが、結果的には上司に向かって丁寧に命令しているのと変わらないのである。

 日本語の場合「メールを転送して頂けますか?」というような伺いを立てるかと思うが、これは英語でも同じことが実は言える。こういった場合は「could you ~?」や「would you ~?」といった表現を使うと、より丁寧な伝え方になるため、おすすめである。

 二つ目は、「what」や「who」を使って質問するというミス。話している相手の名前やメールアドレス、また電話番号などを聞きたい時に、「What’s your name?」「Who are you?」「What’s your phone number?」というように聞いてしまっていると、これはいきなり取引先やお客さんに対して、「あなたは誰?」「名前は何?」「電話番号は何番?」と少し失礼な聞き方をしていることになる。

 日本語で考えれば、「お名前やご連絡先を伺ってもよろしいですか?」というような言い回しをするはずなので、英語でも同じように「Could I ~?」や、「May I ~?」「Can I ~?」という聞き方をすれば良い。

 ただし、「May I ~?」はすごく堅い言い回しなので、基本あまり耳にすることはなく、場合によっては丁寧過ぎる表現になってしまうこともあるため注意が必要である。

 三つ目は、「Yes」や「No」のみで答えるというミス。何かしらの質問をされた時、多くの日本人は「Yes」や「No」だけで返事をしてしまいがちなのだが、実は英語圏の家庭や学校においては「Yes・Noだけで答えるのは良くないこと」というように厳しく躾を受けるほどの、コミュニケーションの基本なのである。ネイティブの人たちが注意するほどのことのため、私たちもしっかり気を配りたいポイントである。


 なかなかビジネス向けの英語を学ぶ機会というのは少なく、受験英語だけでは失礼な言い方だと知らないまま、使い続けてしまう人も多いようである。

 もちろん、ネイティブでないことが分かっていれば相手も汲み取ってくれる可能性は大いにあるのだが、最低限の知識はビジネスマンとして身に付けておいても損はないであろう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する