1. マイルストーンとは? うまいスケジュール管理で仕事ができる人になろう!

マイルストーンとは? うまいスケジュール管理で仕事ができる人になろう!

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出典:visualhunt.com
  ビジネスにおいて最も重要なものは「スケジュール管理」といっても過言ではない。しかし1人で様々な予定を管理したり、チームでスケジュールを共有したりするのはなかなか難しいものだ。もちろんビジネスに限らず、就活やサークル活動でもスケジュールの管理は重要になってくるだろう。そこでおすすめしたいのが「マイルストーン」というものである。あまり聞き慣れない言葉だが、このマイルストーンとはどういったものなのか、具体的に紹介していこう。

マイルストーンとは?

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by Leo Reynolds
 そもそもマイルストーンとはどういうものなのだろうか? マイルストーンとは、簡単に言うと物事の進捗を管理するために途中で設ける節目のことを言う。もともとは、道路などに置かれ距離を表示する里程表や道しるべのことをいい、転じて、画期的な出来事、節目といった意味をもつ。このスケジュール管理法において、マイルストーンとはプロジェクトの主要な管理ポイントを指す。例えばプロジェクトの終了予定日や納期、細かいタスクの開始日などが挙げられる。

 これらのポイントをマイルストーンとして記載することで、プロジェクトの最終終了だけでなく、途中途中で進捗をチェックできるので、プロジェクト活動をコントロールしやすくなる。

マイルストーンを設定することで効果が期待できる効果とは?

 実際にマイルストーンを使うことで、どのような効果が期待できるのだろうか?
先に述べたように、マイルストーンを使うことで今プロジェクト全体のどのあたりまで進んだのかという進捗状況がより具体的に把握しやすくなるため、終了予定日や納期直前になって慌ててしまうという事態を防ぐことができる。

 特に、チームやサークルなど複数名でプロジェクトを行う場合は、計画や進捗の共有がとてもやりやすくなる。チームの各メンバーは、マイルストーンを見ることで具体的にどのタスクをいつまでに行えばよいのかを整理して理解することができる。チームの管理者・リーダーは、メンバーのタスクがどこまで進んでいるか具体的に把握することができる。マイルストーンを使用していないと、「あと半分くらいで終わります」といった主観的であいまいな報告になってしまい、管理者としては不安になるが、マイルストーンを使えば「○○のタスクまで終了しました」といった具体的な進捗を把握することができるため、進捗状況に応じた予定の組み直しなどをスムーズに行うことが出来るようになる。

仕事を効率的に進めるマイルストーンとは?

 ではより効率的にプロジェクトを進めるには、どのようにマイルストーンを作成すればよいのだろうか?

 マイルストーンスケジュールを作成するのにあたって重要になるのが、「期限」「具体的なタスク」「担当者(チームで行う場合)」の3つである。

 まずは、プロジェクト全体の期間とプロジェクト全体を見たときに重要となりそうなポイント(例えば調査開始やリハーサル・中間発表など)をリストアップする。これらが「マイルストーン」として道しるべとなる。このとき、各マイルストーン間の期間に注意が必要である。3ヶ月や半年といったようなあまりにも長い期間はあまりいいとは言えない。理想としては2~4週間ごとにポイントを設置することで、長い期間になってしまった場合にはより細分化したタスクと分割したマイルストーンを設定するとよいだろう。

 マイルストーンが設定できたら、次にそのポイントまでにしなければならないタスクをリストアップする。全体の見通しやチームの情報共有のためにも、できるだけ細かく具体的にリスト化することが重要となる。

 あとはその細かいタスクに対して誰が行うのかを割り振ればよい。最初の計画の時点で全てのタスクに割り当てを決めておくことで、各メンバーも自分の計画が立てやすくなるし、良い管理につながる。


 良い仕事にはしっかりとしたスケジュール管理が必要不可欠。マイルストーンを使ってプロジェクト成功につなげよう。

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