1. プロジェクト管理が得意な人はやっている? マイルストーンとガントチャートの書き方!

プロジェクト管理が得意な人はやっている? マイルストーンとガントチャートの書き方!

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出典:visualhunt.com
  ビジネスにおいて、スケジュール管理は最も重要なスキルと言っても過言ではないだろう。会社の仕事はほとんど全て、チームワークによって構成されている。そのため、企画会議や定例会議をする機会も頻繁にあるだろう。

 中でも、システム開発や商品開発など、長期にわたるプロジェクトにおいて、その進捗状況を把握することは責任者の力量を試される。効率よくスケジュールを管理するためにも、マイルストーンとガントチャートという言葉は是非押さえておきたいところだ。この2つができていれば、プロジェクトも円滑に進むこと間違い無いだろう。これであなたも優秀なビジネスパーソンだ!

スケジュール管理はこれ!  ガントチャートの書き方

  スケジュール管理をするために押さえておきたいものの一つであるガントチャート。主にExcelなどで作られることが多い、プロジェクト管理などの管理工程に使う表のことで、基本的には横長の棒グラフで表される。管理表やスケジュール表と聞くことの方が多いかもしれない。簡潔に言うと、何かしらの作業工程を項目別にグラフ化した段取り表である。一目で作業工程の全体像が把握できるため、長期のプロジェクトの管理に非常に適している。また、プロジェクトの管理者だけでなく、実際に作業を遂行するメンバーも、プロジェクトの内容と期日を俯瞰して見ることができ、情報共有のしやすさがガントチャートの魅力でもある。

  ガントチャートを書くには、作業日数、作業開始日、タスク名が最低限必要になってくる。ガントチャートを書くこと自体は非常に単純で、横軸にスケジュールを取り、縦軸に作業工程を記入していくだけだ。手順的には、①プロジェクトの最終目標とだいたいの工程を決める。②だいたいの工程を絞ったタスクに落とし込む。③各工程の期限(マイルストーン)を設定する。④作業時間や工程終了後のシンボルを設定する。この流れが一般的だ。

マイルストーンの設定の際に気を付けるべきこととは?

  スケジュール管理をするために押さえておきたいもう一つの機能、それはマイルストーンと呼ばれるものだ。マイルストーンとは、長期プロジェクトの際などに使用される工程の区切りや期限を指す言葉だ。マイルストーンに必要なポイントは3つある。1つ目は担当者。プロジェクトチームの担当者と割り当て(タスクの分担)。2つ目は期限。いつまでにその工程を完了させるのか。3つ目は具体的なタスク。工程をできるだけ具体的なタスクに落とし込む。

 以上3つの観点が重要になってくる。特に、管理者本人がこの内容を決めるのもいいが、細かな部分はチームで相談し、全員で決めることが理想的だ。また、マイルストーンの期限は長くても1ヶ月に抑えるべきだろう。

うまくガントチャートやマイルストーンを使うためには?

  ガントチャートの書き方やマイルストーンの設定方法はある程度理解していただけただろうか。管理者自身だけでなく、プロジェクトのチーム全体が工程内容を把握できるよう、プロジェクト計画にはマイルストーンを如何にして上手に組み込むことができるかが鍵となってくる。そのためには、ビジネスはもちろん、プライベートなスケジュールもきちんと管理できるようにする癖をつけなくてはならない。まずは個人のことを管理できるようにならなければ、プロジェクトチームを管理することなどできないだろう。


  長期的なプロジェクトに参加する機会は必ずある。そのプロジェクトを成功させるためにも、円滑なスケジュールを組むことが何より重要だ。ガントチャートやマイルストーンをうまく使いこなして、チーム全体でプロジェクトを成功させよう!

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