1. 英語メールの署名ルールとは? やってはいけないNG集まとめ

英語メールの署名ルールとは? やってはいけないNG集まとめ

出典:visualhunt.com
 グローバル化が進むこの時代、上司や取引先に英語でメールを送ることも多いだろう。ビジネスの場面においては、英語メールの末尾に署名を書くことはマナーとなっており、欠かすことができない。しかも、この署名には明確なルール付けがなされており、書くべき項目とその順番まできっちりと規定されている。このことを知らずに署名をしない、あるいは間違った方法で書いてしまうと失礼にあたり、思わぬ恥をかいてしまう。

 そこで今回は、英語のメールを書く時の署名のルールや、やってはいけないNG例について説明していこう。

英語メールでの署名の基本ルール

 冒頭でも述べたように、英語メールの署名にはしっかりとしたルールが存在する。まずはこのことを頭に入れて、どのように署名をするのかを把握していこう。

 まず、書くべき項目とその順番だが、下記の順番となっている。

英文メールでの署名の書き方

  • 1.名前(sender’s name)
  • 2.肩書・役職名(title)
  • 3.会社名(company’s name)
  • 4.住所(address)
  • 5.電話・FAX番号(telephone and fax)
  • 6.Eメールアドレス(email address)
  • 7.ウェブサイトアドレス(URL)
(例)
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Sincerely,
Taro Usagi

—————————–
Taro Usagi
Manager,Sales Department
Usagi Note Inc.
1-23-45,Roppongi Minato-ku, Tokyo 123-4567
E-mail:t-usagi@usagi-note.com
Tel:+81-3-6XXX-6XXX
Fax:+81-3-6XXX-6XXX
Website:http://usagi-note.com
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 日本語の署名と比べると、日本語では会社名など、全体的な情報から個人情報へと下って書いていくのに対し、英語での署名は個人情報から全体情報へと下って書いていく。

 ビジネスの場面では、英語でメールを送る際には、必ず末尾に以下のような署名を書かなければいけない。いちいち文末に書かなければいけないのは面倒に思えるかもしれないが、電子メールの設定ツールでメール末尾に自動的に署名を入れるようにしておけば問題ない。オプションの項目“署名”に登録することで、メッセージの挿入から署名を簡単に入れることができる。

格好悪いかも! NGな英語メールの署名とは?

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 英語メールの署名には、しっかりとした順番付けがあることは前項でも述べた。このルールを知らずに自分流で英語メールに署名をしてしまうと、世間知らずだと思われて恥をかいてしまうかもしれない。

 英語メールでの署名の失敗例としてまずあげられるのは、この署名のルールを知らずに書いてしまった場合だ。具体的には、本来書くべき項目が抜けていたり、逆に書かなくてもよいことを書き加えていたりするときだ。項目をすべて網羅していても、その順番が間違っていればNGだ。

 また、正しい項目・順番で書くことができていても、各項目の書き方が間違っている可能性もある。例えば、住所の書き方だが、日本語の場合は○○県××市△△、のように、大きな区分から小さな区分へと書いていくのがふつうであるが、英語の署名の場合は建物名・番地から市町村・都道府県というように、小さな区分から大きな区分へと書いていかなければいけない。

 正しい英語メールの署名の書き方を覚えて、ビジネスシーンで恥をかかないようにしよう。

海外ではもはや常識? メールの署名にロゴを付けよう!

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  これまでは英語の署名方法について触れてきたが、次の方法は英語で書く場合に限らず有用なものだろう。メールの文末の署名に会社のロゴが入ったものを見たことがあるのではないだろうか。電子メールでは、署名欄に自分の会社のロゴを入れることができる。この方法は現在海外ではよく採用されており、もはやスタンダードといっても過言ではない。

 さて、肝心のロゴ付けの方法であるが、一番オーソドックスなものは、署名欄に画像を添付するものだ。このとき注意しなければいけないのは、使用するロゴの画像はHTMLファイルでなくてはならない。その他の画像ファイルではロゴ付けすることができなくなる。また使用するロゴは、インターネットに公開されているものでなくてはならず、使用の際にはURLを確認しておくこと。メールの署名にロゴをつけて、一味違う署名にしよう。

 
 英語メールでの署名の仕方は理解できただろうか。日本語メールの書名との順番の違いを比べてみると、英語メールでの署名は個人情報がより前に書かれており、会社や部署はその付属品のような扱いをされていることから、個人の能力などにフォーカスが向いている。

 一方で日本語メールの署名では、全体情報が先に出ていることから、その個人がどの組織に所属しているのかということがより重要な情報として扱われていることがわかる。両者をしっかりと書き分けられるようにして、ビジネスメールで差をつけよう。

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