1. 先方が「おっ」と目を引く、年末の挨拶メールの書き方・注意点:社内・社外・取引先向け

先方が「おっ」と目を引く、年末の挨拶メールの書き方・注意点:社内・社外・取引先向け

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 12月は、旧暦で「師走」。「走る」という漢字が使われていることもあって、年末は仕事にプライベートに大忙しという方も多いだろう。ただでさえ忙しい毎日なのに、今年お世話になった方々に送る「年末の挨拶メール」は億劫になるもの。だが、年末に挨拶メールを送らなければならないのも、ビジネスマンとして、大人としての定めなのだ。

 では、「年末の挨拶メールの文面はどんなものにしたらいいのか?」。毎年毎年この忙しい時期に、そんなこと四苦八苦して時間を割いていられないのも、また事実。できれば、それはダメだと知りつつも「同じ文面の挨拶メールを一斉送信で送ってしまおうか」と、密かに思ってしまう。

 もちろん一斉送信はNGだが、文面はほとんど同じでも要所要所を変えるだけで、“心のこもった(ように見える)年末の挨拶メール”になる例文と注意点を紹介しよう。これで、もう年末の挨拶メールの文面に悩む必要はなし。忙しい年末の時間が大幅に短縮できるはずだ。

先方が「おっ」と目を引くような年末の挨拶メールとは

 まず、年末の挨拶メールを送るタイミング。同じ社内の上司や先輩なら、年末の最終出社日当日の朝からお昼にかけてがいいだろう。相手が確実にメールを読める時間帯を選ぶことだ。

 では、取引先や社外の方に年末の挨拶メールを送る場合。あなたが先方の予定を把握している時は、先方の年内最後の出社日から逆算して、1週間前から3日前がベストだ。なぜなら、まず、あなたの年末の最終出社日と先方の年末の最終出社日が違うという恐れがあること。そしてその場合、あなたの年末の最終出社日に挨拶メールを送っても、先方がメールを見れないことがある、ということだ。

 先方の年末の最終出社日を知っている場合、知らない場合、それらを考えると、一般的な会社の年末の最終業務日である12月28日の、1週間前から3日前が無難と考えてもいいだろう。年末の挨拶メールは、早すぎても先方に迷惑がかかる場合もあり、遅すぎたら逆に見てもらえない可能性もある。なので、その時期を見誤らないでいただきたい。

 そして、一番大事な年末の挨拶メールのその内容。毎年年末のこの時期になると、雨後の筍のようにネット上に出ている出来合いの文面に、ちょっとした工夫を加えるだけでかなり印象が変わるのだ。むしろ出来合いではなく、他者とは違うあなたのオリジナルの文面に変化するのだ。年末の挨拶をメールで送る際には、最低限のルールを守った上で、先方に失礼のないようにすることが大事。それでは、以下、いくつかの例文を紹介していこう。

年末の挨拶メール例文①(社内向け)

【件名】年末のご挨拶

○○課長(○○先輩)

20××年も残すところあと僅かとなりました。
○○課長には今年もご迷惑ご心配、公私ともに大変お世話になり、
誠にありがとうございます。

この職場で一年を無事に過ごせたのも、課長をはじめ皆様のおかげです。
感謝してもしきれません。
来年も何かとご迷惑をおかけするかもしれませんが、
ご指導ご鞭撻のほど、どうぞ宜しくお願いいたします。 

年明けには、また元気な姿で皆様とお会いできますことを心より願っております。
重ね重ね、今年一年、本当にお世話になりました。ありがとうございます。
本日の業務はまだ残っておりますが、取り急ぎ年末のご挨拶とさせていただきます。
それでは、良いお年をお過ごしください。

追伸.
忘年会は本当に楽しかったです。色々とありがとうございました。
あのお店、雰囲気もとてもよくてプライベートでも、是非使わせていただきます。
私にはちょっと敷居が高いかもしれませんが…。
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 この年末の挨拶メールのポイントは、「追伸」の部分だ。別に「追伸」を付けろということではなくて、“相手がホッコリするようなことを入れる”、ということだ。堅苦しい文面でも、このちょっとした“クダけ感”が好印象になる。ただし、あまりにもわざとらしいとおべっかになってしまうのでご注意を。また、年末の挨拶メールを送る相手が雲の上のような存在の上司だった場合には、もちろんNGだ。

年末の挨拶メール例文②(社外向け)

【件名】年末年始休業のお知らせ

○○株式会社 ◎◎部
△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社▽▽の〜〜です。

今年も早いもので、年末のご挨拶をさせていただく時期となりました。
貴社(の皆様)におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
 
本年は□□(仕事内容)や、また△△様におかれましては□□(仕事以外のこと。プライベートなどあれば)など公私にわたり、特段のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
来年も誠心誠意努力していく所存ですので、より一層のご支援を賜りますよう、弊社一同心よりお願い申し上げます。

尚、弊社の年末年始の休業期間は下記の通りです。
(年末年始休業期間)  12月xx日( )~1月x日( )
新年は1月x日(  )9:00より営業開始となります。

時節柄、ご多忙のことと存じます。
くれぐれも体調などお崩しになられぬようお気をつけくださいませ。
来年も相変わらぬご高配を頂けますようお願い申し上げて、
歳末のご挨拶とさせて頂きます。
それではよいお年をお過ごしくださいませ。
---

 取引先や社外の方に向けた年末の挨拶メール。ここでも相手との思い出があれば、それを入れて頂きたい。そして、一番のポイントは、「件名」と「年末年始の業務案内」だ。件名は文書の中身を明確にしたタイトルなので、年末年始の営業日を挨拶メールの件名に記載してもマナー違反ではないのだ。ただ、どうしても「業務連絡っぽくて愛想がない」という方は、【本年もお世話になりました】でも、いいだろう。

もし、年末に挨拶メールを忘れてしまったら……

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 あってはならないことだが、もし年末に挨拶メールを送り忘れてしまったら、新年の挨拶メールで挽回するしかない。新年の挨拶メールも、基本構成は年末の挨拶メールと同じと考えていい。堅苦しい中にもワンポイントで、相手がそれを思い出して“ホッコリ”っするようなことを入れるのだ。ただし、年末の挨拶を忘れたお詫びは絶対に必要だ。そして、新年の挨拶メールでは気を付けたいことがいくつかあるので、それを紹介したい。

■「元旦」とは「1月1日の朝(日の出まで)」のことなので、1月1日のそれ以外の時間で使うならば「元日」にする。
■「賀正」・「迎春」は目上の方から目下への言葉なので、目下の者から送る言葉は「謹賀新年」・「恭賀新年」・「謹賀新春」・「恭賀新春」・「謹んで新春のお慶びを申し上げます」など。
■新年の挨拶メールは“松の内”1月7日までに送る。(関西は1月15日)
  

 ここまで年末の挨拶のメールの書き方や注意点を紹介してきたが、年末の挨拶メールは、その年の感謝の気持ちを相手に表す大事な所作であり、翌年のビジネスや人間関係の行方を左右するかもしれない大切なコミュニケーション手段でもある。しっかりと心のこもった年末の挨拶を心がけて頂きたい。

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