1. 先方が「おっ」と目を引く、年末の挨拶メールの書き方・注意点:社内・社外・取引先向け

先方が「おっ」と目を引く、年末の挨拶メールの書き方・注意点:社内・社外・取引先向け

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師走の字のごとく、バタバタと忙しい年末。通常業務をこなしながらも、社の内外で仕事でお世話になった方々には「年末の挨拶メール」を送らなければならない。

年末の挨拶メールを送る際の注意点と例文をチェックして、多忙な中でもビジネスパーソンとして恥ずかしくない挨拶で1年を締めくくろう。

先方が「おっ」と目を引くような年末の挨拶メールとは?

社内の上司、先輩に年末の挨拶メールを送るタイミング

まず、年末の挨拶メールを送るタイミング。

同じ会社内の上司や先輩なら、年末の最終営業日の朝からお昼くらいまでに送ろう。相手が確実にメールを読める時間帯を選ぶことがポイントだ。

取引先、社外の人に年末の挨拶メールを送るタイミング

取引先や社外の方に年末の挨拶メールを送る場合、先方の予定を把握しているならば、先方の年内最後営業日から逆算して、1週間前から3日前に送るのがベストだ。

年末の最終営業日は、業種や勤務体系によって会社ごとに異なる。あなたの会社と取引先では、年末の最終出社日が違う恐れがある。

自社の年末最終営業日に挨拶メールを送って、先方がメールを見られない……なんてことにならないように、取引先の年末の最終営業日は事前に確認しておこう。

年末の挨拶メールを送るのは「最終営業日の1週間前〜3日前」が無難

先方の年末の最終営業日を知らないときは、一般的な会社の年末の最終業務日(仕事納め)となる12月28日を基準に考えて、12月28日の1週間前から3日前が無難だろう。

12月28日が土曜日・日曜日と重なる場合は、直前の金曜日が最終営業日となるので注意が必要だ。

ちなみに、なぜ12月28日なのかといえば、この日が官公庁の「御用納め」の日だからである。

官公庁の年末年始の休暇は、翌12月29日から1月3日までと法律で定めれており、これに準じて金融機関など企業活動に関わる重要なところも休みに入るため、仕事納めに設定する企業が多いのだ。

年末の挨拶メールは、早すぎても先方に迷惑がかかる場合もあり、遅すぎたら逆に見てもらえない可能性もある。

適切な時期に年末の挨拶メールを送るように心がけてほしい。

一工夫加えてオリジナルの年末挨拶メールを作る!

そして、何よりも大事なのが「年末の挨拶メールの内容」である。実は、出来合いの年末の挨拶メール文面にちょっとした工夫を加えるだけでかなり印象が変わる。

当然だが、年末の挨拶はメールであっても最低限のルールを守り、先方に失礼のないようにすることが何よりも大切だ。

それでは、出来合いのメール文に一工夫加えるだけで、オリジナルのメール文になる例文をチェックしていこう。

年末の挨拶メール例文①(社内向け)

【件名】年末のご挨拶

  • ○○課長(○○先輩)

    20××年も残すところあと僅かとなりました。
    ○○課長には今年もご迷惑ご心配おかけして、公私ともに大変お世話になりました。
    今年一年、誠にありがとうございます。

    この職場で一年を無事に過ごせたのも、課長をはじめ皆様のおかげです。
    感謝してもしきれません。
    来年も何かとご迷惑をおかけするかもしれませんが、
    ご指導ご鞭撻のほど、どうぞ宜しくお願いいたします。

    年明けには、また元気な姿で皆様とお会いできますことを心より願っております。
    重ね重ね、今年一年、本当にお世話になりました。ありがとうございます。
    本日の業務はまだ残っておりますが、取り急ぎ年末のご挨拶とさせていただきます。
    それでは、良いお年をお過ごしください。

    追伸.
    忘年会は本当に楽しかったです。色々とありがとうございました。
    あのお店、雰囲気もとてもよくてプライベートでも、是非使わせていただきます。
    私にはちょっと分不相応かもしれませんが……。

この年末の挨拶メールのポイントは、「追伸」の部分。別に「追伸」を付けろということではなくて、“相手がホッコリするようなことを入れる”、ということがポイントだ。

年末の挨拶メールの堅苦しい文面でも、このちょっとした“クダけ感”が好印象になる。

ただし、あまりにもわざとらしいとおべっかになってしまうので気をつけてほしい。年末の挨拶メールを送る相手が雲の上のような存在の上司だった場合には、追伸部分は不要だ。

年末の挨拶メール例文②(社外向け)

【件名】年末年始休業のお知らせ

  • ○○株式会社 ◎◎部
    △△様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社▽▽の〜〜です。

    今年も早いもので、年末のご挨拶をさせていただく時期となりました。
    貴社(の皆様)におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

    本年は□□(仕事内容)や、また△△様におかれましては□□(仕事以外のこと。プライベートなどあれば)など公私にわたり、特段のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
    来年も誠心誠意努力していく所存ですので、より一層のご支援を賜りますよう、弊社一同心よりお願い申し上げます。

    尚、弊社の年末年始の休業期間は下記の通りです。
    (年末年始休業期間) 12月xx日()~1月x日()
    新年は1月x日()9:00より営業開始となります。

    時節柄、ご多忙のことと存じます。
    くれぐれも体調などお崩しになられぬようお気をつけくださいませ。
    来年も相変わらぬご高配を頂けますようお願い申し上げて、
    歳末のご挨拶とさせて頂きます。
    それではよいお年をお過ごしくださいませ。

取引先や社外の方に向けた年末の挨拶メールでも、相手との思い出があれば、それを入れておきたい。

そして、一番のポイントは「件名」と「年末年始の業務案内」だ。

年末の挨拶メールの件名は、文書の中身を明確にしたものがベストなので、年末年始の営業日を挨拶メールの件名に記載してもマナー違反ではない

どうしても「業務連絡っぽくて愛想がない」と感じる人は、【本年もお世話になりました】という件名で年末の挨拶メールを送ろう。

もし、年末に挨拶メールを送り忘れてしまったら……

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とはいえ、歳末の業務に忙殺されて年末の挨拶メールを送り忘れてしまうことがあるかもしれない。

そうなれば、新年の挨拶メールで挽回するしかない。新年の挨拶メールも、基本構成は年末の挨拶メールと同じと考えていい。堅苦しい中にもワンポイントで相手がそれを思い出して“ホッコリ”するようなことを入れるのだ。

相手の性格によっては、年末の挨拶を忘れたお詫びの一文を入れてもよいだろう。

新年の挨拶メールでは気を付けたいポイントがいくつかあるので、送る前に必ずチェックしておこう。

新年の挨拶メールで気をつけるべきポイント

  • 「元旦」とは「1月1日の朝(日の出まで)」のこと
    →1月1日のそれ以外の時間で使うならば「元日」にする
  • 「賀正」「迎春」は目上の立場から目下への言葉
    →目下の者から送る言葉は「謹賀新年」「恭賀新年」「謹賀新春」「恭賀新春」「謹んで新春のお慶びを申し上げます」など
  • 新年の挨拶メールは“松の内”1月7日までに送る(関西は1月15日)

ここまで年末の挨拶のメールの書き方や注意点を紹介してきたが、年末の挨拶メールは、その年の感謝の気持ちを相手に表すものだ。

近年は、年末の挨拶メールを一斉送信で済ます人も少なくない。その中で、文面はほとんど同じでも要所要所を変えるだけで、“心のこもった(ように見える)年末の挨拶メール”になる。

しっかり心を込めた年末の挨拶メールを送ることで、翌年のビジネスや人間関係にも良い影響を生むかもしれない。

今回紹介した例文やテクニックを活用し、礼儀正しい年末の挨拶メールを送って1年を締めくくりたい。

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