1. 知って得する手帳の有効的な使い方。月ならマンスリー、週はレフト、日ならバーティカルを選べ!

知って得する手帳の有効的な使い方。月ならマンスリー、週はレフト、日ならバーティカルを選べ!

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 手帳を買い替える時期、少しだけ心が弾むのは私だけだろうか。手帳は雑貨店から本屋、はたまたふと立ち寄ったお店に置いてあったりする。自分の好きな手帳を選びながら、一年後にはその手帳はどのようなスケジュールで埋まっているのだろうと考えてしまう。

 そんな手帳を買うとき、少しでも自分に合ったものを選びたいものだ。特に仕事の効率化を図る面で手帳は重要になってくる。今回は、自分にぴったりの使い方を発見できるよう大きく三つに分けた手帳の種類と使い方をご紹介したい。もちろんこの三種類の例外に位置する手帳もある。

①月ならこれ:マンスリータイプ手帳の使い方

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 この手帳が最もポピュラーではないだろうか。カレンダー同様に日にちごとで1マスずつ仕切られた枠の中に、予定を書き込んでいく。見開き1ページでひと月の予定が分かる手帳である。

マンスリー手帳のメリット・デメリット

 マンスリー手帳のメリットは、一か月全体の予定を把握しやすいことだ。ページを開いたときに、どの日に何の予定があるのかが一目でわかる。長期間に及ぶ仕事や旅行の予定を書き込む際、見やすく重宝する。

 しかしその分、一日当たりの書くスペースが少ないことが難点だ。一日に何件も仕事が立て込んでいる人が、小さいマスに予定を書き込むのは難しい。見づらくなって逆に予定が把握しづらくなってしまう可能性もある。

 マンスリー手帳は、分刻みや時間刻みで仕事をしている人にはあまり向かない手帳といえる。予定が数日、数週間続くような仕事をしている人や、大まかにスケジュールを把握したい人におすすめだ。

マンスリー手帳の有効的な使い方

 まず、手帳の一日ごとのマス目のうち1~31日以外の空白の場所をメモ帳代わりにするという使い方がある。1マスに入りきらないときは無理をして書き込むのではなく、空白のマス目にメモのような形で残しておくと見やすい手帳になる。

 例えば、書類提出の予定がある日は、その日のマス目には「○○書類提出」とだけ書きこむ。そして、空いたスペースに矢印を引っ張り必要な資料や確認しておくことなど重要なことを少し詳細に書いておくのだ。そうすれば、手帳をぱっとみたときに予定の内容がより分かりやすい。

 ただ、注意すべきは空白には数に限りがあるということだ。あくまでも大まかにスケジュール把握したい人が、月に数回細かく予定を書き込みたいというときに役立つテクニックである。

 もうひとつは、一日の予定を上から書く使い方だ。手帳のマス目を三等分して、「一番上を午前中・真ん中をお昼頃・下を午後の予定」と決めた使い方をすることで、より一日の予定が把握しやすくなる。

②週ならこれ:レフトタイプ手帳の使い方

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 レフトタイプは見開き1ページの左側が横の時間軸になっており、ここに一日の予定を時間ごとに記入していく。そして最大の特徴は右側のページが全面メモ帳であることだ。他の手帳と比べ使い方に幅を持たせることのできる手帳である。

レフトタイプ手帳のメリット・デメリット

 右側にたくさんのフリースペースがあり、詳細なメモを書くこととができるのが強みだ。手帳の巻末のほうにメモ帳が載っていたりするが、レフトタイプは週間予定のすぐ隣にフリースペースがあることで、一週間の予定とともにメモを管理することができる。タスク管理のしやすい手帳といえるだろう。

 しかしながら、見開き1ページを丸々使い時間軸の予定を書き込めるバーティカル手帳とは違い、半ページに予定を書き込む使い方のため一日のスぺースは少々小さめである。細かい時間よりも、一週間の予定を大まかに確認したい人におすすめな手帳である。

レフトタイプ手帳の有効的な使い方

 バーティカルタイプと同様に、その日の1番重要な予定を日付部分に書くという使い方は有効的だ。レフトタイプはさらに手帳の特性を生かし、週ごとの最大の予定や、目標を書いてみるのもおすすめの使い方である。

 また、右ページの空白部分の有効的な使い方として、時間軸にはシンプルに予定を記入し、空白部分にその予定の補足事項や細かい部分を書いていくという使い方がある。同じ使い方でもマンスリー手帳では空白に限りがあるが、レフトタイプは空白が多いため、より多くの予定の補足事項を書くことが可能だ。予定の詳細が分かりやすくなり、こまごましたものを忘れることが減るだろう。

③日ならこれ:バーティカルタイプ手帳の使い方

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 縦軸に一日の予定を時間軸に沿って書いていく手帳である。大まかな使い方としては、手帳が縦に時系列になっており、手帳に矢印や棒線を使って時間ごとのスケジュールを書き込んでいく。

バーティカル手帳のメリット・デメリット

  バーティカル手帳は細かい時間ごとに予定を把握できるため、会議や打ち合わせの多いビジネスマンにはもってこいの手帳だ。予定の開始時刻、終了時刻がひと目でわかりやすく、一目で一日の予定が把握できる。逆に、時間に追われるような予定で動いていない人は、手帳の空白部分が多くなってしまうのであまりバーティカル手帳には向かないと言える。
  
 数日かけて仕事を仕上げる人や、その仕事をする時間が定められていない人などは、先ほどのマンスリー手帳にやるべき仕事をどんどん書き込んでいく使い方のほうががよい。バーティカル手帳は、営業職のような時間単位で動く職業についている人におすすだ。逆にバーティカル手帳でないとスケジュール管理が難しいだろう。

バーティカル手帳の有効的な使い方

  先ほど説明した通り、バーティカル手帳は時間ごとに予定を区切った使い方ができる。有効的な使い方としては、予定時間分しっかり矢印を引くことでモレをなくすことだ。14時から15時まで会議があるとしたら、会議の時間以外にもその会議の準備など、「事前に時間がとられることをわかっている時間」の部分にも矢印をしっかりとひくのだ。そうすれば、直前に焦ることなく行動することが可能になる。
  
 また、縦に予定が流れて行って重要な仕事が見えにくいバーティカル手帳。そんな時は一番上の日付の部分にその日の中で最も重要な仕事を書いておくと、そのタスクに気づきやすい。「今日1番の仕事はこれだ!」とモチベーションも続く有効的な使い方である。
  
 更にちょっとした使い方を2つ紹介する。1つ目はメモ部分が足りないと感じるなら「付箋」を活用するという使い方。2つ目は数日間にまたぐ予定をバーティカル手帳で管理する場合、一番上のマスの所で横方向に矢印を引く使い方である。どちらもバーティカル手帳を使う上で役立つので試してみてほしい。


 今回紹介した中で、自分にぴったり合った使い方ができそうな手帳はあっただろうか。自分の仕事やプライベートによって、使いやすい手帳は違う。ここに書いてある使い方以外にも、自分の書きようによって手帳の使い方は無限大である。1年付き合っていく手帳、いいものを選びたいものだ。

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