1. 知って“得”しかない手帳の活用術! ○○を使えばスケジュールがすっきり

知って“得”しかない手帳の活用術! ○○を使えばスケジュールがすっきり

by ♔ Georgie R
 手帳の中身をひと目見ればその持ち主の性格や、何より仕事に対するスタンス、そしてスキルが一発で分かってしまう。特にアナログの手帳にはそれが顕著に出る。もちろん、「大事な手帳の中身を他人に見せることはない」と言われれば「ごもっとも」と答える他にないが、しかしここではそれを問題にしているのではなく、手帳の活用の仕方ひとつで、今以上に効率よいビジネス、そしてプライベートのマネージメントができるのだ。

 スマホやタブレットなどの手帳アプリ、手帳自体に特化した電子手帳は、使い方さえ間違えなければ、まず問題ない。そこで、問題なのがアナログの手帳の活用の仕方。

 意外と効率よくアナログの手帳を“活用していない”、“できていない方”は多いのではないだろうか。“乱雑に書き込みすぎたり”、“どこのページに何が書いてあるのか分からなかったり“、“付け焼刃で付箋や複数色ペンを使ってる”など、それこそ「他人に見せられたものではない」のではないだろうか。アナログの手帳を効率よく活用して、ビジネス、そしてプライベートをよりスムーズにライフマネージメントをして頂きたい

手帳の活用術#1 手帳選びの基本は3つ! 「用途」「サイズ」「デザイン」

by Dvortygirl
 ひとえに「手帳」と言っても多種多様なものが売られている中で、いざ“本当に自分に合った手帳”を見るけるのは至難の業だ。特に、今まで使っていた手帳から別のタイプの手帳に買い換えたり、初めて手帳を購入する時、文房具屋で数時間悩んでしまっていは、それこそ「手帳でスケジュール管理ができていない」なんて落語のようなオチがついてしまう始末だ。そこで、新たに手帳を購入、活用する上で重要なポイントを大まかに3つに絞ってみた。

ポイント1 「用途」

  まず、「自分が“なぜ”手帳が必要なのか」、「これまで使ってきた手帳を“なぜ”新しいものに買い換えるのか」と、この“なぜ”を考える必要がある。「曜日ごとにスケジュールを管理したい」、「メモページが少ない」などをリストアップして選ぶと、必然と自分のスタイルにあった手帳が見つかるはずだ。

ポイント2 「サイズ(大きさ)」

 これも用途と同じで、「“なぜ”このサイズの手帳でなければダメなのか」と考えると迷わずにすむはずだ。「スーツの内ポケットに仕舞いたい」、「A4の書類を折り畳まずに挟みたい」など、結論から先に出してみるといいだろう

ポイント3 「デザイン」

 三番目は、意外と無難な手帳を選んでしまう「デザイン」。手帳といえば無難でシンプルなデザインを選びがちだが、どうせなら他人とは違う自分らしい手帳を選ぶと周りから一目置かれるものだ。そこで重要なのが、“手帳を開く時にどんな格好をしているか”ということだ。

 スーツを着ていることが多ければ“普段からよく着るスーツに合ったデザインの手帳”、カジュアルな格好が多ければ”カジュアルなデザインの手帳”といった具合に選ぶと、自分らしい他人とは違った手帳を選ぶことができるはずだ。

手帳の活用術#2 最近流行の手帳はバーチカルタイプ! 

出典:levenger.com
 手帳を選ぶ上での基本を理解して頂いた上で、次は手帳をいかに活用するかを説明したい。最近の流行の手帳といえば“バーチカルタイプの手帳”だろう。バーチカル手帳は、月間マンスリーと週間バーチカルが組み合わせてある手帳が一般的。一日の縦長な帯になっており、一日のスケジュールを1時間、30分で管理できる。また、予定以上にかかってしまったことをそのまま記載するもよし。かかってしまった時間に合わせて矢印を引くのもよし。それにより一日のスケジュールの全体像を把握できる。

 この辺の書き方のルールは自分の分かりやすように決めてほしい。バーチカル手帳を使うことにより、自分がいつ、どこで、何をしていたのかが一目瞭然となるのだ。

手帳の活用術#3 自分なりのルールのルールを作る!

出典:retrodesk.com
 手帳の書き方に決まりはないが、ある程度の自分なりのルールはあってしかるべきだ。これはよく言われていることだが、手帳にスケジュールを書き込む時、使用するペンは複数色のペンを絶対に使うべき。また、邪魔にならないというのであれば、蛍光ペンも使うことをおすすめする

 どんなに機能性にすぐれた手帳でも黒一色で乱雑に書いてしまったら、はっきり言って宝の持ち腐れ。複数色のペンや蛍光ペンを使用して、確実に見やすく分かりやすい手帳になるはずだ。例えば、「黒は、仕事上の雑記、プライベート 」、「青は、会議や打ち合わせ」「赤は、最重要な事柄」などに分けると、手帳に記載されたその日のスケジュールを視覚的に判断できる。

手帳の活用術#4 記号や略語などを使って簡潔に書き込め!

by ♔ Georgie R
 「手帳の活用術#3」で「自分なりのルールのルールを作る」と書いたが、ここでもそのルールについて一つ付け加えたい。手帳に書き込めるスペースは無限にあるわけではない。なので、自分で決めた記号や略語を多様するのも手だ

 例えば、打ち合わせ(ミーティング)は「MT」、アポイントメントは「AP」、電話をする、電話が来るは「TE」など、この場合、文字数を合わせた方が見た目にも綺麗になるはずだ。もちろんここでもペンの色分けを忘れないで頂きたい。

手帳の活用術#5 取りあえずのメモは付箋を使え!

出典:hamiruno.blog.fc2.com
 手帳にメモなどを書く場合、余白ページを活用するのもいいが、ここでは付箋をおすすめしたい。付箋を活用することにより、急な予定変更や誤字脱字も書き直せば問題ない。また、付箋も重要度によって色分けすれば視覚的にスケジュール管理ができる。

手帳の活用術#6 スケジュール管理ページとメモページはリンクさせろ!

出典:www.ministrygallery.com
 マンスリーにしろウィークリーにしろ、日々のスケジュール管理ページに何か付け足さなければいけないことはままある。付け足したことを書いた付箋やメモページとスケジュール管理ページをリンクさせると、どこのページにメモを書いたのかすぐにわかるはずだ。例えば、スケジュール管理ページに「P30M(30ページにメモ)」、メモを書いた箇所に「12/1参照(12月1日付け欄参照)」と両方に書いておけば、より間違いがない。

手帳の活用術#7 簡単な日記帳・アイデア帳としても活用!

by NapInterrupted
 手帳はスケジュールの管理以外にも多数の用途があるのは知っての通りだと思う。その中で是非、実践して頂きたいのが、日記帳アイデア帳としての手帳だ。日記は簡単なことでかまわない。その日起こったの出来事を一言二言で書くだけで十分。

 何を言いたいのかといえば、“手帳に何か書く癖”をつけてほしいのだ。実は手帳を活用する上で、手帳を開く、手帳に何か書き込むということが、一番重要なのだ。その癖をつけるツールとして簡単な日記を書くことをおすすめしたい。

 そしてアイデア帳としての手帳だ。何か仕事に繋がるアイデアが浮かんだら携帯電話のメモアプリなどに書き残す方は多いと思う。また、手帳よりすぐに取り出せるという意味ではその方が早いかもしれない。だが、手帳ならば携帯電話では書ききれないイラストや記号なども書き込め、また、後々見返した時にデジタルでは伝わりづらい、その時に書き込んだアイデアに対する熱い想いなど、アナログならではの感情も思い返せるのだ。


 では最後に、ここまで説明してきた手帳の活用術の要点をまとめてみたい。

■「なぜ?」という結論から手帳を選ぶ
■今流行の手帳は「バーチカルタイプ」
■自分なりのルールを決める
■取りあえずのメモは付箋を使う
■スケジュールとメモページはリンクさせる
■手帳を開く癖をつけ、アナログならではの“思い”も書き残せる

 自分に合った手帳を見つけたら、是非これらの活用術を実践して、よりよいライフマネージメントを身に付けて頂きたい。

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