1. 知って“得”しかない手帳の活用術!スケジュールをすっきり見せるテクニック

知って“得”しかない手帳の活用術!スケジュールをすっきり見せるテクニック

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 手帳の中身を見れば、持ち主の性格や仕事に対するスタンス、そしてスキルが一発で分かってしまう。とくにアナログ手帳はそれが顕著だ。

 実は、手帳の活用の仕方ひとつで、今以上に効率よいビジネス・プライベートのスケジュール管理ができる。

 手帳アプリや電子手帳は使い方を間違えなければ問題ないが、アナログ手帳は活用方法次第でより効率的に使えるのだ。

 今回は、アナログ手帳を効率よく活用する方法を紹介したい。

手帳の活用術#1:手帳選びの基本は3ポイント

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 多種多様な手帳から、“本当に自分に合った手帳”を見るけるのは至難の業だ。

 今まで使っていた手帳から別のタイプの手帳に買い換えたり、初めて手帳を購入するときに困らないように、新たに手帳を購入する上で重要なポイントを3点紹介したい。

手帳選びのポイント①:「用途」

  手帳選びの際には、「自分が“なぜ”手帳が必要なのか」「これまで使ってきた手帳を“なぜ”新しいものに買い換えるのか」と、“なぜ手帳を使うのか”を考える必要がある

 「曜日ごとにスケジュールを管理したい」「メモページが少ない」などと用途をリストアップしてから手帳を選べば、自分のスタイルに合った手帳が必然的に見つかるはずだ。

手帳の選びのポイント②:「サイズ(大きさ)」

 手帳のサイズについても用途と同じく、「“なぜ”このサイズの手帳でなければダメなのか」と考えると、店頭に行った際に迷わずに済むはずだ。

 「スーツの内ポケットにしまいたい」、「A4の書類を折り畳まずに挟みたい」など、結論から先に出してみるといいだろう

手帳選びのポイント③:「デザイン」

 手帳選びのポイントの3つ目は、無難なものを選んでしまいがちな「デザイン」。

 手帳といえば無難でシンプルなデザインを選びがちだが、どうせなら他人とは違う自分らしい手帳を選ぶと周りから一目置かれるものだ。

 そこで重要なのが、“手帳を開くときにどんな格好をしているか”ということだ。

 スーツを着ていることが多ければ「普段からよく着るスーツに合ったデザインの手帳」、カジュアルな格好が多ければ「カジュアルなデザインの手帳」といった具合に選んでみよう。

 自分らしいデザインの手帳を選ぶことができるはずだ。

手帳の活用術#2:最近流行の手帳はバーチカルタイプ! 

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 手帳を選ぶ上での基本を理解したら、次は手帳をどう活用するかを説明したい。

 最近の流行の手帳といえば「バーチカルタイプの手帳」だろう。

「月間マンスリー+週間バーチカル」のバーチカル手帳

 バーチカル手帳は、月間マンスリーと週間バーチカルが組み合わせてある手帳が一般的だ。

 縦長な帯状のマスになっており、一日のスケジュールを1時間、30分単位で管理できる。予定以上にかかってしまったことをそのまま記載するのもいいだろう。

 かかってしまった時間に合わせて矢印を引くのも良いスケジュール管理方法だ。それにより一日のスケジュールの全体像を把握できる。

 書き方のルールは自分の分かりやすように決めてほしい。バーチカル手帳を使って、「自分がいつ、どこで、何をしていたのか」を明確にしよう。

手帳の活用術#3:自分なりのルールを作る!

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 手帳の書き方に決まりはないが、ある程度の自分なりのルールはあってしかるべきだ。

黒一色は見にくい!手帳には複数色のペン&蛍光ペンを使おう

 これは一般的な手帳活用術だが、手帳にスケジュールを書き込む際に使用するペンは複数色のペンを絶対に使うべきだ。

 また、邪魔にならないというのであれば、蛍光ペンも使うことをおすすめする

 どんなに機能性にすぐれた手帳でも黒一色で乱雑に書いてしまったら、ひと目で予定を把握することはできないだろう。

 複数色のペンや蛍光ペンを使用して、見やすく分かりやすい手帳になるように工夫してみてほしい。

 例えば、「黒:仕事上の雑記、プライベート 」青:会議や打ち合わせ」「赤:最重要な事柄」などにわけておくと、手帳に記載されたその日のスケジュールを色で判断できる。



手帳の活用術#4:記号や略語などを使って簡潔に書き込め!

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 「手帳の活用術#3」で「自分なりのルールを作る」と書いたが、そのルールについて一つ付け加えたい。

 手帳に書き込めるスペースは無限にあるわけではない。なので、自分で決めた記号や略語を使うのも手だ

 例えば、打ち合わせ(ミーティング)は「MT」、アポイントメントは「AP」、電話をする・電話が来るは「TE」などの略語だ。

 手帳に略語を使う場合、略語の文字数を合わせたほうが見た目にも綺麗になるはずである。

 もちろんここでもペンの色分けを忘れないでもらいたい。

手帳の活用術#5:取りあえずのメモは付箋を使え!

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 手帳にメモなどを書く場合、余白ページを活用するのもいいが、今回は付箋を活用することをおすすめしたい

 付箋を使えば、急な予定変更や誤字脱字もわざわざ修正テープなどで訂正する必要がなくなる。手帳をきれいに使うことができるのだ。

 また、付箋も重要度によって色分けすれば視覚的にスケジュール管理ができる。

手帳の活用術#6:スケジュール管理ページとメモページはリンクさせろ!

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 マンスリーにしろウィークリーにしろ、日々のスケジュール管理ページに何か付け足さなければいけないことはままある。

 付け足したことを書いた付箋やメモページを、日付の書かれたスケジュール管理ページにリンクさせると、どこのページにメモを書いたのかすぐにわかるはずだ。

 例えば、スケジュール管理ページに「P30M(30ページにメモ)」、メモを書いた箇所に「12/1参照(12月1日の日付け欄参照)」と両方に書いておけば、メモページを忘れることも、メモページを忘れる手間もなくなるはずだ。



手帳の活用術#7:簡単な日記帳・アイデア帳としても活用!

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 手帳はスケジュールの管理以外にも多数の用途がある。その中でぜひ、実践してもらいたいのが日記帳アイデア帳としての手帳を活用することだ。

 日記は簡単な内容でかまわない。その日起こったの出来事を一言二言で書くだけで十分だ。

 仕事に効果のある日記を書きたい!という人は、ぜひ「4行日記」を実践してもらいたい。

手帳に“書く”という習慣をつける

 つまり、“手帳に何か書く癖”をつけてほしいのだ。

 実は手帳を活用する上で、手帳を開く、手帳に何か書き込むということが、一番重要なのだ。

 その癖をつけるツールとして簡単な日記を書くことをおすすめしたい。

“アイデア帳”として手帳を活用する

 アイデア帳として手帳を活用することも非常に有用である。

 何か仕事に繋がるアイデアが浮かんだらスマホのメモアプリなどに書き残す人もいるだろう。

 手帳よりすぐに取り出せるという意味では、スマホなどにメモしたほうが早いかもしれない。

 だが、手帳ならばスマホでは書ききれないイラストや記号なども書き込める。

 また、後々見返した時にデジタルでは伝わりづらい、そのときに書き込んだアイデアに対する熱い想いなど、アナログならではの感情も思い返せるのだ。

 では最後に、ここまで説明してきた手帳の活用術の要点をまとめてみたい。

手帳活用術のポイントまとめ

  • 「なぜ?」という結論から手帳を選ぶ
  • 今流行の手帳は「バーチカルタイプ」
  • 自分なりのルールを決める
  • 取りあえずのメモは付箋を使う
  • スケジュールとメモページはリンクさせる
  • 手帳を開く癖をつけ、アナログならではの“思い”も書き残せる


 自分に合った手帳を見つけたら、ぜひ記事内で紹介した手帳活用術を実践してみてほしい。

 きっと、今以上に効率よくプライベートとビジネスの予定管理ができるようになるはずだ。

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