1. 手帳の「書き方」「使い方」でビジネススキルが分かる? 5分で身につけられる手帳活用術

手帳の「書き方」「使い方」でビジネススキルが分かる? 5分で身につけられる手帳活用術

by thomas@flickr
 アナログの手帳がスマホやタブレットなどのデジタルの手帳と大きく違うところは、“ペンを使って書く”という作業が物忘れ防止にもなる、というところだろう。ビジネスの世界では物忘れは厳禁。ビジネススキル云々の前にまずは、手帳にこまめに書き込む癖をつけるべき。

 そこで「手帳の書き方」という本題に入るわけだが、ここでは実用性があって、後々より見直しやすく使えるアナログの手帳の書き方とそのテクニックをテーマとする。

 はっきりいえば「手帳の書き方」に決まりはない。基本的に手帳の中身は他人に見せるわけではないので、上司や同僚に書き方を注意されるわけでもない。手帳は、自分が見やすく、書き込んだことが後々分かれば問題ない。だが、今以上に上手に手帳を使いこなす書き方とテクニックはあるのだ。手帳を持っている方、または、これから持とうかと考えている方に向けて、“5分で身につけられる手帳の書き方・活用の仕方”を紹介していく。

“5分で身につけられる”5つの手帳活用術まとめ

  • #1 手帳選び基本は、シオリが2本以上付いた手帳を選べ!
  • #2 ウィークリーとマンスリーを書き分けろ!
  • #3 予定ごとにペンの色を分けろ!
  • #4 余白と付箋とを有効活用しろ!
  • #5 手帳に書く癖をつけて、何度も見直せ!

「手帳の書き方」#1 手帳選び基本は、シオリが2本以上付いた手帳を選べ!

出典:www.etsy.com
 「手帳の書き方」に入る前に、手帳を買う際に確認していただきたいポイントがある。それは、“シオリが2本以上付いているか”、ということだ。

 手帳を買う時の基準は各々あるとは思うが、シオリが2本以上付いた手帳であれば、少なくとも手帳にブックマークをした大事な2ページが瞬時に開ける。例えば、手帳のマンスリーページとメモページを連動させて書き込んでいた場合など、わざわざ一方のページを探す手間が省けるのだ。

 もしシオリが2本付いた手帳がなければ、小説などに挟む別途のシオリでも代用可能だ。

「手帳の書き方」#2 ウィークリーとマンスリーを書き分けろ!

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 見開きで真っ先に先々のスケジュールが管理できるマンスリーページは、手帳の中では一番書き込むことが多いページ。しかし逆に、スケジュールはマンスリーページに書き込んでいるためウィークリーページは真っ白という方が一般的なのではないだろうか。そんな方はマンスリーとウィークリーのページを使い分けた書き方を実践してみてほしい。

■ 書き込む枠が小さいマンスリーは要点だけ。
■ 書き込むスペースが大きいウィークリーは「日記」のイメージで、その日のある、もしくはその日あった出来事を書き込む。 

 これが後々手帳を見直した時に、要点しか書き込んでいなかったマンスリーと照らし合わせて、忘れがちになっていた大事な要件を思い出したりもできるはずだ。一つ提案させていただくと、ウィークリーは「ビジネス日記」にしてみてはどうだろうか。

「手帳の書き方」#3 予定ごとにペンの色を分けろ!

出典:www.schoolitsupplies.com
 手帳に書き込むスケジュールによって色ペンを使い分けたり、蛍光マーカーで強調させたりする書き方を行うと、手帳をパッと開いた際に、何についての予定なのかが一発で把握できる。色使いを変えた書き方は、三色ペンなどがあれば一本のボールペンでできるので、手帳と一緒に持ち歩いてもかさばらずおすすめしたい。

  また、その予定の重要度に合わせて色を使い分けるのもありだろう。仮に「赤」を最重要の予定としたら、手帳を開いた際に嫌でも目に付くからだ。この様に、手帳に書き込むペンの色を少し変えた書き方で、非常に見やすく分かりやすい手帳のスケジュール管理になるだろう。例えばこんな色使いを書き方はどうだろうか。

■「黒」:仕事上の雑記、プライベート 
■「青」:会議や打ち合わせ
■「赤」:最重要な事柄

「手帳の書き方」#4 余白と付箋とを有効活用しろ!

出典:www.fg.com.sg
 「手帳の書き方#3」の続きにもなるが、いくら色分けをした書き方を実践していても、手帳に文字を詰め込みすぎるとどうしても見落としてしまう箇所も出てくるものだ。

 そこで、そんな見落としを防ぐためにも、付箋や余白を活用するのも手だ。貼り付ける色や場所を変えると視覚的にも見やすく、また、付箋なので後々に整理もしやすい。こういった手帳に使えるちょっとしたアイテムを使うことも、上手な「手帳の書き方」といえるだろう。ただし、付箋は剥がれ落ちることもあるので、最重要なことは書かないでおくことをすすめる。

「手帳の書き方」#5 手帳に書く癖をつけて、何度も見直せ!

by RogerGoun
 記事冒頭でも少し触れたが、まず“手帳に書く”という習慣をつけることが、上手な「手帳の書き方」の秘訣だ。スマホやタブレットに打ち込むのもいいが、まず手帳に書いてみることだ。効率よく手帳を活用していけば、それが癖となり、自分だけの「手帳の書き方」のテクニックも見つかるだろう。

 そして、手帳に書く“癖”をつけて自分だけの「手帳の書き方」を見つけたら、今度はその書いた手帳を何度も見直すことだ。手帳の書き方を実践して終わりではない。手帳は確認するためツールなので、何度も見直すことで先々のスケジュールが効率よく進められる

 また、見直すと同時にスケジュール通りに進められたかチェックすることも忘れてはいけない。


 日本人で最初に手帳を持ったのは、幕末、江戸幕府の遣欧使節団の一員としてパリに渡った福沢諭吉だと言われている。パリに滞在中、見聞きしたことを逐一、手帳に書き留めたのだとか。福沢諭吉に学んでパリで手帳を買って来いとはいわないが、デキる男は手帳を常に持ち歩き、上手な「手帳の書き方」をし、手帳ありきの生活を送っているといっても過言ではない。

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