1. 仕事が驚くほどはかどる色分け手帳術! 効果的な“色分け”でマルチタスクをスマートにこなせ

仕事が驚くほどはかどる色分け手帳術! 効果的な“色分け”でマルチタスクをスマートにこなせ

出典:www.moleskine.com
 色分け仕事術とは、何かと予定の多いビジネスマンには必須の“タスク管理スキル”のこと。アプリでの管理も便利だが、使いやすさでいえば環境や状況に左右されづらい“手帳”が一番だ。
 
 しかし、小さな手帳に細々と予定を書き込むと内容が乱雑となってしまい、見づらくなることも多々ある。汚い手帳は人前でひろげることも憚られてしまう。そんな手帳の弱み、手帳の悩みだが、ちょっとしたアレンジを加えるだけで解消できる。

 では、そのアレンジとは何か。それが「色分け」だ。色分けをすることによって、それまでの手帳よりも、格段に見やすく使いやすい手帳となる。今回は、今すぐにでも取り入れたくなる色分け手帳術を紹介していきたい。

重要度で色分けをする手帳術

2色での色分け手帳術

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 手帳に色分けアレンジを加えることは、仕事におけるタスクの重要度や優先順位などをハッキリと把握するのにとても効果的だ。個人でしか使用することのない手帳なので、自己ルールを作り活用してほしい。

2色での色分け手帳術

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 最初に紹介するのは2色の色分け手帳術。こちらの色分けでは、重要なタスクには赤色のペンでの記入、通常の業務内容には黒色を、と差異をつける。手帳の中身に赤色が差し込まれることによって、条件反射のように「赤=重要」と視覚的に認識でき、気を引き締めることができる。

 こちらの手帳術での利点は、色分けの種類が少ない分、所持しなければならないペンが少なく済むという点だ。また、手帳活用術のポイントとして、消化したタスクには消化したサインや印を付けることが重要だ。

 そのまま手帳にタスクが残されていると、どのタスクを消化したのかがわからなくなってしまい、せっかく色分けをした意味がなくなってしまう。手帳の内容はしっかりと整理し、見やすいことを意識してほしい。

赤×青×緑の3色での色分け手帳術

 続いて紹介する方法は、色分けとしてはよくみられる3色での色分け手帳術だ。

 前述の2色での色分け手帳術では、色の種類が少ない分、多用してしまうと手帳の中身がワンパターンになり、色分けによる効果が薄まってしまうというデメリットが生じる。

 また、プライベートなどの予定に差異をつけることが難しい。

 より色分けを細分化することで、仕事の効率化を図れる手帳活用術となっている。
 「声に出して読みたい日本語」などの書籍でおなじみの教育学者 斉藤孝氏の著作に「三色ボールペン情報活用術」というタイトルがある。

 こちらのタイトルでは、赤色には「客観的にみて最重要な箇所」に、青色には「客観的に見て、赤色ほどではないが重要な箇所」に、緑色には「主観的目線で自分がおもしろいと感じた箇所」に線をひくことを説いている。

 こちらの色分け手帳術を用いれば、プライベートなどの用件を書き込むこともでき、また優先順位などの差異も付けやすく、マンネリ化してしまった手帳の中身を解消することができる。
 「3色でも足りない」という人はさらに色分けを細かくし、自己ルールを定義して手帳活用術をひろげてみてはいかがだろうか。

 ただし、色分けのバリエーションを増やしすぎ、かえって手帳の中身にまとまりがなくなってしまい見づらくなった、なんてことにならないよう注意してほしい。

文字色は変えずに、色分けをする手帳術

マーカーペンを使う色分け手帳術

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 こちらの色分け手帳術は、文字の色は変えずに重要な箇所をマーカーペンや蛍光ペンを使ってラインをひく、または囲ってしまうという方法だ。

 こちらの手帳術でも、重要度、優先順位などの高さごとに色分けをすることで、格段に見やすく使いやすい手帳となり、仕事の効率化もはかれる。

 マーカーペンの場合、色分けされたペンよりもソフトに映えるので、「手帳の中身が派手になり過ぎて散らかって見える」という悩みも少ない。

付箋やマスキングテープを使う色分け手帳術

 こちらの色分け手帳術は、付箋やマスキングテープにタスクを記入し、手帳に張るという方法だ。

 付箋やマスキングテープ自体が色分けをされていれば、ペンを持ち替えるなどのその都度かかってしまう手間を省くことができる。

 また記入を誤ってしまった際にも容易に修正がきく。

 その他、消化したタスクや完了した用件などは、付箋を剥がしてしまえば手帳が乱雑にならずスッキリと整理されるなど様々な利点がある。


 マルチタスクに追われ業務のパフォーマンスが落ちてしまう前に、今回紹介した色分け手帳術を習得してみてほしい。手帳を整理し頭の中をクリアにすることは、仕事の効率よくこなすための第一歩だろう。

 集まってきた情報を管理することができれば、余裕が生まれる。生まれた余裕をまた前に進むためのエネルギーにする。色分け手帳術で快適なビジネスライフを送ってほしい。

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