ビジネスの現場で当たり前のように使われている言い回しや、仕事上の習慣がある。
上司や先輩から教えてもらったり、見て学んだりした「常識」。ビジネスパーソンとして、至極自然だと思っている表現、行動でも、実は違和感を覚えられているかもしれない。新入社員や転職者だけではなく、特に同時に複数企業で働くビジネスノマドにとっては、多様な職場で同時に働くために、「常識」について考え直す機会が多いと思う。
今回は、そんな「疑問符のつくビジネスマナー」について考えてみた。
「了解しました」という表現は？
上司や取引先とのビジネスメールや電話などで、「了解しました」「了解いたしました」という返答している人は多いようだ。「いたしましたという表現なら、敬語として問題ない」という見方もあるが、「了解」というのは本来、「相手の考えや事情を分かった上で、それを認める」という意味がある。目上の相手に使うのは不適切なのだろうか。
『仕事の基本 正しいビジネスメールの書き方』（日本能率マネジメントセンター）など、マナー関係の著書を多く持つマナーコンサルタントの西出ひろ子氏は、「了解という言葉は自分の立ち位置を考えて使うことが大切。目上の人や取引先に対しては使わないほうが無難な言葉です」という意見。
西出さんは、ビジネスマナー研修や企業コンサルティングも手がけており、「部下や取引相手からの『了解』という言葉に違和感を覚えている人は少なくありません」と話す。「おかしいよ」とたしなめられることはなくても、気分を害しているかもしれない。
代わりに使う言葉としては、「かしこまりました」が最適で、「承知いたしました」でもOKとのこと。
LINEで「仕事を休みます」は？
2015年7月時点で、国内ユーザー数は5800万人。仕事で使われることの多くなってきたLINEだが、急に仕事を休まなければいけなくなった時の連絡をLINE（またはメール）で済ませるというのはアリなのだろうか？
否定的な意見が多い一方、「LINEやメールでの業務連絡は時代の流れ」「相手が通勤中の場合もあるから電話よりメールやLINEの方がスムーズ」という声もある。
西出さんは「その会社や上司・同僚とのルール（規則）に従うことが大切」という。
ただし、休むときの連絡の仕方にルール（規則）のない会社の場合は、相手によって受け取り方が異なるので、たとえば、最初はLINEやメールで連絡をしたとしても、「後ほど、あらためてお電話を致します」とひと言添えて、最終的には電話で伝えることを薦めている。これは感情的なトラブル回避にもなる。電話は面倒と思うかもしれないが、そのひと手間が自分を守ることにもなるとのこと。
またLINEやメールのような"一方的な"コミュニケーションの手段では、相手に確認の返信をする手間を強いることにもなり、連絡に気付かかれず、下手をすれば欠勤扱いになるなど、トラブルの元になることもあるという。
「ビジネスに限らず、マナーというのは"トラブルのない社会"にするために存在しているんです」と西出さん。「相手の立場に立つのがマナーの基本。相手によってモノの受け取り方は違ってくるわけですから、相手がどういう受け止め方をするのかを想像する力があれば、自然とその環境に応じて臨機応変にマナーのあり方は決まってきます」と力説する。
自分はLINEやメールで伝えても大丈夫と思っていても、それは自分だけの考えで、受け取った相手がどう思うか、相手の立場に立って考えれば自然と答えは決まるはずだろう。
相手の立場に立てばマナーの正解は見える
「相手の立場に立って考える」ことがビジネスマナーの基本だとすれば、こういうケースはいかがだろうか。
終業時刻間際に取引先に資料を届ける用事を頼まれた若い社員が、出かけたまま会社へ連絡もなく「直帰」した――。
本人の言い分としては、資料を届けるという用件はきちんと果たしたわけで、定時の終業時刻も過ぎているのだから、帰るのは当たり前ということなのだろう。だから連絡しないことに、特に違和感はないということなのだろう。悪気はないようだ。
しかし、用事を頼んだ上司としては、書類が無事に届いたかどうか確認できないまま。部下が帰社するのかどうかも把握できない。
相手の立場に立ってちょっと考えてみれば、自ずとビジネスマナーとしての善し悪しははっきりするのだ。
マナーは法律や規則とは意味合いが異なる。
ビジネス上のさまざまなマナーに関して、時代の流れも相まって時に賛否が分かれることもある。そのため、「昔はこれでよかった」というやり方が、今では通じないことはあり得て、またその逆もしかりだ。昔は許されていなかったことであっても、時代の変化で常識になっていることもあるため、頑なに昔からのやり方に固執し過ぎるのも疑問だ。
「相手の立場に立って考える」という基本を忘れなければ、いつの時代も相手に不快な思いをさせず、円滑なコミュニケーションが図れるはずだ。
【Business Nomad Journalのおすすめ記事】
はてブU-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう