1. 仕事ができる人間から学ぶ“正しいノート術”『マッキンゼーのエリートはノートに何を書いているのか』

仕事ができる人間から学ぶ“正しいノート術”『マッキンゼーのエリートはノートに何を書いているのか』

by boellstiftung
 ビジネスの現場に欠かせない、「ノートを書く」という行為。「ノートに書いたにも関わらず、上司や取引先の相手が話したことを抜け落としてしまったなどしたら一大事!」ということもあり、巷では、仕事で上手くノートをとるための様々な「ノート術」が出回っている。

 しかしながらそんなノート術の大半が、要点を簡潔に書くというきれいなノートの取り方に特化した内容で、仕事の質を高めるような技術としては伝えられていない。

 そこで今回は、大嶋 祥誉氏の『マッキンゼーのエリートはノートに何を欠いているのか』の中から、周囲と差をつけ、仕事の質も高めてくれる「正しいノート術」を紹介していこう。

マッキンゼーノート術の目的 =「問題解決」

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 あなたは「ノートに書く」とは、単に相手の言ったことを忘れないようにまとめる行為だと誤解していないだろうか。

 マッキンゼーのノート術は、問題解決のツールとして活用させることに目的がある。単なる備忘録ではないのだ。マッキンゼーのノート術を習得すれば、ノートを書くだけで思考を深め、思考を整理し、記憶の定着を促される。さらに、時としてノートは自分以外の人が読む場合にも使用されるが、その場合、ノートを上手く書くことで自分が習得した知識を第三者にそのまま伝えることに繋がる。

 このように「ノートを書く」という行為を1つとっただけでも、上手いノート術を駆使するだけで、自分自身・第三者の未来をより良くするものとして活用できるのだ。

マッキンゼーノート術:3つのノートの使い分け

 マッキンゼーのノート術は、ノート自体にも強いこだわりを持っており、「特定の場面においてノートを使いわけるべき」と話す。ここでは、3つのノートの使い分けについてご紹介する。

インタビューをする場合:「ケンブリッジノート」

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 1つ目は、情報収集や現場でのヒアリング、インタビューで使用する「ケンブリッジノート」。リング綴じで7ミリ罫のノートで、多くの情報が書き込める形式となっている。特にインタビューをする場面などにおいては、要点をまとめるというより、相手の言った情報を網羅する必要がある。そういった意味で、簡潔にまとめやすいノートというより、情報を羅列しやすい「ケンブリッジノート」がおすすめらしい。

思考を整理させたい場合:「方眼ノート」

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 2つ目は思考を整理させたい場合に使用する「方眼ノート」である。タテ・ヨコ自由に使うことができ、あらかじめ升がふってあるノートなので、フリーハンドでチャートやグラフを書くのに適している。仕事上、話が複雑になったときに一度思考を整理させるために文章ではなく、図を書いてあげるとイメージがしやすいので、「方眼ノート」を使うのが有効的。ちなみにマッキンゼー出身の人や東大生の人も、よく方眼ノートを使うという話を聞くので、その効果はお墨付きだ。

プレゼンテーションをする場合:「マッキンノート」

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 3つ目のノートは、マッキンゼー独自に開発された「マッキンノート」。こちらも方眼ノート同様に、升目があるのでチャート(図解)が書きやすい上に、上部にタイトル欄や下部に出典欄などが設けられており、対外的に見せる場合にも適している。マッキンゼーの独自開発とあって、究極のノートという声も多く、ビジネスマンであれば一度は使ってもらいたい。

「問題解決のノート術」の4ステップ

 3つのノートの使い分けは理解してもらえたかと思うが、具体的にどうノートを書いていけばいいのだろうか。本書では、問題解決を目的としたノート術として4つのステップが必要だと書かれている。

Step1:真の問題(イシュー)を見つけ出す

 まず1つ目のステップは、上司や取引き先の問題を知ることとその背景についてヒアリングをしなければならない。(ケンブリッジノートがオススメ)そして真の問題を見つけ出す上で、重要なキーを握るのは「Where(問題の在り方)」・「Why(原因)」・「How(対策)」の3つ。その中でも、問題の発生源となるWhereは一番重要で、その議題のテーマに関わるので、時間をかけてでもしっかりと見極めたいものだ。

Step2:仮説を立てる

 次に必要な2つ目のステップは、仮説を立てること。そして仮説を元に、解決に結びつくまでの起承転結のストーリーを描くようにすると、問題解決をするための全体像が見えやすくなる。短期間で問題解決を図るには、全体像と辿り着くまでの導入線を用意することが必要不可欠なのだ。

Step3:仮説を検証する

 3つ目のステップとして必要なのが、自分が立てた仮説を検証していくこと。検証する上で相手に多くの質問を投げかけることになるはずだが、「なぜ」を5回繰り返すと原因究明に近づくらしい。少ししつこいようにも感じるかもしれないが、場所を変えてでも同じ質問をしていくことで問題の神髄に迫れるのだろう。

Step4:検証した仮説からアウトプットをつくる

 最後の4つ目のステップは、解決を実行するためのアウトプットを作るためのサマリーである。このときに、マッキンゼーの人はパワーポイントをいきなり使わない。方眼ノートやマッキノートにグラフを用いて概要をまとめる。サマリーには、伝えたい主張とその根拠をロジカルにまとめるのがポイント。単に概要をまとめるサマリーではなく、相手の理解を促し、印象づけるためのサマリーだということを念頭に置き、ノートをまとめるように。


 これまでノートを書くことを単純に備忘録と思っていた人にとって、今回のマッキンゼー式のノート術は真新しかったかもしれない。巷で出回っているノートを丁寧に書くノート術を学ぶよりも、エリートが活用しているマッキンゼーノート術を学ぶ方が、自分への成長を引き上げてくれるに違いない。

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