1. 仕事の効率が格段に上がるタスク管理方法。同じ仕事量でもあの人の仕上がりが早いのはなぜ? 

仕事の効率が格段に上がるタスク管理方法。同じ仕事量でもあの人の仕上がりが早いのはなぜ? 

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 仕事の在り方は、その人の年次や役職、職場環境によってそれぞれ。しかし、一つだけ確実に言えることとして、「複数のタスクを回す管理方法を確立することが求められている」ということがあるだろう。

 一人のお客様と向き合い、一つの仕事やタスクに集中していれば良いというのは、せいぜい一年目まで。早い会社であれば二年目から複数のタスクをマネジメントすることを求められる場合もあり、そうでなくとも複数のプロジェクトに参加してパフォーマンスを発揮することが求められるだろう。

 そのときに重要となるのが、「複数のタスクに優先順位をつけ、効率よく案件を成功に導く」管理方法。これこそが複数のプロジェクトを回すための肝であり、失敗すれば納期遅れや重大なミスを導きかねない。

 複数のプロジェクトが同時進行するという状況において、どのようにタスク管理を行えばよいか、タスクの優先順位をどのようにつけるか。そういった、仕事における「デキる男」になるためのタスク管理方法を紹介しよう。

タスクは「徹底的に」分割すること

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 千里の道も一歩から。まずは少数のタスクを回す管理方法から紹介する。

 タスク管理方法においてよく言われているのが「To do(やること)を書き出して管理しなさい」というもの。しかし、このタスク管理方法で陥りがちなのが、書き出している内容のさらに細かいタスクが漏れるという現象。せっかくタスクを管理したはずなのに、直前になってタスクの漏れに気づき、焦ってしまうことがある。

 このときのタスクの管理方法としてポイントなのは、上司やクライアントの確認なども含め、タスクを徹底的に分割して書き出すこと。そうすることでタスク漏れが極限まで減少される他、一つのタスクにかける時間配分も適切なシミュレーションの下で行うことができ、さらに時間配分のズレを次のタスクの時間設定に活かすことが可能となるのだ。

 そのうち、タスク処理にかかる時間設定にズレが無い状態で仕事に取組むことができるようになり、タスク漏れがない状態をキープできるため、上司からも安心して仕事を任される存在になるだろう。

タスクの優先順位:「緊急度と重要度」で区切ること

 一つの仕事を自分で描き、回すことができるようになったら、次は複数の仕事を回すための方法を探ろう。そのときに重要なのが、タスクに優先順位を付けることだ。

 複数のタスクが目の前に広がり、どの順番で手を付ければ良いかが分からない。すると、自身の不安によってタスクが大きく見えることもある。しかし、事態はそこまで複雑ではないことがほとんど。きちんとタスクを整理すれば、案外視野が開けるものだ。そのためのタスク管理方法のキーワードは、「緊急度と重要度」である。

 まず、一つ目の緊急度は、「このタスクは、いつまでにやるべきものか」という観点。単純に、時間が迫っているものから手を付けるという観点だ。

 二つ目の重要度は「そのタスクはどれほど重要なものなのか」という観点。例えば社内メンバーから頼まれたタスクより、お客様から頼まれたタスクを優先する、というものだ。

 重要度の観点からタスクに優先順位を付ければ、社内メンバーにタスクの納期を送らせてもらうコミュニケーションをとることもあり得るかもしれない。複数のタスクを整理し、最大限のリスク志向を持って納期を管理していると分かれば、上司もここまで安心できることはない。安心して、さらに素晴らしいプロジェクトやタスクを任せようとしてくれるはずだ。

優先順位は常に入れ替わると意識すること

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 複数のプロジェクト、タスクの管理方法を確立できていない人が陥りがちなのが「仕事は生き物である」という意識の欠如だ。例えば、お客様の都合で急に納期が早まることもあるかもしれない。また、上司から新しいタスクが舞い込んで来たりすることもあるかもしれない。それが、仕事というものである。そのときに、「決めたタスクの予定が崩れるので、出来ません」と言えないの社会人。ここは自分で予定していたタスク以外のタスクもスマートに引き受け、頼れる男を演じたいところだ。

 このように、仕事においては常にタスクの優先順位は入れ替わり続けるもの。よく、「タスク管理は一日に一度」というアドバイスが多くみられるが、それでは圧倒的に回数が足りない。一時間に一度、とまでは言わないが、一つのタスクが終わったら必ず次のタスクを確認する作業が必要となる。そして、必要に応じてタスクの入れ替えや追加を行って「管理」し続ける。それにより、複数の案件やタスクが舞い込んで来たり納期が変更になったりしても、自分のタスク所持状況を客観的に把握でき、柔軟な対応が可能となるのだ。


 複数のタスクを効率よく処理することは、仕事において「デキる男」になるためには必須の能力となる。現場に出て初めのうちは、複数のタスクを同時に進行するのは難しく思えることだろう。しかし、まずは一つ一つのタスクを徹底的に分解し、適切なタスクの優先順位をつけること。そして新たなタスクを柔軟に受け入れる状態をつくっておくこと。これらの管理方法を自分の中に確立しておくことにより、必ず複数のタスクを効率良く回すことができるようになるのだ。

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