1. 「また予定通りに終わらなかった……」そんな自分から脱却するために必要なこと

「また予定通りに終わらなかった……」そんな自分から脱却するために必要なこと

by Matt Biddulph

 仕事でもプライベートな時間でも、予定はしっかり立てているのにその通りに終わることがほとんどない。少しのズレが重なり、気付いたときには立てたスケジュールがまったく機能していなかった……そんな経験がある方は少なくないのでは?

 そうなってしまう原因は、予定を立てる段階で生まれているかもしれない。今回は、実践できるスケジュールの組み方を確認していこう。

まずはタスクをチェックするところから

 スケジュールを組み立てるには、自分がどんなタスク(仕事・作業)を抱えているのか把握していなければならない。

①タスクを洗い出す

 まず必要なのが、タスクを漏れなく洗い出すことだ。ここで大切なのは、企画書の作成などのじっくり時間をかけてすることだけでなく、資料のコピーや会議室の予約、メールの確認など、些細なことまで書き出すこと。 

 短時間で済むからといって確認せずに進めてしまうと、案外時間を取られてスケジュールが崩れてしまうもの。書き出すことによって、うっかり忘れてしまったという事態も防ぐことができるので、必ず一度書き出してみてほしい。

②タスクを分類する

 すべて書き出すことができたら、出てきたタスクを以下の4つに分類する。

⑴重要かつ緊急
⑵重要だが、急ぎではない
⑶重要でないが、急かされている
⑷重要でも、急ぎでもない

 このとき、それを仕上げることで自分の仕事に大きな価値が生まれるものを重要度の高いタスク、近日中に締め切りが迫っているものを緊急度の高いタスクと考えて振り分けていこう。

③タスクに優先順位をつける

 分類ができたら、タスク管理はもう終わったも同然だ。あとは優先順位をつけるのみ。

 基本的に、優先順位は数字の小さい順となる。重要ではないが急かされている⑶のタスクをこなすことも大切だが、⑵のタスクは時間の経過とともに⑴の重要かつ緊急なタスクへ変化してしまう。締め切りが近づいて慌てる前に、片付けてしまった方が良いだろう。

手間を取られるものから時間を確保

 タスクの洗い出し・分類が終わったら、タスクのそれぞれについて、いつ、どのくらいの時間をかけて取り組むのかを決める。その際に気をつけたいのが以下の3つの点だ。

1. 分類番号⑴→⑵→⑶→⑷の順(優先順位が高い順)で時間を確保すること
2. その中でも時間のかかるタスクから、時間枠を決定すること
3. 自分の能力を過信しないこと

 重要なタスクほど、少し多めに時間がかかるもの。この3つを守ることで、少なくともそのときの最重要タスクは必ず終わらせることができるはずだ。

 また、予定を立てるときには、「このぐらいならできるはず」と仕事の難易度を低く、かつ自分の能力を高く見積もってしまいがち。可能であれば、同僚や先輩に一度目を通してもらい、スケジュールに無理がないか確認してもらうと良いだろう。


 このような予定の立て方は、慣れるまで少し時間がかかってしまうかもしれない。しかし、これを実践できれば、仕事の優先順位は明確になり、予定通り終わらせて達成感や自信を得ることもできるはずだ。

 前日の夜や通勤時間をスケジューリングに活用し、今度こそ予定通りに仕事をテキパキこなしてみてはいかがだろう。

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